تحقیق مقاله بررسی الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر

فصل اول

مقدمه :

با نگاهی دقیق به گستره مدیریت با راحتی می‌توان حضور مؤثر ارتباطات را در تمامی ابعاد آن مشاهده کرد و به جرأت می‌توان گفت که مدیریت فن برقراری ارتباطات است. هر فعالیت و کارکرد مدیریتی مستلزم به کارگیری برخی از اشکال مستقیم یا غیرمستقیم ارتباطات می باشد . مدیران چه برنامه‌ریزی و سازماندهی کنند یا هدایت و رهبری، خود را در ارتباط با دیگران خواهند یافت. تصمیمات مدیریتی و سیاستهای سازمانی به خودی خود مؤثر نخواهند بود مگر این که توسط اشخاصی که مسئول تصویب واجرای  آنها هستند، درک شوند.

ارتباطات مناسب و مؤثر در تغییر سازمانی نقش دارد به علاوه ارتباطات عامل مهمی در انگیزش و رضایت شغلی کارکنان محسوب می‌شود.

ابعاد اصلی فرآیند ارتباطات :

ارتباطات را می‌توان بدین صورت تعریف کرد: تبادل اطلاعات میان فرستنده و گیرنده و چگونگی درک مفهوم اطلاعات ارسال شده، بین افرادی که در این فرآیند دخیل هستند. تحلیل این تبادل نشان می‌دهد ارتباط یک فرآیند دو طرفه است که توالی عوامل مرتبط به هم در آن به وفور به چشم می‌خورد. مدیرانی که این فرآیند را می‌شناسند می توانند علاوه بر طراحی برنامه‌های ارتباطی که متناسب با نیازهای سازمانی است، به تحلیل الگوهای ارتباطی نیز بپردازند.

الگوی فرآیند ادراکی ارتباطات :

برقراری ارتباط کار ساده و پیش پاافتاده‌ای نیست. در واقع، همواره باید به یاد داشته باشیم که فرآیند برقراری ارتباطات به نوعی با  ارتباطات ناموفق عجین شده است. با آگاهی از این مسئله، محققان به بررسی ارتباطات در قالب نوعی از فرآیند اطلاعات اجتماعی پرداخته‌اند که. در آن گیرندگان از طریق اطلاعات پردازش شده به طور قابل درکی به تفسیر پیامها می‌پردازند. این دیدگاه منجر به گسترش الگوی ادراکی ارتباطات گردیده و ارتباط را همچون فرآیندی نشان می‌دهد که در آن گیرندگان، مفاهیم را در ذهنشان پردازش می‌کنند.

1 فرستنده : فرستنده می‌تواند یک فرد، گروه یا سازمان باشد که درصدد است تا با گیرنده خاصی ارتباط برقرار کند. گیرندگان ممکن است افراد، گروهها یا سازمانها باشند.

2 رمزگذاری : فرآیند ارتباط، رسماً زمانی آغاز می‌شود که فرستنده عقیده یا تفکری را رمزگذاری می‌کند. رمزگذاری، تفکرات ذهنی را به شکل یا رمز یا زبانی که بتواند برای سایر افراد هم قابل فهم باشد در می‌آورد. مدیران اغلب از لغات، شماره‌ها، حرکات و اشارات ، علائم غیرکلامی نظیر تصاویر و عکسها برای رمزگذاری استفاده می‌کنند. علاوه براین می توان از روشهای مختلف رمزگذاری برای توصیف عقاید مشابه نیز استفاده کرد.

3 پیام : ثمره رمزگذاری، بوجود آمدن یک پیام است. دو نکته مهم در مورد پیام وجود دارد که باید همواره آن را بخاطر سپرد :

1 پیامها اصولاً در برگیرنده چیزی بیش از آنچه که با چشم قابل رؤیت است می‌باشند، مثلاً پیامی حاوی یک دستور کاری است می‌تواند واکنشهای عاطفی یا احساسی را به دنبال داشته باشد.

2 پیامها باید با کانال مورد استفاده جهت انتقال پیام هماهنگ باشند.

3 انتخاب یک واسطه : مدیران می‌توانند از رسانه‌های ارتباطی گوناگونی برای برقراری ارتباط استفاده کنند .رسانه‌های ارتباطی شامل مکالمات رو در رو، صحبتهای تلفنی، پست الکترونیکی، پست صوتی، کنفرانس ویدئویی، نامه‌ها یا یادداشتهای کتبی، عکسها یا طرحها، جلسات، تابلوهای اعلانات، داده‌های کامپیوتری، جداول یا شکلها می‌شوند .انتخاب رسانه ارتباطی مناسب به عوامل زیادی بستگی دارد از جمله: ماهیت و هدف از پیام، نوع مخاطبان، میزان نزدیکی به مخاطبان، محدودیت‌های زمانی موجود جهت انتشار پیام، اولویتهای فردی، میزان پیچیدگی مشکل و شرایط موجود. تمامی رسانه‌های ارتباطی از مزایا و معایبی بیرخوردار هستند که باید متناسب با شرایط از آنها استفاده کرد.

