مقدمه:
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوره کالا فراهم شده است و این کار برنامه‌ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می‌طلبد. تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده‌های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمانهای معظم گردیده که در این نظام‌های پیچیده فنی اجتماعی، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین‌ها و ... نقش مهمی را ایفا نماید بطوریکه نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است.
ارزش ریالی موجودی‌های انبار در صنایع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی تجاری مؤثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین‌آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اولیه مورد احتیاج، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و جهان و ... و بالاخره سیستم‌های تدارکاتی و سفارشات واحدهای تولیدی. اما انبار به دلایل متفاوتی برای مؤسسات و مراکز تجاری صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد که اهم آنها عبارتند از:
ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می‌شود (گاهاً تا 60 درصد سرمایه در گردش).
ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش‌هایی نظیر تولید یا تعمیر و نگهداری و وقفه در تولید به علت نرسیدن نیازمندی‌ها.
ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه‌ریزی مواد باید به نحوی باشد که ضربه‌های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی نماید و حکم ضربه‌گیر را در سازمان داشته باشد.
تعریف انبار:
امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایتبخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده‌های مختلف در آن نگهداری می‌شود یا می‌توان گفت محل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات، کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی ماشین‌آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می‌شود آنهم براساس سیستم صحیح طبقه‌بندی.
جایگاه انبار:
سازماندهی سازمانهای ختلف بنابر نیازهای آنها متفاوت است. گاه در بعضی از مؤسسات انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضایعات و ... قرار دارد. در سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی معمولاً واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری است انجام وظیفه می‌نماید.
اهداف و وظایف انبارها:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه بخش خصوصی، تأمین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است. انبارداری عبارتست از کلیه فعالیت‌های مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه‌ریزی و سازماندهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبارها را می‌توان به شرح زیر بازگو نمود:
برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود.
همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت (سازمان) را تقویت می‌نماید اجرای قوانین و دستورالعمل‌های سازمان در کلیه امور خصوصاً انبارداری که جنبه مالی دارد لازم‌الاجراست و عدول از آن کیفر به همراه دارد.
گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنیای امروز موجبات کندی کار را فراهم می‌نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن همواره باید تلاش نمود.
انواع انبارها:
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می‌باشند:
انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می‌باشند.
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می‌نماید.
انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می‌شود می‌توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا انبار ضایعات یا ... .
از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می‌آید. انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می‌شود به انبار کالاهای معمولی، قابل اشتعال یا انفجار، فاسد شدنی، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله‌ای تقسیم می‌شود و از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یا انبارهای توزیع محلی یا ناحیه‌ای کارخانه‌های صنعتی تقسیم می‌شود و ممکن است دسته‌بندی‌های دیگری را نیز از انبارها بعمل آورد که در زمره سایر روش‌ها می‌توان آنها را بررسی نمود.
انواع موجودی‌های انبارها:
مواد اولیه: برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است. البته مواد اولیه ممکن است مواد خام و طبیعی نباشد بلکه محصول ساخته شده در یک کارخانه ممکن است ماده اولیه کارخانه دیگر باشد مثل نخ که محصول نهایی کارخانه نخ ریسی است اما ماده اولیه پارچه‌بافی است و پارچه نیز خود ماده اولیه کارخانجات و لباس دوزی‌هاست.
کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت): که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه‌های سربار ساخت می‌باشد.
کالای ساخته شده: کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.
اجناس خریداری شده جهت فروش: که در مؤسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می‌خورد.
مواد و لوازم مصرفی: که در تولید غیرمستقیم مؤثرند مثل گریس، روغن، ملزومات و غیره ... .
قطعات یدکی ماشین‌آلات: که جهت تعمیر ماشین‌آلات و دستگاه‌ها بکار می‌روند.
ابزارآلات: که ابزار کارگاه‌ها برای تولید محصول می‌باشد.
اجناس اسقاطی: اجناسی هستند که مستهلک شده و غیرقابل استفاده‌اند و معمولاً به مزایده گذاشته می‌شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می‌گیرند.
موجودی‌های مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه‌بندی و جاگذاری و کدگذاری‌های مناسبی قرار بگیرند.
سیستم انبارداری و مزیت‌های آن:
سیستم مجموعه‌ای از اجزاء و عناصرست که با هم دارای ارتباط متقابلی می‌باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیر از برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزاء خود دارد. وجود این کلیت جدا با ویژگی‌های خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می‌سازد که اهم این مزایا عبارتند از:
شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترسی راحت‌تر به کالاها بخصوص در مؤسسات با حجم موجودی‌های زیاد و متنوع.
تشکیل فایل‌های اطلاعاتی دقیق‌تر در بخشهای مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری‌‌های مدیریت.
دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخشهای مؤسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها.
رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و مؤسسه به افراد معین در صورتی‌که فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیت‌های سیستم را بر عهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت‌ها و روابط سیستم اطلاع حاصل می‌نماید.
ایجاد اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخشها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم‌گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.
ایجاد کنترلهای دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودی‌های انبار و بررسی و رفع مغایرات احتمالی.
کاهش هزینه‌های مصرف بدون مواد یا سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهای زاید و پیش‌بینی‌های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و به موقع هزینه‌های دیگر.
پایه و اساسی جهت سیستم حسابداری صنعتی می‌گردد اگر سیستم نگهداری و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود.
تأثیر روحی ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودی‌های و کاهش یا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها.
وظایف انباردار:
توصیه و پیشنهاد روش‌های انبارداری و اصلاحی دیگر.
اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.
نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق رؤسای واحدهای تابعه.
تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شوند.
نگهداری مدارک مربوط به موجودی‌های واقعی کالاها در مؤسسه.
مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودی‌های انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر مخاطرات احتمالی.
اجرای بودجه مصوب انبارها.
مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظیم برنامه‌های آموزشی آنان.
مراقبت در ارسال گزارش‌های ماهیانه انبارها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری.
وظایف رئیس یا متصدی انبار:
حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می‌باشند و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی.
اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.
مراقبت در اینکه موجودی‌های انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارت‌های انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.
نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صادره و تهیه اسناد مربوط به آن.
مراقبت در بسته‌بندی و حمل محصولات و توزین و شمارش کالاها.
مراقبت در ثبت مدارک و اسناد و دفاتر و کارت‌های انبار.
داشتن مهارت کافی در طبقه‌بندی، نگهداری، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبارها و کالاها و کد آنها.
خود را موظف به رعایت اصول امانت‌داری و حفظ منافع مؤسسه مربوطه بداند.
از روش‌ها و فنون انبارداری اطلاعا کافی داشته و دارای ابتکار شخصی در تسهیل امور انبارها باشد.
گزارشات هر دوره عملکرد (هفتگی پانزده روزه ماهیانه) را به نحوی صحیح و به موقع جهت ارائه به مدیریت‌ها تهیه نماید.
انتظارات مدیریت یک مؤسسه از سیستم کنترل انبارها:
وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید، دریافت، آزمایش، انبار و حسابداری.
تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید.
به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات.
انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که به نحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند.
تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس به نحوی‌که از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید.
انجام عملیات صحیح در مورد صدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواست‌های مصوب در موقع لزوم انجام شود.
طراحی و برنامه‌ریزی تأمین کالا:
برای اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند وظایف محوله را به نحو احسن به مرحله اجرا درآورد و از خرید کالاهای زاید و بلامصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کمبود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود، مدیران و مسئولین کلیه قسمت‌های سازمان با همکاری مسئولین قسمت‌های خرید و انبارها، با برنامه‌ریزی صحیح و تحقیقات و محاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورد نموده و با ایجاد سیستم صحیح، از خریدهای بی‌رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید. بطور کلی برنامه‌ریزی تأمین کالا، متناسب با سیستم کار سازمان، موقعیت جغرافیایی، امکانات مالی، فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و ... باید طراحی و به مرحله اجرا درآید. ارائه طرحی بی‌چون و چرا که در کلیه سازمانها قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون به صلاح هم نخواهد بود. اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این مهم یاری نمود:
(1) تعیین انواع کالاهای مورد نیاز: در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی مورد نیاز است؟ برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات و مراحل ذیل را به مرحله اجرا درآورد:
الف) قسمت‌های مختلف سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق به قسمت تدارکات ارسال می‌دارند.
ب) قسمت تدارکات لیست‌های ارسالی از قسمت‌های مختلف را دقیقاً بررسی نموده و کالاهای مشترک‌المصرف و یا ملزومات عمومی را به صورت فهرستی تنظیم و ثبت می‌نماید.
ج) سپس کالاهایی را که از طرف دو یا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان کالاهای چند مصرفی به لیست‌های فوق اضافه می‌شود.
د) سپس کالاهای اختصاصی قسمت‌های مختلف سازمان مشخص و به نام قسمت درخواست کننده به صورت کلی کالاهای مورد نیاز اضافه می‌شود. بدین ترتیب اسامی کلیه نیازها با ذکر قسمت‌های مصرف کننده آن مهیا می‌شود.
(2) استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان: در اجرای این اصل مشخصات فنی و میزان ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف، مناسب‌ترین نوع یا مارک هر یک از کالاها را معین می‌نمایند. مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارک‌های غیرمجاز خودداری نمایند.
(3) تعیین مقدار هر یک از اقلام کالاها: مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولیت کالاها تهیه می‌شوند.
