مقدمه :
شهرداری وظایف مختلف ر در راستای اهداف گسترش شهر را در کشور بر عهده دارد که از جمله می توان به مواردی اشاره کرد . اجرای برنامه ها و دستورالعمل های صادر شده در خصوص شهر و آبادانی و امکانات لازم برای پیشرفت سطح شهر و گسترش و زیبایی در سطح شهر – جمع آوری زباله – ساخت مکانهای تفریحی و ایجاد مکان های فرهنگی ، تحقیق و جمع آوری و اطلاعات مورد نیاز در زمینه ی سازندگی و گسترش و کشف روشهای جدید در مورد عملکرد آنها و اخذ شیوه های مناسب به منظور برنامه ریزی و اجرای برنامه ها ، انعکاس مناسب از سطح شهر . شهرداری را می توان یکی از سازمانهای فعال زیر نظر وزارت کشور دانست که برای گسترش زیبایی سطح شهر فعالیت می کند یکی از ارکان های مهم شهر محسوب می شود . شهرداری می تواند به نیرو بخشی و تحقیق و ارائه روشهای نوین در زمینه گسترش شهر کمک بسیاری داشته باشد .
پیش گفتار
شهرداری از نظر نمودار سازمانی و تقسیمات کاری ، همچون سایر اداره ای از واحدهای مختلفی تشکیل شده که می توان به ترتیب اولویت ها این گونه بیان نمود .
1-شهردار( ریاست ) 2- معاونت 3- امور مالی و اداری 4- امور کارگزینی 5- امور دفتری 6- روابط عمومی 7- واحد مهندسی شهرداری 8- واحد شهرسازی 9- نگهبانی
شهرداری علاوه بر بخش های فوق از سایر بخش های دیگر نیز تاسیس شده از جمله می توان به آتشفشانی که زیر نظر شهرداری است و واحد موتوری شهرداری واحد اجرایت و واحد کنترل حمل و نقل شهری را نام برد .
تاریخچه :
شهرداری را می توان به عنوان یک واحد سازمانی قدیمی در سطح شهرستان خرم دره معرفی کرد که بعدها با استقرار فرمانداری در سطح شهرستان و نیاز بیشتر مردم از این و امر امکانات در اختیار این قسمت حیاتی شهر قرار گرفته شهرداری خرم دره در 5 سال 1337 افتتاح گردید . تا فعالیتهای از قبیل فرهنگی ساخت و ساز و زیبایی شهرو آموزشی خود را در ارتقای اهداف تبین شده قرار دهد . شهرداری خرم دره با 30 نفر از قبیل شهردار ، معاونت ، امور مالی ، واحد شهرسازی کار خود را آغاز کرده این واحد گسترش یافت و در این سال ها با 160 نفر و افزایش واحد های مختلف بر اساس نیاز احساس سره فعالیت می کند.
آشنایی با محل کارورزی ( شرح وظایف کارکنان فنی و مهندسی شهرداری 9 این قسمت دارای 7 کارمند بوده که از 3 مهندس و یک منشی و 2 نفر بعنوان مسئول حمل و نقل در این قسمت مشغول به فعالیت بوده از این 3 مهندس یکی به عنوان ناظر بر طرح های عمرانی مانند قیر ریزی و آسفالت ریزی . دیگری ناظرین بر باز سازی پیاده رو ها ساخت و ساز بر این گونه طرح ها می باشد و دیگری بر نظارت بر کارها این دو ناظر و تایید کار های این ناظر ها و تایید نقشه های ساختمانی و عمرانی این بخش را بر عهده دارند و نیز کلیه ی طرح ها مانند جدول کشی معابر عمومی مانند کوچه ها و خیابان ها و پل سازی خیابان ها و کوچه ها نظارت بر ساخت و ساز در سطح شهر و همچنین نظارت بر نقشه های ساختمانی منطبق با ساخت ریاست :
شرح و وظایف کارکنان
در راس سوم اداره ریاست قرار داد که دارای یک وظیفه مکی می باشد و آن ایجاد هماهنگی و نظارت بر اجرای اموری باشد که خود آن به چند بخش مختلف تقسیم می شود :
نظلرت بر کار کنان و ارزیابی عملکرد آنها
ایجاد فضای مناسب و خلف ارزشهایی که موجب ارتقای بهرهوری نیروی کار رهبری می شود
شرکت در جلسات بیرون از سازمان