4 رمزگشایی : رمزگشایی به عبارتی ترجمه یا تفسیر، خاص دریافت کننده از پیام رمزگذاری شده است که شامل ترجمه لفظی، شفاهی و یا جنبه‌های بصری یک پیام می‌باشد.

گیرنده‌ها بر پردازش اطلاعات اجتماعی تکیه می‌کنند تا بتوانند مفهوم یک پیام را در حین رمزگشایی نیز تعیین کنند. رمزگشایی یکی از علل عمده سوء تعبیر در ارتباط میان فرهنگی و بین نژادی محسوب می‌شود زیرا رمزگشایی توسط گیرنده تابع ارزشهای اجتماعی و فرهنگی می‌باشد و ممکن است برای فرستنده این ارزشها قابل درک نباشند.

5 ایجاد مفهوم : الگوی ادراکی ارتباط بر مبنای این عقیده قرارداد که گیرنده مفهوم پیام را در ذهن خود پردازش می‌کند. بنابراین، ‌تعبیر گیرنده از پیام ممکن است با آنچه مدنظر فرستنده است، متفاوت باشد . بدین ترتیب دریافت‌کنندگان پیام، براساس تعبیرات شخصی خود عمل می‌کنند نه براساس تعبیرات و مقاصد فرستندگان پیام.

6 بازخورد : پاسخی که گیرنده در قبال پیام ارائه می‌کند، معمای حلقه بازخورد است . در این مرحله از فرآیند ارتباطات، گیرنده تبدیل به  فرستنده می‌شود، پیام را رمزگذاری کرده وسپس آن را برای فرستنده اصلی ارسال می‌دارد وی نیز این پیام را رمزگشایی و تفسیر می‌کند. همانگونه که در این بحث مشاهده می‌گردد، از بازخورد جهت بررسی نحوه ادراک دریافت کننده از پیام ارسال شده استفاده می‌گردد و به این ترتیب دریافت کننده چگونگی استنباط خود  از پیام فرستنده را به وضوح بیان می‌دارد.

7 اختلال : نشانگر هر آن چیزی است که در انتقال و درک پیام دخالت کرده و برتمام پیوندهای فرآیند ارتباطات اثر می‌گذارد. اختلال شامل عواملی از قبیل اختلال کلام، ارتباطات تلفنی ضعیف ، دست خط ناخوانا. آمارهای اشتباه موجود در یک یادداشت .یا گزارش، بینایی یا شنوایی ضعیف و فاصله فیزیکی موجود میان فرستنده و گیرنده می‌باشد. مدیران از طریق کاهش اختلالات به شیوه‌های گوناگون می‌توانند باعث بهبود و ارتقای ارتباطات شوند.

در پژوهش حاضر نقش ارتباطات در فرآیند مدیریت، تغییر سازمانی، راهبری، مدیریت ، مدیریت استراتژیک و ماهیت سازمان‌های یادگیرنده مورد مطالعه قرار گرفته است و در نهایت الگوهای یک سازمان فرهنگی در ابعاد ارتباطات سازمانی و رهبری استخراج شده است.

1-1) بیان مسئله

در پژوهش حاضر در صدد پاسخ‌گویی به این سوال است که براساس قرائن موجود تجربی و علمی الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر پیرو در سازمان  عقیدتی سیاسی چگونه می‌باشد.

ارتباطات سازمانی به طور وسیع به عنوان پردازش، تعبیر، تفسیر پیام‌ها، اطلاعات، معانی و فعالیت‌های نمادین در درون و در بین سازمان‌ها تعریف می‌شود.

نظریه پردازان کلاسیک سازمان ارتباطات را اسناد مکتوب و اختیار صدور فرمان (وبر 1947)، جریان رو به بالای پیام‌ها و ترغیب کارکنان (تیلور 1947)، جریان افقی اطلاعات (فایول 1949)، گوش دادن و ارتباطات غیررسمی (روتیلزبرگر 1941)،  بازخور و رفتار دایره‌ای (فالت 1941) و تعهدات ناشی از تصمیم (بارنارد 1968) تعریف نموده‌اند.

