گزارش کارآموزی نقش روابط عمومی در دانشگاه آزاد اسلامی

مقدمه :

 روابط عمومی پل ارتباطی بین دانشگاه و مردم به فعالیت می پردازد.

 در این گزارش کارآموزی سعی شده است به نقش روابط عمومی در دانشگاه آزاد اسلامی که از جمله اهدافش برقراری ارتباط با ارباب رجوع، ارگانها، سازمانها، ادارات و دیگر نهادهای رسمی و غیررسمی می باشد و نیز با همکاری دوایر مختلف به عنوان بازوی اجرای توانمند محسوب می شود، می پردازیم، تهیه، تنظیم و انعکاس اخبار دانشگاه به رسانه های گروهی اعم از صدا و سیما، جراید کشوری و محلی، برگزاری مراسم، همایشها، سخنرانی ها، چاپ جزوات، نشریات، عملکردهای سالانه، تبلیغات در سطح شهر به مناسبتهای مختلف، شرکت در مراسم ملی، مذهبی شهر و ... از فعالیتهای این دفتر می باشد.

 کار اصلی من در این سازمان ارتباط است.

 من در این مدت توانستم یک شناخت کامل از تمامی کارهای این قسمت به دست بیاورم.

 در این گزارش یک توضیح درباره آشنایی با روابط عمومی، وظایف، اهداف و ... آن به صورت مختصر و مفید بیان شده است.

 فصل اول :

 تاریخچه تاسیس دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر

 با توجه به سیاست های دانشگاه آزاد اسلامی مبنی بر گسترش هرچه بیشتر اندیشه و فراهنگ در جای جای کشور به همت جمعی از علاقمندان و اهالی خیر شهرستان حاج آقای مرسلی نماینده وقت مردم در مجلس شورای اسلامی و مسئولین منطقه در جهت نیل به اهدافی چون ارتقاء سطح دانش وفرهنگ منطقه، ایجاد زمینه مناسب برای فعالیت همه جانبه در بالا بردن آموزش عالی و پژوهشی و همچنین نیروی انسانی متعهد و متخصص موردنیاز، نخستین گامهای تاسیس دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر در سال 1368 برداشته شد. و به صورت عملی در مهر ماه 1369 با جذب تعداد 85 دانشجو در مقطع کارشناسی ادبیات فارسی آغاز به کار نمود و اینک با پیمودن راهی پرفراز و نشیب به عنوان یکی از بزرگترین مراکز آموزش عالی استان در زمینه اعتلای فرهنگی و علمی کشور قدم بر می دارد.

 آشنایی با مکان کارآموزی دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر :

 دفتر روابط عمومی در تمام مراکز اداری، بازوی اجرائی قدرتمندی محسوب می شود، دفتر روابط عمومی در دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر در جهت سرویس دهی و ارائه خدمات اداری فرهنگی دانشجویان فعالیت می نماید. این دفتر درخصوص جمع آوری اطلاعات، آمار و اخبار واحد و انتشار آنها، تنظیم سخنرانی و مراسم مختلف و مصاحبه های تلویزیونی و رادیوئی تهیه مطبوعات، انتشار و توضیع بروشورهای اخبار و اطلاعات واحد، جهت آگاهی معاونین، مدیران، اساتید، کارکنان و دانشجویان، تنظیم برنامه و انعکاس برگزاری مراسم مختلف به مطبوعات و صدا و سیما و نیز مطالعه جراید و نشریات مهم به صورت روزانه و استخراج مطالب اساسی برای نصب آنها در تابلو، انجام کلیه امور مطبوعاتی، تهیه و توزیع مطبوعات و نشریات از جمله کارها و وظایف روابط عمومی می باشد.

 این حوزه دانشگاه از سه بخش مختلف تشکیل یافته است که عبارتند از :

 1 ) دفتر روابط عمومی ؛

 2 ) واحد تبلیغات ؛

 3 ) واحد سمعی و بصری.

 1 ) دفتر روابط عمومی :

 از فلسفه وجودی دانشگاه از طریق کلیه اموری که مربوط به روابط عمومی است انجام می گیرد و عمده ترین وظیفه آن آگاهی دادن به جامعه از فلسفه وجودی دانشگاه از طریق رسانه های گروهی و برنامه های تبلیغاتی و انتشاراتی می باشد یک نفر به عنوان کارشناس روابط عمومی در این دفتر انجام وظیفه می نماید.