حفظ روابط خوبی با کارکنان و مسئولین
ایجاد انجام کاری میان کارکنان و ایجاد هماهنگی با سایر ارگانها و نهاد های دولتی و غیر دولتی
معاونت:
اداره امور در نبود ریاست اداره و امور محوله از سوی مدیریت
-کنترل ورود و خروج همکاران و صدور حکم ماموریت و مرخصی
-رسیدگی به امور اداره و واحد های تابع
-شرکت در جلسات اداری و انجمنها
-نظارت بر فعالیتهای فرهنگی و هنری
- شرکت در برنامه های فرهنگی وهنری و ایجاد هماهنگی های لازم
- توجیه وظایف پرسنل در صورت نیاز
- رسیدگی به امور مراجعین
امور مالی و کارپردازی:
-همکاری و مساعدت در برنامه ریزی مکی و عمومی فعالیت ها
- تهیه و پیشنهاد و تقویم فعالیت ها برنامه ها و تنظیم بودجه با مشورت همکاران و مدیریت
- تکمیل فرم های تنظیم بودجه با نظارت مقام مافوق
- اظهار نظر در مورد پیشنهاد ها و امر ها
- نظارت بر تعیین وتخصیص اعتبارات فصلی
- هماهنگی در برنامه ریزی تامین و مایل و تجهیزات و مواد مصرفی در منطقه
- دریافت درخواست های خرید که توسط مافوق ارجاع می شود
- تهیه و تنظیم اسناد مالی جهت ارائه به مرکز
- مراقبت در تهیه و تنظیم حساب ماهانه در موعد مقرر و بررسی و امضاء حساب ها
روابط عمومی:
روابط عمومی یکی از ارکان مهم و حساس درون سازمان می باشد بطوریکه کمتر سازمان و اداره ای است که دارای چنین بخشی نباشد به عبارت دیگر می توان گفت که روابط عمومی یک مجموعه در سیستم سازمان است که برای تطابیق و تعامل آن با محیط پیرامون و پاسخگویی به نیازهای محیطی شکل می گیرد لذا بر اساس هر سازمانی برای تطبیق با محیط و تعامل با آن نیازمند روابط عمومی است .
امور خدماتی :
راهنمایی مراجعین و پاسخگویی به تماسها
پذیرایی از همکاران و میهمانان
انجام امور خدماتی اداره و امور ماموریت
امور دفتری
تایپ نامه های اداری
ثبت نامه ها
بایگانی نامه ها
تایپ نامه های اداری :
یک از عمده ترین کارهای امور دفتری تایپ نامه ها است .
وقتی منوط نامه توسط واحدی نوشته شد قبل از تایپ شدن ، نامه باید به تایید رئیس اداره برسد .
بعد از تایید رئیس اداره آن نامه برای تایپ کردن آماده است
سپس در کامپیوتر کلیک کرده منویی باز می شود که دارای چندین درایو است که بر روی درایوEکلیک کرده منویی دیگر باز می شود که دارای درایوی به نام نامه اداری است بر روی آن کلیک کرده و منویی دیگر باز می شودکه دارای دو درایو است پس روی درایو با نام کوچک کلیک می کنیم و سپس نامه خود را تایپ می کنیم .
پس از اتمام تایپ نامه دستور پرینت داده و نامه را پرینت می گیریم .
طریقه ثبت نامه های رسیده و فرستاده :
هر نامه ای چه رسیده و چه فرستاده باید در دفتر اندیکاتور ثبت شده و دارای شماره و تاریخ باشند .
ثبت نامه های رسیده :
نامه ها قبل از ثبت توسط رئیس یا معاون اداره پاراف می شوند .
پس از پاراف باید در دفتر اندیکاتور اداره ثبت و شماره و تاریخ زده می شود .
در قسمت ضمیمه دفتر اندیکاتور با توجه به ارتباط نامه با واحد آن نوشته می شود مثلا اگر نامه از انجمن رسیده باشد چون مربوط به امور هنری است و در نهایت در بایگانی امور هنری قرار می گیرد .
در قسمت ضمیمه ، امور هنری نوشته می شود .
در قسمت صاحبان نامه ، نام اداره یا شخص یا ... که نامه را برای ما فرستاده اند نوشته می شود .
در قسمت شرح نامه ها ، موضوعی کلی از نامه نوشته می شود .