اما نظریه‌پردازان معاصر  سازمان به ارتباطات به عنوان بر ساخته‌هایی همچون پردازش اطلاعات (گالبرایت 1973)، شبکه‌های اجتماعی (کید 1981) ، هماهنگی (هچ 2004) و مشارکت (لیکرت 1967) می‌نگرند. (فرهنگی 1383 24)

با توجه به ارزیابی ‌های مکرر دفتر فرماندهی کل قوا از نحوه‌ی عملکرد نیروهای مسلح و احراز  رتبه‌ی اول توسط سازمان عقیدتی سیاسی  در عرصه‌های متفاوت فرهنگی در سال‌های پیاپی و با توجه به ناشناخته‌ بودن الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر پیرو در این سازمان پس از تغییر رئیس این سازمان در سال 79 نتایج این تحقیق می‌تواند بعد جدیدی از نقش مؤثر ارتباطات را در سازمان‌های فرهنگی  بگشاید. اهمیت و ویژگی مهم دیگر این تحقیق مطالعه‌ی رهبری از دیدگاه  ارتباط می باشد و این‌که ارتباطات و نقش مهم آن آن‌گونه که باید و شاید در مصوبه‌ی وزیران (برنامه‌ی تحول اداری) و حتی جدول تعیین وضعیت موجود و ترسیم وضعیت مطلوب سازمان مورد توجه قرار نگرفته است.

2-1) اهمیت تحقیق :

با عنایت به ابلاغ برنامه‌های تحول اداری توسط هیأت محترم وزیران به کلیه‌ی وزارت‌خانه‌ها و سازمان‌های دولتی و رویکرد اصلی جشنواره شهید رجایی به برنامه‌های تحول اداری هنگام ارزیابی وزارت‌خانه‌ها و سازمان‌های دولتی و سرمایه‌گذاری میلیاردها ریال در اجرای این برنامه، هرگونه بی‌توجهی و یا حتی کم‌توجهی به الگوی ارتباطات سازمانی و سبک‌های ارتباط رهبر پیرو منجر به شکست و یا کاهش ضریب موفقیت این برنامه خواهد شد. چرا که یکی از موانع اصلی اجرای برنامه‌های تحول «مقاومت در برابر تغییر» می‌باشد که با استفاده از الگوی مناسب ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر پیرو می‌توان مقاومت‌هایی از این دست را کاهش داد و از سوی دیگر با جلب مشارکت فعال کارکنان در فرآیند تصمیم‌سازی، تصمیم‌گیری و اجرای برنامه‌های تحول و در نتیجه سرعت بخشیدن به فرآیند تغییر، مقادیر قابل توجهی در منابع صرفه‌جویی نمود. بدیهی است که در این فرآیند ارتباطات بین اعضاء سازمان با یک دیگر و افراد با سازمان‌ نقش مؤثری در پیشبرد اهداف تحول سازمانی خواهد داشت.

1-3) سؤالات تحقیق :

1 سبک ارتباط رهبر پیرو در سازمان عقیدتی سیاسی چیست؟

2   سبک ارتباطات سازمانی در سازمان عقیدتی سیاسی  چیست؟

3 آیا سبک ارتباط رهبر پیرو با الگوی ارتباطات سازمانی در سازمان موصوف متناسب است؟

اهداف تحقیق :

هدف کلی این تحقیق  بررسی الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر پیرو می باشد .

اهداف فرعی:

1 شناخت و تعریف سبک ارتباط رهبر پیرو با رویکرد ارتباطی

2 طراحی و تبیین الگوی سنجش نظام ارتباطات سازمانی در سازمان‌های غیرانتفاعی (فرهنگی)

3 شناخت و تعریف مقاومت در برابر تغییر با رویکرد ارتباطات سازمانی

4 شناسایی ساز و کار نقش ارتباطات سازمانی درکاهش مقاومت در برابر تغییر

5 شناسایی ساز و کار ونقش سبک ارتباط رهبر پیرو  در کاهش مقاومت و حتی جلب مشارکت کارکنان.

1-4) فرضیه‌های پژوهش :

1 تعیین سبک ارتباط رهبر پیرو در سازمان عقیدتی سیاسی

2  تعیین الگوی ارتباطات سازمانی در سازمان عقیدتی سیاسی .

1-5) تعریف واژگان

1-1-5) ارتباطات :

ارتباطات به‌گونه‌ای وسیع و گسترده (( تسهیم تجارب )) ( Sharing of experiences ) نیز تعریف شده است. ( فرهنگی-1382-6  )

نویسندگان دیگری ، ارتباطات را (( فراگرد تفهیم و تفاهم و تسهیم معنی )) درنظر گرفته‌اند. در این تعریف ارتباطات به‌عنوان فراگرد بکارگرفته شده است زیرا آن را فعالیتی که با کنش ( Action ) ، دگرگونی ( Change ) ، مبادله ( Exchange ) و حرکت ( Movement ) سروکار دارد می‌دانند.

ارتباطات با تفهیم ( Understanding ) سروکار دارد. ارتباط شکل نمی‌گیرد مگر آنکه عمل تفهیم انجام گرفته باشد.

