گاهی کوتاه به تاریخ تجارت و کسب و کار ، پدیدار کننده این نکته است که بشر از همان زمانی که اقدام به فعالیتهای اقتصادی نمود همواره به دنبال شناسایی و یا ایجاد مسیری بوده است تا بتواند نحوه انجام فعالیتهای خود را تسهیل نموده و سود بیشتری را عاید خود سازد. در این میان یکی از مهم ترین فاکتورهای مورد توجه ، ایجاد امکاناتی در جهت مدیریت صحیح فرآیندهای درون سازمانی و برقراری ارتباط بین طرف های تجاری بود.
برنامه ریزی منابع سازمان
مقدمه
1-1- چکیده نگاهی کوتاه به تاریخ تجارت و کسب و کار ، پدیدار کننده این نکته است که بشر از همان زمانی که اقدام به فعالیتهای اقتصادی نمود همواره به دنبال شناسایی و یا ایجاد مسیری بوده است تا بتواند نحوه انجام فعالیتهای خود را تسهیل نموده و سود بیشتری را عاید خود سازد. در این میان یکی از مهم ترین فاکتورهای مورد توجه ، ایجاد امکاناتی در جهت مدیریت صحیح فرآیندهای درون سازمانی و برقراری ارتباط بین طرف های تجاری بود.
در هر کسب و کار صنعتی معمولا سه موجودیت تحت عناویت " تامین کنندگان " ، " تولید کننده" و " مشتریان " وجود دارد که به صورت زنجیر به یکدیگر متصل و وابسته میباشند در سالهای اخیر وجود این سه موجودیت منجر به پیدایش واژه ها و مفاهیم جدیدی چون "زنجیره ارزش" ، "زنجیره تامین(Supply Chain)" و "مدیریت زنجیره تامین " و درنهایت سیستمهای زنجیره تامین شده است.
هر سازمان تجاری حداقل بخشی از یک زنجیره تامین میباشد و به طور معمول هر سازمان در این زنجیره از منظر خود نقش تولیدکننده را ایفا مینماید که به تبع این جایگاه از یک طرف با مشتریان و از طرف دیگر با تامین کنندگان خود در ارتباط خواهد بود. اما باید به این نکته نیز توجه نمود که هر سازمان در این زنجیره بیش از یک نقش را ایفا می نماید به عنوان مثال شرکت مگاموتور از دیدگاه خود سازمانی است که به عنوان تولید کننده در این زنجیره تامین قرار دارد که از یک طرف با مشتریان خود ( سایپا ، زامیاد ، پارس خودرو و ...) ارتباط داشته و از طرفی دیگر جهت تهیه مواد اولیه و نیمه ساخته خود با انبوهی از قطعه سازان تحت عنوان تامین کننده در ارتباط میباشد در حالی که این شرکت از دید تامین کنندگان خود در این زنجیره مشتری و از دید مشتریان خود ، تامین کننده محسوب می شود.
مدیریت و ایجاد هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف یک زنجیره تامین کاری بس دشوار بوده و نیاز به یک برنامه ریزی دقیق دارد چرا که در عصر امروز ( عصر تجارت جهانی(WTO) ، عصر تجارت الکترونیک (E-Business) ، عصر رقابت ، عصر تکنولوژی ، عصر مدیریت دانش( Knowledge management ) ، عصر فنآوری اطلاعات (IT) و ... ) دیگر شرکتها نمیتوانند بدون سیستمهای اطلاعاتی کارآمد و توانمند از عهده کارها برآیند.
امروزه با تنوع وسیعی از فنآوری و سیستمهای اطلاعاتی مواجه هستیم که هر کدام بر حوزه و بخش خاصی از فرآیند تجاری سازمان متمرکز شده و ابزارهای قدرتمندی را را برای مدیریت نمودن فراهم کرده اند. و در حال جایگزین شدن با سیستمهای سنتی و قدیمی میباشند سیستمهایی که به جهت جزیره ایی و جدا از هم بودن دیگر جوابگوی نیازهای اطلاعاتی دنیای امروز نمی باشند.
1-2- هدف از انجام تحقیقاین تحقیق به منظور دستیابی به دو هدف عمده انجام گرفته است
:هدف اول: شناسائی مفاهیم ، اجزاء و روابط بین عناصر در ERP.
هدف دوم: شناسایی راههای بکار گیریERP در محیطهای تجاری و صنعتی ایران و مورد خاص صنایع خودرو سازی
1-3- انگیزه تحقیق
از آنجائیکه در محیط کسب وکار عصر حاضر یکی از مهمترین ابزارهای رقابتی میزان آگاهی مدیران و برنامه ریزان از نتیجه عملکرد سازمان جهت شناخت دقیق و تاثیر بازخوردهای بدست آمده از این شناخت میباشد لذا وجود یک ابزار مطمئن و قدرتمند که بتواند با ایجاد یکپارچگی در فرآیندهای سازمان اطلاعات سودمندی را در زمان مناسب برای تصمیم گیری استخراج نماید ، ضروری به نظر میرسد.
