پیشگفتار :
سیستم حقوق و دستمزد شامل عملیات مالی جهت پرداخت حقوق و مزایا برای پرسنل با انواع مختلف استخدام(قرارداد ساعتی یا قرارداد تمام وقت، قرارداد مشاوره‌ای و یا رسمی) می‌باشد.
1 - امکان ورود اضافات و کسورات موردی یا مستمر مستقل از حکم کارگزینی پرسنل مثل سود سهام
2 - امکان اعمال معافیتهای مالیاتی پرسنل (مثل وام بانک مسکن) برای مدت معین و میزان معافیت موثر روی حقوق پرسنل
3 - امکان مشاهده اطلاعات کارکرد، حکم کارگزینی، اقساط وام بدهی، پرسنل مشمول کارانه، معوقه‌ها و لیست پس‌انداز و ذخیره سنوات.
4 - محاسبه ذخیره سنوات پرسنل، تهیه لیست حقوقی پرسنل برای انواع مختلف استخدام، ذخیره بن، لیست مساعده پرسنل، محاسبه معوقه حقوق پرسنل بدون محدودیت زمانی، بازخریدی پرسنل، تسویه حساب هنگام خروج از خدمت در این سیستم وجود دارد.
5 - صدور درخواست پرداختها جهت صدور چک و پرداخت وجه به سسیتم دریافت و پرداخت و اسناد دفترداری مربوط به حقوق و دستمزد توسط سیستم.
6- کان تهیه گزارشات متنوع و مختلف و همچنین گزارشات کنترلی برای قبل از محاسبه حقوق (جهت تکمیل اطلاعات, مثل اشخاصی که کارکردشان هنوز تهیه نشده است) و تهیه لیستهای ارسالی به خارج از شرکت مانند لیست بیمه‌‌های مختلف اعم از تأمین اجتماعی، آینده‌ساز، بیمه تکمیلی، معوقه بیمه‌ها لیست مالیات ارسالی به دارایی، لیست مالیات عیدی، ایجاد فایلهای ارسالی به بانک و بیمه، همچنین گزارشات فیش حقوق، خالص پرداختی به تفکیکهای مختلف مرکز هزینه و غیره. لیست ذخیره سنوات، مساعده دایمی، اضافات و یا حتی گزارش از تک‌تک عوامل حقوقی
مقدمه :
سیستم حقوق و دستمزد مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته در داخل یک وسسه است که داده های مربوط به سهم نیروی کار در تولید محصولات و یا ارائه خدمات را به صورت اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می کند . داده های مربوط به سهم نیروی کار عبارتند از نام کارگر ، شماره بیمه ، ساعا کاکرد ، نرخ حقوق و دستمزد ، اضافه کاری ، کسورات بیمه و مالیات و ... از آنجایی که هزینه حقوق و دستمزد نشان دهنده سهم نیروی کار در تولید محصولات و ارائه خدمات می باشد . لذا یکی از مهمترین هزینه های عملیاتی در اکثر موسسات به حساب می آید .
بنابراین سیستم حقوق و دستمزد باید به گونه ای طراحی شود که بتواند اطلاعات لازم را به سرعت گردآوری ، کسورات مربوط را محاسبه و در نتیجه مبلغ صحیح خالص قابل پرداخت به هر یک از کارکنان را تعیین و از پرداخت صحیح حقوق و دستمزد اطمینان حاصل نماید . د ضمن باید تدابیر مناسبی اتخاذ گردد که از پرداخت و دستمزد به افراد واهی و سوء استفاده ها جلوگیری به عمل آید . .
وظیفه حسابداران در مورد حقوق و دستمزد در عین سادگی بسیار با اهمیت است ، چرا که محاسبات و پرداخت درست و مناسب حقحفرود نزد یکی از عوامل موثر در ایجاد رابطه مطلوب بین کارگر و کارفرما است .
تعریف سیستم های حقوق و دستمزد
یکی از وظایف عمده مدیریت حقوق و دستمزد و طراحی و اجرای سیستم های جبران خدمت یا حقوق و مزایا است منظور از ‹‹ کلمه جبران›› اشاره به تمام پاداش های درونی و بیرونی سازمان است که کارکنان در مقابل همکاری با سازمان دریافت می دارند . طراحی سیستم های پرداخت به منظور دستیابی به چند هدف است که مهمترین آنها عبارت از ارائه حقوق و پاداش منصفانه و مناسب به تمام کارکنان می باشد . افزون بر این ضمن ایجاد درآمد برای کارکنان جهت گذراندن زندگی خود و خانواده اش باید شرایطی فراهم آورد تا سازمان به طور رقابتی در بازار فعالیت کند. این مسئله حائز اهمیت است .
