گزارش کارآموزی اداره برق شهرستان گرگان

مقدمه:

انسان از زمانی که خواندن و نوشتن را فراگرفت و بکار و فعالیت و تحصیل علوم مختلف مشغول شد، به تدریج به سمت تحقیق و پژوهش روی آورد و کم‌کم نیاز به ثبت آموخته‌ها در قالب کتبا و دفتر در او احساس شد. بدین ترتیب گام‌های نخستین را در جهت بایگانی کردن آنچه که او آموخته بود، برداشت.

در واقع این کار از روزگاران قدیم توسط تاریخ‌نویسان و مورخان در دربار پادشاهان با شرح کامل وقایع و حوادث آن زمان شروع شد و توسط دانشمندان و پژوهشگران با سند نمودن نتایج آزمایشات و آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد تا به امروز.

امروزه تهیه سند در همه امور از کارهای تاریخی گرفته تا نویسندگی و کارهای دولتی انجام می‌شود. این کار در زمان حاضر امری بسیار پسندیده و معمول بوده و ضرورت آن در همه مکان‌های دولتی و سازمان‌ها و حتی شرکت‌های خصوصی احساس می‌شود.

بایگانی کردن در یک تعریف عام به معنای تهیه و نگهداری نسخه دومی‌از مجموعه فعالیت‌هایی که می‌بایست در یک روال کاری انجام شوند، می‌باشد.

در حال حاضر بخش بایگانی، یکی از بخش‌های مهم هر سازمان دولتی و یا خصوصی را تشکیل می‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و... همگی دارای قسمت بایگانی می‌باشند، اما بخش بایگانی در یک محیط گسترده‌تر با حیطه کاری وسیع‌تر قرار می‌گیرد. این محیط کاری دبیرخانه نامیده می‌شود.

دبیرخانه یکی از مهمترین قسمت‌های یک اداره می‌باشد که بایگانی کردن اسناد یکی از کارهای عمده و مهمی‌است که در این بخش انجام می‌شود. کلیه کارهای مربوط به بایگانی در دبیرخانه تفکیک می‌شود و کار هر قسمت توسط یک متصدی خاص با تخصص مربوط به آن کار به بهترین شکل ممکن انجام می‌شود. کار بایگانی به صورت زیر تفکیک می‌شود:

ثبت اسناد

تفکیک اسناد

تشکیل پرونده

بایگانی پرونده‌ها

در این صورت ارائه خدمات بهینه و سریعتر صورت می‌گیرد. در این اداره کلیه کارهای بایگانی به صورت دستی انجام می‌شود. در کشور ما جایگزین کردن سیستم‌های کامپیوتری در دبیرخانه به جای کارهای دستی در حال اجراست، اما هنوز تمام دبیرخانه‌های ادارات و سازمان‌های کشور مجهز به سیستم کامپیوتری نشده‌اند و این کار در برنامه‌های آتی این سازمان‌ها قرار گرفته است.

اما به نظر می‌رسد با وجود یک سیستم کامپیوتری در دبیرخانه‌ها، با اینکه حجم کارهای دستی به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد، اما نیاز به کار دستی هیچگاه رفع نمی‌شود. به هر حال، قرار دادن سیستم‌های کامپیوتری به کارها (در همه‌جا) سرعت می‌بخشد و باعث بالا رفتن کیفیت کار پاسخ به ارباب رجوعان می‌شود.

تاریخچه پیدایش برق در منطقه مازندران

در سال 1307، اولین موتور ژنراتور برق به قدرت 150 کیلووات در گرگان نصب گردید و دومین کارخانه برق در شر بابل به قدرت 120 کیلووات و متعاقب آن سومین کارخانه برق در شهر ساری به قدرت 60 کیلووات نصب و مورد بهره‌برداری قرار گرفت و به تدریج دیگر شهرهای این استان به مولدهای کوچک دیزلی مجهز شدند.

این نیروگاه‌ ها توسط بخش‌های خصوصی و یا شهرداری‌ها اداره می‌شدند، ولی چون قادر به تامین برق شهرها نبودند، لذا به منظور تامین نیرو و نیز توزیع و استاندارد نمودن شبکه‌ها در سال 1343 وزارت آب و برق تشکیل و شروع بکار نمود.