بسیاری از متخصصان ITبر این عقیده اند که در سیستمهای قدیمی و جزیره ایی تنها بخشی از اطلاعات سازمان جهت شرکت در فرآیند های تصمیم گیری استخراج و مورد استفاده قرار میگیرد و بسیاری از آنها به علت فقدان امکانات و ابزار مناسب ا، نهفته و بی استفاده باقی میماند. بنابر این هر ابزاری از حوزه تکنولوژی اطلاعات که بتواند به سازمانها در جهت ممانعت از به هدر رفتن یکی از ارزشمند ترین منابع آن کمک نماید ، و در عین حال سازمان را در جهت حرکت از حالت وظیفه ایی به سمت فرایند گرائی یاری کند میتواند در بهبود روشها و افزایش بهره وری منابع سازمان موثر واقع شود .
آخرین راهکار فنآوری اطلاعات جهت تامین نیازهای سیستمی و انفورماتیکی سازمانها و برنامه ریزی بهینه منابع آنها با نگرش توام درون و برون سازمانی ERPمیباشد. که مجموعه فرایندهای عملیاتی وجریان اطلاعاتی یکپارچه ای راجهت بهره برداری بهینه از منابع سازمان با نگرش اتکا به تغییرات مداوم ارائه مینماید.
1-4- تعریف ERP (Enterprise Resource Planning) برنامه ریزی منابع سازمان
ERP در اصل مخفف واژگان Enterprise Resource Planning به معنی برنامه ریزی منابع سازمان است که طیف وسیعی از فعالیتهای مختلفی را که به بهبود عملکرد سازمان منتهی می شود را در بر میگیرد.
ERP عبارتست از مجموعه راه حلهای نرم افزاری که کلیه نیازهای یک سازمان را با دیدگاه فرآیندگرا در جهت نیل به اهداف و ایجاد سازگاری در سطوح مختلف عملیاتی پشتیبانی نماید.
ERP عبارتست از یک بسته نرم افزاری که از یک سو با مشتریان و از سوی دیگر با تامین کنندگان خود در ارتباط است و برنامه ریزی منابع داخلی سازمان را با توجه به عرضه و تقاضا به نحو موثر و بهینه میسر می سازد . این سیستم با مدیریت یکپارچه بر کلیه منابع یک سازمان ، ضمن حذف فعالیتهای بدون ارزش ، افزایش بهره وری را به همراه خواهد داشت.
ERP عبارتست از مجموعه ایی از نرمافزارهای کاربردی و یکپارچه که تمامی حوزه ها و عناصر کاربردی سازمان نظیر مالی و حسابداری ، منابع انسانی ، تولید و پشتیبانی تولید ، برنامه ریزی ، بازرگانی و ... را به یکدیگر متصل کرده و یک یکپارچگی جامع در سازمان ایجاد مینماید
ERP یک نرم افزار نیست بلکه یک راه حل Solution است که بوسیله چندین نرم افزار که در زیر مجموعه خود قرار داده است پشتیبانی میشود
1-5- مزایا و کاربردهای ERP
Ø هدف از بکارگیری ERP بهبود و تسریع فرآیندهای کسب و کار سازمان است
Ø یکی از اصول بقا در بازار رقابتی کاهش قیمت تمام شده محصولات با رعایت حفظ سودآوری سازمان می باشد از اینرو سازمانها به جهت نیاز به حفظ سود امکان کاهش قیمت را نداشته و در عمل مجبور به کاهش هزینه های داخلی خواهند شد در چنین شرایطی برنامه ریزی منابع سازمان ERP)) به عنوان یک را حل مطمئن و اصولی میتواند کمک به سزایی در کاهش هزینه های سازمان بنماید که در ذیل به برخی از آنها اشاره میشود
· کاهش هزینه های انبارداری
· کاهش هزینه سفارشها
· کاهش هزینه تولید
· کاهش هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی
· کاهش هزینه حمل و نقل
· کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری (در کارخانه ، خرید زمین ، تجهیزات و ماشین آلات )
· کاهش هزینه ناشی از توقف خط تولید
· کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدها مختلف سازمان
· کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
Ø برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) با ایجاد یکپارچگی بین فرآیندهای کسب و کار ((فرآیندهای کسب و کار شامل سه سطح به شرح فرآیندهای استراتژیک ، فرآیندهای مدیریتی و فرآیندهای عملیاتی میباشد)) و کلیه بخشهای درون و برون سازمانی (مخصوصا سازمانهایی که بواسطه چندین شرکت و یک مدیریت واحد اداره میشوند ) باعث افزایش بهره وری و تسهیل در مدیریت این سازمانها میشود
Ø برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) با ایجاد یکپارچکی با سیستمهای اطلاعاتی خارج از محدوده سازمان امکان پاسحگویی به نیاز مشتریان و تامین کنندگان را به صورت لحظه ایی فراهم میسازد. ( تامین کنندگان میتوانند از آخرین وضعیت مالی ، سفارش گذاری ، وضعیت اقلام ارسالی و .... در هر زمان مطلع گردند)
Ø برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) با نگرشی فرآیندگرا این امکان را برای مدیران و رهبران سازمان ایجاد میکند تا بر اساس اطلاعات جامع یک استراتژی و برنامه ریزی دقیق برای سازمان در نظر بگیرند و بر اساس بازخوردهای حاصله تصمیمات و برنامه ریزی های سازمان را به موقع اصلاح و مدیریت نمایند
Ø برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)بواسطه اتوماسیون نمودن فرآیندها باعث افزایش کاهش زمانهای عملیاتی و کاری و همچنین بهبود فرآیندهای سازمان میشود و نتیجه آن افزایش رضایتمندی مشتریان در تمام فرآیندهای درگیر از لحظه سفارش تا دریافت محصول میشود و این افزایش رضایتمندی فروش و سود بیشتر را برای سازمان به ارمغان می آورد.