 2 ) واحد تبلیغات :

 این قسمت از روابط عمومی دارای امکانات پارچه نویسی، خطاطی روی کاغذ و طراحی می باشد که در مناسبتهای مختلف از امکانات آن استفاده می گردد در این بخش یک نفر مشغول به کار است و کار خطاطی دانشگاه را انجام می دهد.

 3 ) واحد سمعی و بصری :

 مرکز سمعی و بصری که در زیرنظر روابط عمومی می باشد با داشتن امکانات مربوط در ارائه خدمات جهت استفاده استادان، دانشجویان و کارکنان، از تجهیزات کمک آموزشی و همچنین ارائه سرویسهای جانبی از جمله نمایش، فیلم، فعال نمودن نوار خانه، فیلمبرداری از مراسم و بسیاری از این قبیل فعالیتها، در جهت هرچه بهتر شدن وضع آموزش و پژوهش و اعتلای سطح فرهنگی واحد، گام بر می دارد.

 اهمیت فعالیتهای این حوزه مشتمل بر سه قسمت است :

 الف ) بازدیدهای علمی و تفریحی ؛

 ب ) تهیه و توزیع مطبوعات جهت حوزه های مختلف دانشگاه ؛

 ج ) برگزاری سخنرانیها و سمینارهای مختلف در دانشگاه.

 فصل دوم :

 روابط عمومی پل ارتباطی یا پل اسقاطی :

 وقتی به تعریف روابط عمومی مراجعه می کنیم اکثر قریب به اتفاق روابط عمومی را پل ارتباطی می دانند که به عنوان یک واسطه اثرگذار، درون و بیرون یک سازمان را به هم مرتبط می سازد، که در واقع سعی می نماید در قالب یک تلاش برنامه ریزی شده و هوشمندانه سازمان و مخاطبان را در یک کنش و واکنش متقابل به یک نقطه تعاملی، تفاهمی و مشارکتی نزدیک سازد. شاید این تعریف دلنشین که به عنوان یکی از وظایف اساسی و اصلی روابط عمومی مطرح می گردد و از دل آن مفاهیمی از قبیل ایجاد و برقراری ارتباط و اطلاع رسانی استنباط می شود، تا حدودی موحب آرامش خاطر کسانی را فراهم سازد که در چرخه درون و بیرون نظام اداری قرار دارند و از طرف دیگر به نوعی یک انتظار را در سطح درون و بیرون سازمان ایجاد نماید که مخاطبان خواه در خارج سازمان وجود داشته باشند یا در داخل سازمان از این پل برای رسیدن به اهداف و خواسته های معقول و منطقی خود استفاده نمایند و به نحوی نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی خود را در چارچوب و ضوابط تعیین شده سازمانی برآورده سازند، اما تحقق این مطلب از دو زاویه قابل بررسی است، یکی مقوله قابلیت روابط عمومی و نکته دیگر مقوله عاملیت روابط عمومی است، تا با اتکاء به این دو اصل بتوان به پل ارتباطی بودن روابط عمومی در مفهوم علمی و دقیق آن رسید، ضمن آنکه باید خاطر نشان ساخت عاملیت و قابلیت در روابط عمومی به عنوان دو محور اساسی در گردش چرخهای فعالیت روابط عمومی به عنوان دو محور اساسی در گردش چرخهای فعالیت روابط عمومی محسوب می گردند و در واقع بدون حضور یکی از این محور امکان موفقیت روابط عمومی ها میسر نخواهد بود و به نوعی، به جای آنکه روابط عمومی تبدیل به پل ارتباطی مناسب برای تسهیل و تسریع روابط تفاهمی و تعاملی گردد، به یک معبر اسقاطی که هر لحظه امکان فروریختن آن می باشد و یا اینکه به مرور، به واسطه عدم اقبال عمومی، تبدیل به راه متروکه و غیر قابل استفاده خواهد شد، می شود، چنانکه در حال حاضر این مشکل متوجه روابط عمومی ها گردیده و نتوانسته اند در روابط اجتماعی و سازمانی به عنوان یک پل مطمئن محکم و مناسب برای مخاطبان سازمانی نتوانسته اند برستی استفاده نماید، بنابراین آنچه که از آن به عنوان پایه های پل ارتباطی تعبیر کرده ایم، در مفهوم قابلیت و عاملیت روابط عمومی متصور می گردد مشروط بر اینکه بتوانیم شرایط را برای عینیت بخشی به مسائل ذهنی در قلمرو روابط عمومی فراهم سازیم. اما آنچه که به عنوان قابلیت روابط عمومی می توان فهرست وار به آن اشاره کرد عبارتند از :