 وزارت آب و برق اقدام به تاسیس شرکت توانیر و شرکت‌های برق منطقه‌ای در سطح کشور نمود که تولید و انتقال نیروی برق مازندران به عهده شرکت توانیر و قسمتی از انتقال و توزیعت نیرو در سطح منطقه به عهده شرکت برق منطقه‌ای مازندران واگذار گردید و این شرکت در آذرماه سال 1344 رسماً تاسیس و فعالیت خود را در منطقه آغاز نمود.

در دبیرخانه اداره برق، چون تقریباً کلیه کارها به صورت دستی انجام می‌شود، لذا ارتباط چندانی با کامپیوتر ندارند، فقط تایپیست است که کار او با کامپیوتر انجام می‌شود، ولی کار او فقط به تاپ نامه‌ها (در محیط Word) و تایپ جداول و نمودارها (در محیط Excel) خلاصه می‌شود.

یکی از بخش‌های اداره که ارتباط بیشتری با کامپیوتر دارند، بخش پذیرش می‌باشد. این بخش مسوولیت بزرگی در پاسخگویی به ارباب رجوعان و متقاضیان دارند. کامپیوترهای این بخش همگی متصل به شبکه (Server) هستند. کار عمده کارمندان این بخش در محیط Access می‌باشد.

Access یا بانک اطلاعاتی در همه سازمان‌ها یکی از بهترین محیط‌ها برای نگهداری اطلاعات می‌باشد. در بخش پذیرش، در وهله اول پس از درخواست انشعاب برق توسط متقاضی، اطلاعات درخواست کننده وارد کامپیوتر می‌شود؛ سپس تشکیل پرونده‌ها به صورت دستی دنبال می‌شود و سرانجام با طی یک روال کاری (بازدید، تشکیل جلسه و تایید طرح) پرونده‌ها کمیسیون می‌شوند و کمیسیون‌ها در همان بخش پذیرش توسط کارمند مربوطه این کار در محیط Word تایپ می‌شود و بقیه کارها در دبیرخانه دنبال می‌شود.

یکی دیگر از بخش‌های این اداره که با کامپیوتر ارتباط دارند، قسمت حسابداری اداره می‌باشد. اگرچه حجم عظیمی‌از کار این قسمت هم به صورت دستی انجام می‌شود، اما وارد کردن ارقام و حساب‌های مالی و نگهداری اطلاعات پولی شرکت در محیط Access صورت می‌گیرد.

بخش دیگر قسمت آمار و اطلاعات اداره می‌باشد که وظیفه نگهداری کلیه آمار و اطلاعات در مورد تاریخچه اداره برق، اطلاعات آماری سال‌های مختلف و نمودارهای آماری می‌باشد که با محیط Access کار می‌کنند.

کلیه قسمت‌های اداره برق، مانند قسمت بهره‌برداری، طرح و نوسازی، قسمت مالی و اداری، بایگانی، حسابداری، پذیرش، خدمات مشترکین و.... باید دارای حداقل یک کامپیوتر متصل به شبکه باشند. در ضمن اداره برق دارای یک وب‌سایت به آدرس WWW.ped.golestan.com می‌باشد.

در هر اداره و سازمان دولتی کلیه کارهایی که طبق قانون  و روال اداری طی می شوند در پایان کار باید در جایی ثبت و سندی از آنها در اداره بایگانی شود تا مدرکی وجود داشته باشد که این کار روال عادی خود را طی کرده و تمامی قوانین و مقررات را پشت سر گذاشته است. بایگانی کردن از قدیم الایام در هر زمان و مکانی امری معمول و پسندیده بوده و تقریباٌ در همه جا کاربرد دارد.

دبیرخانه یکی از قسمتهای مهم و پرکار هر اداره ای می باشد تمامی ثبت و بایگانی اسناد و مدارک مربوط به خرید انشعابات برق در انواع مختلف (شهری روستایی) و یا (خانگی تجاری صنعتی) که در قالب کمیسیون ابلاغ می شوند کلیه پرونده های متقاضیان در نوع های جدا (برقدار بی برق) کلیه نامه های اداری به شرکت ها ادارات سازمانهای دولتی و... برگه های مرخصی و حکم ماموریت اسناد مربوط به برنده شدن اشخاص و شرکتها در استعلام ها و کلیه کارهای دفتری و ثبتی مربوط به تهیه آرشیو و بایگانی در این بخش انجام می شود.