در قسمت ارجاع ، نام واحدی که نامه توسط رئیس یا معاون اداره به آن واحد پاراف شده است نوشته می شود .در قسمت شماره و تاریخ نامه ای که رسیده و ثبت کرده ایم را می نویسیم .
در پایان مهر مربوط به ورود نامه ها به اداره را زدم و در آن شماره و تاریخ ثبت دفتر اندیکاتور را می زنیم .
ثبت نامه های فرستاده :
نامه های فرستاده نامه هایی هستند که ما برای ادارات ، اشخاص و..... می فرستیم .
که در آن صورت ، نامه پس از اینکه توسط رئیس یا معاون اداره امضا ء شد در قسمت نامه های فرستاده دفتر اندیکاتور اداره ثبت می شود .
در قسمت کلاسمان دفتر اندیکاتور ، نام واحد اقدام کننده که نامه در آن قسمت بایگانی می شود را می نویسیم .
در قسمت عنوان نامه ها ، نام اداره ، شخص ، و ... نامه را برای آنها می فرستیم نوشته می شود .
در قسمت شرح نامه فرستاده ، شرح کلی از موضوع نامه نوشته می شود .
در قسمت تاریخ نامه فرستاده ، تاریخ روزی که نامه را می فرستیم می نویسیم .
بایگانی نامه ها :
یک نسخه از هر نامه فرستاده و رسیده ای که در دفتر اندیکاتور اداره ثبت شده باشد باید بایگانی شود .
نامه ها با توجه به موضوع نامه به واحدی مرتبط هستند و هر واحد دارای پوشه ای جهت بایگانی است .
نامه های مربوط به مسائل مالی و اسناد در بایگانی پرونده امور مالی قرار می گیرند .
طریقه بایگانی نیز متفاوت است و بستگی به شخص دارد که کار بایگانی نامه ها را انجام می دهد .
مثلا جهت سهولت در دستیابی به نامه های بایگانی شده هر واحد را به دو بخش نامه های رسیده و نامه های فرستاده تقسیم کرد .
و نیز می توان برخی واحدها که نامه های بیشتری دارند از قبیل امور اداری به تقسیم نامه ها به واحدهای کوچکتر اقدام کرد مثلا قرار دادن نامه های هر انجمن در پوشه های جداگانه ای جهت بایگانی.
و نیز می توان نامه های هر واحد را بر اساس تاریخ نامه ها بایگانی کرد .
شرح وظایف شهرداری خرم دره :
جمع اوری زباله از سطح شهر ، کوچه ها و خیابانها .
2- پیشنهاد ، بررسی و تحلیل و اجرای سیاستها و خط مشی کلی و مبانی حاکم بر آن
کمک و نیرو بخشی به تحقیقی و ارائه روشهای نو در زمینه گسترش شهر
ایجاد ارتباط ، تشویق و حمایت از مهندسین
کمک ، زیبا سازی شهر از قبیل ساخت پیاده روها ، آسفالت سطح شهر و جاده ها ، ساخت مکان های تفریحی از قبیل پارک ها
نظارت بر صدور پروانه ساخت و نقشه های اجرایی بر عهده واحد فنی و مهندسی شهرداری می باشد .
نظارت بر تهیه و تدوین و ارائه پیشنهادات و اجرای آیین نامه ها
ابلاغ دستورات و نظرات مافوق به مسئولین زیربط واحدهای داخل اداری
راهنمایی و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات و یا انجام درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان
صدور احکام مرخصی و مامورین برای کارکنان
کنترل ورود و خروج کارکنان به سطه نگهبانی
ایجاد حسن رابطه بین ارباب و رجوع و همکاران و ارزیابی شکایات رسیده از طرف مردم
تجدیدی نظر در ساختار و ترکیب تشکیلات برای بهبود و بهره وری بیشتر
تهیه طرح های تشکیلاتی به منظور افزایش کیفی کار در فعالیتهای اداری
صدور مجوز برای کارخانه ها و گسترش ارتقاء شغلی به جوانان شهرستان
تهیه طرح های تشکیلاتی به منظور افزایش کیفی کار .
همکاری در تهیه برنامه کار واحدهای مختلف اداری
شرکت کارکنان در جلسات برای پیشرفت شهر با نظر ریاست
تهیه گزارشات لازم طبق ارجاع از کارهای انجام شده اجرای ی