(4) شناسایی منابع خرید و تأمین کالا: جهت حصول اطمینان از دقت و سرعت و عدم ایجاد وقفه و تأمین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگی‌های معتبر فروش را مشخص کرد این مؤسسات و نمایندگی‌ها ممکن است در داخل یا خارج کشور باشند. همچنین برسی امکانات تهیه و تولید بعضی از کالاها با امکانات سازمان موجبات خودکفایی تقریبی را فراهم می‌آورد لذا علاوه بر صرفه‌جویی در قیمت خرید و حمل و نقل، موجب افزایش مهارت کارکنان شده و نگرانی کمبود و یا نبود این کالاها در بازار تا حدودی مرتفع خواهد شد. منبع دیگر تأمین کالا، وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در سایر انبارهای سازمان است و لازم است انبارها از این لحاظ دائماً بررسی شوند تا در صورت احتیاج به قسمت‌های نیازمند دیگر انتقال و یا در صورت عدم نیاز به فروش برسند تا از رکود سرمایه و فرسایش کالاها در انبارها جلوگیری شود.
طبقه‌بندی
تعریف طبقه‌بندی و نکات مهم در اجرای آن:
به تقسیم انواع کالاهای موجود به گروه‌ها یا دسته‌هائی‌که دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه‌بندی گویند. طبقه‌بندی کالا به طور ناقص در منازل، سازمانها و ... به نحوی صورت گرفته و در بیشتر موارد برای نگهداری کالا ناگزیر به اجرای آن خواهیم بود. در انبارها برای نگهداری بهتر و تعیین آدرس و پیاده کردن سیستم کدگذاری و کنترل موجودی و طبقه‌بندی کالا اهمیت می‌یابد. معمولاً در سازمانها و مؤسسات بزرگ صنعتی، با بررسی‌های دقیق و همه جانبه کلیه کالاهای مورد نیاز سازمان را با توجه به کاربرد و خصوصیات و شرایط نگهداری آنها به چند گروه الی و هر گروه اصلی را به یک انبار اختصاص می‌دهند. در انبار نیز کالاهای موجود را با توجه به تجانس و حجم کالا و کاربرد آنها و وسایل و امکانات نگهداری و گنجایش انبارها طبقه‌بندی می‌نمایند یعنی یک گروه اصلی کالا را به یک انبار اختصاص داده و چند گروه فرعی دیگر از آن تهیه می‌نمایند در طبقه‌بندی باید به نکات مهم زیر توجه نمود:
برای کلیه کارکنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
با احتاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تأمین نماید.
انعطاف‌پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.
عوامل مؤثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه‌بندی:
تعداد اقلام انبار و کالاها و همچنین ظرفیت انبارها
وسایل نگهداری کالا و میزان صادرات و واردات کالاها
موقعیت جغرافیایی قسمت‌های مصرف کننده
مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان.
انواع طبقه‌بندی کردن کالاها:
(1)طبقه‌بندی کردن کالاهای مورد نیاز سازمان.
(2)طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار.
(3)طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد.
(4)طبقه‌بندی کالاها براساس طرح‌ها و برنامه‌ها.
(5)طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.
در نوع اول طبقه‌بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروه‌های عمده تقسیم و هر گروه را در انباری با توجه به عملیات و فعالیت‌ها قرار داده و آن انبار را به همان نام می‌نامند مثل انبار مصالح ساختمانی، قطعات یدکی، برق، لوازم اداری و نوشت‌افزار و انبار ملزومات عمومی، انبار سوخت و روغن‌آلات و ... .
در روش دوم یک یا دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربر و میزان مصرف و امکانات نگهداری و ... آنرا به گروه‌های فرعی تقسیم می‌نمایند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختمانی به عنوان گروهی اصلی به گروه‌های فرعی آهن‌آلات، لوزام بهداشتی، لوازم برقی، لوازم لوله‌کشی، ابزار ساختمانی، مصالح ساختمان، لوازم تزئینی و ... تقسیم و رده‌بندی می‌گردد.
در روش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کلیه این کالاها را به مقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می‌دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمان‌بندی اجرای هر برنامه کالاهای مورد نیاز آن مرحله را در یک گروه قرار می‌دهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمین مقدار ذخیره معادن نفت، جهت حفاری چاه‌ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به یکی از پالایشگاه‌های کشور ابتدا کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌کشی و انتقال نفت را تحویل داده و هر مرحله یک گروه را تشکیل می‌دهد.
اما روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه مؤسسات صنعتی دولتی و خصوصی به اجرا درمی‌آید. به طبقه‌بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و تولیدات کشور طبقه‌بندی ملی یا استاندار گویند که مورد قبول و استفاده کلیه مؤسسات تولیدی قرار می‌گیرد.