در این اداره دو بایگانی وجود دارد:

بایگانی مربوط به پرونده های شهری (که مربوط به کار دبیرخانه می باشد)

بایگانی مربوط به پرونده های روستایی (که مربوط به کار قسمت بایگانی است که این قسمت فقط وظیفه نگهداری پرونده ها را به عهده دارد)

همچنین تا حد امکان بایگانی دبیرخانه مربوط به پرونده های جاری که در چند ساله اخیر تهیه شده اند می باشد اما بخش بایگانی دوم بیشتر پرونده های راکد را نگهداری می کند.

در دبیرخانه کلاً سه پست شغلی وجود دارد:

مسئول ثبت نامه ها و کلیه اسناد رسیدن و فرستاده شده و پیگیری آنها

متصدی بایگانی

تایپیست

مسئول ثبت و پیگیری: کلیه نامه ها کمیسیون ها استعلام ها مرخصی ها ماموریت ها و... را در دفتر اندیکاتور ثبت می کند نامه هایی که باید پیگیری شوند را در دفتر پیگیری نوشته  و کار پیگیری آنها را دنبال می کند.

متصدی بایگانی: مسئول بایگانی پرونده ها می باشد در صورتیکه درخواست بیرون کشیدن پرونده ای از سوی قسمت طرح و نوسازی شود متصدی بایگانی می بایست پرونده را از بایگانی جستجو کرده و شخصاٌ به این قسمت ببرد پرونده ها نباید به دست ارباب رجوع داده شوند.

تایپیست: مسئول تایپ نامه ها فرم ها استعلام ها می باشد هر ارباب رجوعی ابتدا نامه نوشته شده را از طرف مدیر مربوطه (که اکثراٍ از طرف مدیر خدمات مشترکین است) پس از دریافت امضا از طرف مدیر اداره برای تایپ به دبیرخانه می آورد نامهه ا را پس از تایپ  دوباره به همان قسمتی که ارباب رجوع را به دبیرخانه فرستاده بودندمی فرستند تا امضا را روی نامه تایپ شده گرفته و سپس امضا مدیر را بگیرند پس از ان دوباره  دبیرخانه فرستاده می شوند تا نامه ثیت شود.

نامه‌ها:

کلیه متقاضیا ن انشعاب برق پس از اینکه  از طریق بخش پذیر درخواست  خرید برق می دهند و پس از تشکیل پرونده و بازدید از محل و تایید شدن فروش برق برای  محل مورد نظر و طی کردن روال اداری در مرحله آخر باید نامه ای کا در آن درخواست برق شده را برای امضا نزد مدیر برده و پس از تایید نامه ثبت شود این نامه ها معمولاٌ از طرف مدیر خدمات مشترکین نوشته شده و امضا می شوند. کلیه نامه های دست نویس برای اینکه مجوز تایپ دریافت کنند باید امضای مدیر اداره را داشته باشند در غیر این صورت حق تایپ شدن را ندارند.

نامه های دارای امضا توسط ارباب رجوع های متقاضی برق به دبیرخانه برای تایپ آورده می شوند پس از تایپ نامه دوباره به قسمت خدمات مشترکین برده می شود تا امضا مدیر این بخش (که نامه دست نویس هم توسط همین مدیر تهیه شده بود) گرفته شود اصطلاحاٌ به این کار پاراو می گویند. نامه در صورتیکه غلط تایپی نداشته باشد تایید می شود نامه پس از دریافت امضا مدیر مربوطه برای امضای آخر نزد مدیر اداره برده می شود نامه در صورتیکه از نظر مدیر هیچگونه اشکال دستوری در جمله بندی نداشته باشد و در صورتیکه حتماٌ پاراو شده باشد امضا می شود سپس نامه دوباره به دبیرخانه آورده می شود تا آخرین مرحله اداری طی شود یعنی نامه ثبت می شود.