Ø برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) سازمان را مجبور به بازنگری دیدگاهها و فرایندهای کسب و کار از طریق به کار گیری مهندسی مجدد (BPR) مینماید که به طور معمول این بازنگری منجر به تغییرات بنیادین و استاندارد شدن فرایندهای سازمان میگردد
Ø برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) با داشتن قابلیت به روزسازی استراتژی‌ها و تکنولوژی ، سازمان را به سمت به‌کارگیری فناوریهای جدیدالکترونیکی همچون انتقال الکترونیکی هزینه EFT)) ، تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI) ، تجارت الکترونیک (EB) ، اینترانت و ... رهنمون میسازد. این قابلیت راه نجات برای سازمانهایی خواهد بود که در اثر پافشاری بر الگوهای قدیمی و سنتی دچار بحران و شکست رقابتی گشته‌اند.
Ø به طور کلیERP با توسعه و بهبود افق دید برنامه‌ریزان سازمان، باعث کاهش هزینه خرید و تدارک مواد ، انبارداری و... میشود، ومشکلاتی را که در زمینه های مدیریت نقدینگی، برنامه ریزی تولید و کنترل موجودیها ، کیفیت ، بهره‌وری، تحویل به موقع ، خدمات مشتری ، فروش ، خدمات پس از فروش ، ارتباطات لحظه ایی با موجودیتهای زنجیره تامین و ... وجود دارد را حذف و یا در سیکل بهبود مستمر قرار میدهد.
2- تاریخچه و سیر تکاملی سیستم ERP
از دیدگاه ERP تاریخچه سیستمهای اطلاعاتی به پنج دوره مختلف تقسیم میگردد که دراین بخش هر دوره را به طور تفصیل مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
2-1- سیستمهای اطلاعاتی دهه 60 ، ( کنترل موجودی)1
سیستمهای اطلاعاتی این دوره در شاخه صنعت (کارخانه ها و مراکز صنعتی) بیشتر شامل اطلاعات مربوط به کنترل موجودی و انبار (Inventory Control) بوده و وظیفه اصلی این نرم افزارها ارائه اطلاعات درباره موجودی لحظه ایی مواد اولیه ، قطعات ، محصول نیمه ساخته و نهایی بود تا سازمانها بتوانند با اتکا بر این اطلاعات برنامه تامین نیازمندیهای مواد و قطعات خود را محاسبه نمایند .در این دوره اطلاعات موجودی اقلام از طریق ثبت اطلاعات ورودیها و خروجیها (ایجاد کاردکس انبار) انجام میگرفت
2-2- سیستمهای اطلاعاتی دهه 70 (برنامه ریزی نیازمندیهای مواد2 ) MRP
با توجه به رشد قابل توجه سازمانها در دهه 70 و افزایش رقابت جهت ماندگاری در بازار کسب و کار ، دیگر اطلاعات مربوط به موجودی اقلام به تنهایی جوابگوی نیازهای کسب کار نبود و سازمانها نیاز به سیستمهائی داشتند که بتواند علاوه بر کنترل موجودی اقلامی که تحت عنوان منابع سازمان شمرده میشد ، عمل برنامه ریزی تامین منابع را نیز به صورت مکانیزه و سیستمی انجام دهد. چرا که فقدان برنامه ریزی دقیق جهت تامین منابع مشکلاتی چون توقف خطوط تولید به دلیل عدم تامین به موقع مواد مصرفی و تاخیر در تعهدات سازمان به مشتری را به دنبال داشت.