به خصوص با توجه به این به این حقیقت که بسیاری از سازمانها بیش از 50 درصد هزینه هایشان مستقیما اختصاص به حقوق و مزایای کارکنان دارد . مدیران جبران خدمت وقتی سازمان را یاری می دهند که منابع انسانی کار آمد را کشف و نگهداری کنند . بدون یک سیستم پرداخت مناسب کارکنان فعلی احتمالا سازمان را ترک می کنند و جایگزینی آنها به آسانی امکان پذیر نخواهد بو. آثار منفی یک سیستم پرداخت را که موجب نارضایتی در سازمان عبارتند از:
1) کناره گیری روانی 2) غیبت 3) ترک خدمت 4) نارضایتی شغلی 5) اعتصابها 6) شکایتها 7) جستجوی شغل بادرآمد بیشتر 8) جذابیت کمتر شغل و . .
عدم رضایت از پرداخت نه تنها بر کارهایی سازمان اثر منفی دارد بلکه کیفیت زندگی کاری شاغلین را نیز کاهش می دهد و چنان که گفته شد عملکرد ضعیف، فشارهای عصبی ، غیبت ، ترک خدمت می تواند از دیگر آثار سیستم غیر کار آمد حقوق و دستمزد باشد . هزینه های بالای حقوق از سوی دیگر ، رقابتی بودن سازمان و توانایی ایجاد مشاغل جدید را کاهش می دهد و چنان که گفته شد عملکرد ضعیف ، فشاری های عصبی ، غیبت، ترک خدمت می تواند از دیگر آثار سیستم غیر کار آمد حقوق و دستمزد باشد. هزینه های بالای حقوق از سوی دیگر ، رقابتی بودن سازمان و توانایی ایجاد مشاغل جدید را کاهش می دهد. توازن میان رقابتی بودن و رضایت کارکنان ، موفقیت یک سیستم حقوق و مزایا را تضمین می کن .
مدیریت جبران خدمت در برگیرند و جبران خدمت مستقیم یا جبران مالی مستقیم است. که شامل حقوق و دستمزد سیستم های انگیزش مالی و تقسیم سود می شود . جبران خدمت غیر مستقیم یا جبران مالی غیر مستقیم که مزایای شغلی محیط خوب و رضایت شغلی را در برگیرد.
تعاریف کلی:
قرارداد کار
قرارداد کارعبارت است از قراردادی کتبی یا شفاهی که به موجب آن کارگر در قبال دریافت حق‌السعی کاری رابرای مدت موقت یا مدت غیرموقت برای کارفرما انجام می‌دهد. در کارهایی که طبیعت آنها جنبه مستمر دارد درصورتی که مدتی درقرارداد ذکرنشود، قرارداد دائمی تلقی می‌شود، شروط مذکوردر قرارداد کار و یا تغییرات بعدی آن در صورتی نافذ خواهد بود که برای کارگر مزایایی کمتر از امتیازات مقرر درقانون کار منظور ننماید.
اطلاعات پرسنلی، اطلاعات احکام و اطلاعات پایه مشابه کارگزینی استخدام کشوری.
اسناد سازمانی مرتبط با هر شخص شامل :
کسورات ثابت : که به طور ثابت از فیش شخص کسر شده و به حساب تعیین شده واریز می گردد. امکان ثبت دریافت و پرداختهای موردی از آن حساب نیز وجود دارد.
وام : که به طور ثابت تا تسویه شدن وام، از فیش شخص کسر شده و به حساب تعیین شده واریز می گردد. امکان ثبت واریزهای موردی آن حساب نیز وجود دارد.
وام های ضمانت شده : که امکان کنترل سقف وام های مورد ضمانت هر شخص را فراهم می آورد.
اسناد فرآیندهای سازمانی (به تفکیک مراحل تهیه، تایید و تصویب) شامل :
لیست اضافه کار.
لیست حق التدریس.
لیست حق کشیک
لیست ماموریت.
لیست مزایای موردی.
لیست مزایای موردی گروهی.
لیست کسور موردی.
لیست کسور موردی گروهی .
فیش حقوقی شامل :
محاسبه و ابطال حقوق.
چاپ فیش های حقوقی.
ثبت و بروزرسانی پارامترهای حقوقی (با حفظ تاریخچه): جداول مالیاتی ، نرخ بیمه عادی ، نرخ بیمه مازاد 1 ، نرخ بیمه مازاد 2 ، نرخ بیمه تامین اجتماعی (سهم کارفرما) ، نرخ بیمه تامین اجتماعی (سهم بیمه شده) ، نرخ بازنشستگی و مبلغ عیدی و پاداش.
گزارشات و لیستهای قابل استخراج به صورت فایل
۴- قراردادهای کارمزدی
کارمزد عبارت است از مزدی که بابت انجام مقدار کاری مشخص که از نظر کمی قابل اندازه گیری یا شمارش باشد به ازای هر واحدکار تعیین و پرداخت می شود. کارمزد برحسب آنکه حاصل کار موردنظر مربوط به یک نفر یا یک گروه مشخصی از کارگران یا مجموعه کارگران کارگاه باشد به ترتیب به صورت کارمزد انفرادی، کارمزد گروهی و کارمزدجمعی تعیین می‌گردد.