   1 ) نیروی انسانی متخصص، آگاه و آشنا به روابط عمومی با تحصیلات دانشگاهی مرتبط و دارای تجارب مفید ؛

 2 ) استفاده از ابزار و ساز و کارهای جدید و تکنولوژی و فناوری روز ؛

 3 ) حضور مدیر روابط عمومی قوی، کارآمد و مسلط به امور ؛

 4 ) استفاده از فنون و روشهای جدید در عرصه ارتباطات و اطلاع رسانی ؛

 5 ) ایجاد شرایط محیطی مناسب و مطلوب ؛

6 ) ایجاد سیستم های مدیریتی نوین در عرصه روابط عمومی ؛

 7 ) ارتباط با رسانه های ارتباط جمعی، خبرگزاریها، صدا وسیما؛ جراید کثیر الانتشار و سایت های اینترنتی ؛

 8 ) امکان برقراری ارتباطات صحیح اصولی براساس تفاهم، تعامل و مشارکت با مخاطبان درون و برون سازمانی ؛

 9 ) امکان اطلاع رسانی و ارتقاء بخشی آگاهی مخاطبان و رفع نیازهای اطلاعاتی آنان ؛

 10 ) قدرت پاسخگوئی، شفاف سازی و تنویر افکار عمومی ؛

 11 ) قابلیت مردم مداری، مشتری مداری و تکریم ارباب رجوع ؛

 12 ) قدرت تسهیل، تسریع و تصریح بخشی در سطح سازمان و بیرون از سازمان ؛

 13 ) قدرت فرهنگ سازی و تعمیم مباحث و مسائل فرهنگی ؛

   14 ) عامل مدیریت در بحران، زمان، بهبود کیفیت و کمیت، بهره وری و سیستم های نظارت ؛

 15 ) امکان سنجش افکار عمومی و اطلاع از خواسته، انتظارات و دیدگاههای مخاطبان در جهت تحقق امر مشتری ؛

 16 ) امکان آموزش عمومی به صورت آشکارا و پنهان، مستقیم و غیرمستقیم در سطح سازمان و جامعه ضمن آنکه در مبحث مربوط به مقوله عاملیتی روابط عمومی می توان به مواردی از قبیل ذیل اشاره کرد :

 1 ) اشراف و آگاهی مدیران ارشد سازمان ها نسبت به روابط عمومی وفلسفه وجودی آن ؛

 2 ) درنظر گرفتن جایگاه سازمانی مناسب برای روابط عمومی ؛

 3 ) حمایت جدی مادی و معنوی از روابط عمومی به صورت مستقیم و غیرمستقیم ؛

 4 ) فراهم نمودن شرایط و محیط مناسب برای فعالیت علمیفعالیت علمی و اصولی روابط عمومی ؛

 5 ) ایجاد فرهنگ خودباوری در روابط عمومی ؛

 6 ) فراهم نودن شرایط لازم برای به روز کردن اطلاعات و آگاهی در سطح روابط عمومی از طریق آموزش ؛

 7 ) سوق دادن روابط عمومی به کارهای اساسی و جدی و دور کردن. آنان از کارهای غیرمرتبط و حاشیه ای.

 8 ) حذف هرگونه پارازیت و موانع اداری و انسانی از سرراه روابط عمومی ؛

 9 ) تلاش مدیریتی در همراه و همگان سازی سازمان با روابط عمومی بنابراین اگر به موارد اشاره شده با تعمق و دقت توجه نمائیم درخواهیم یافت که اکثر روابط عمومی های ایران فاقد شرایط لازم می باشند و در واقع به واسطه فقدان شرایط نتوانسته اند موفقیتی کسب نمایند، زیرا این عدم توفیق یا ناشی از مشکلات قابلیتی است و یا به واسطه مشکلات عاملیتی، و این عوامل موجب گردیده که روابط عمومی ها نتوانند پل ارتباطی محکم و مناسب در نزد مردم محسوب گردند و در بیشتر مواقع به واسطه نگاه ابزاری که از سوی مسئولین نسبت به این نهاد اجتماعی اعمال می گردد، جنبه موقتی پیدا کرده است و متاسفانه روابط عمومی ها نیز در این کش و قوس با این شرایط خو گرفته اند و عادت کرده اند که طبعاً خروج از عادت مالوفه کاری مشکل و امری بسیار دشوار است.