تسهیم با دیگران آن چیزی است که امروز در میان اکثر علمای علوم اجتماعی به‌نام (( ارتباط با دیگران )) ( Interpersonal communication ) شناخته شده است. ( همان- 8 )

هر ارتباطی که پای انسان در آن کشیده شده است ، از چشم‌اندازی ( Perspective ) که انسان از خود دارد شروع می‌شود. (( دین‌بارنلوند )) ، یکی از محققان به‌نام ارتباطات در سالهای اخیر ، این مفهوم را در نگرشی که فرد از (( شش شخص )) دارد بیان می کند ، درواقع او ارتباط میان دو انسان را به شش شخص تعمیم می دهد و آن را به اشکال مختلف به‌گونه‌ای که ذیلاً خواهد آمد درنظر می‌گیرد. این شش شخص از خویشتن آغاز می‌شود و آن این است که شما در مورد خود چه نظری دارید. این بدان معنی است که شما در مورد خود چه می‌اندیشید و در خود چه تواناییهایی سراغ دارید ؟ دوم ، به‌گونه‌ای که شما به دیگری نظر دارید. یعنی شما در مورد شخص مقابل خود که احتمالاً دریافت‌کننده پیام از شما خواهد بود چگونه می‌اندیشید ؟ آیا او را منطقی یا غیرمنطقی درنظر می‌گیرید ؟ آیا معتقد هستید او حرف شما را می‌فهمد یا خیر ؟  بنابراین شما به‌عنوان فرستنده پیام همواره به‌این می‌اندیشید که آن کس که در مقابل شماست کیست؟ سوم ، نظرتان درباره اینکه شخص دیگر به شما چگونه می نگرد. در ارتباط متقابل با دیگری ، همواره به این می‌اندیشیم که طرف مقابل ما چه دید و نظری در مورد ما دارد ؟ آیا او ما را انسانی منطقی می‌داند یا اینکه بر این باور است که ما به‌گونه‌ای منطقی فکر نمی‌کنیم ؟ شکل‌گیری هر یک از موارد فوق ، نوع رابطه و برخورد را با یکدیگر متفاوت می‌سازد. چهارم ، چگونه شخص مقابل به خود می‌نگرد ؟ در فراگرد ارتباطی نگرش فرد مقابل یا دریافت‌کننده پیام ، نسبت به خود نیز بسیار مهم است. اگر او در مورد خود بر این باور است که عملی را نمی‌تواند انجام دهد هرچند شما از قدرت نفوذ کلام بالایی برخوردار باشید و بخواهید او را وادار به انجام آن عمل کنید. تقریباً در بیشتر مواقع محال خواهد بود ، پنجم ، چگونه شخص دیگر یا شخص مقابل به شما می نگرد ؟ اگر او بر این اعتقاد باشد که شما انسانی خیرخواه و توانا و با حسن نیت هستید ، نحوه ارتباط او با شما متفاوت خواهد بود تا اینکه در موردتان چنین فکر کند که شما مردی خشن ، بی‌توجه و نسبت به او با پیش‌داوری منفی می‌باشید. ششم ، شخص دیگر یا شخص مقابل شما می‌اندیشد که شما چگونه به او می اندیشید. بدین معنی که او تصوری را از شما دارد ، که شما در مورد او چه تصوّری دارید و بر این اساس ممکن است بخواهد تصور شما را تقویت کند و یا اینکه برعکس آن را تضعیف و یا دگرگون کند. (( بارنلوند )) بر این اعتقاد است که ، همان‌گونه که ما خود را می‌سازیم ( ‍Construct ) دیگران را نیز از طریق ارتباط با خود ، می‌سازیم. اگر انسان خود ، آدمی کژاندیش و ناپایدار باشد لامحاله با هرکس که در ارتباط باشد، او را به آن‌گونه که خود می اندیشد ، در ذهن متصور می‌سازد.( همان-9 و10 )

کل ادراک ( Perception ) ما ، از یک فراگرد ارتباطی ، به خود ما بستگی دارد. ( همان-10 )

ارتباط با دیگران در بیشتر موارد در شرایط رسمی برگزار می‌شود و شامل((ارتباط چهره‌به‌چهره)) ( Face – to – face communication ) بوده که خود از طریق((کلامی ))

( verbal ) و (( غیرکلامی )) ( Nonverbal communication ) انجام‌شدنی است. در این ارتباط نقش فرستنده و گیرنده پیام ، آن‌طور که بعداً خواهد آمد ، جابه‌جا می‌شود. هرگز یک‌نفر به‌عنوان فرستنده علی‌الدوام و نفر دیگر به‌عنوان شنونده و یا دریافت‌کنند پیام باقی نمی‌ماند. بلکه به‌گونه‌ای مداوم جای آن‌دو با یکدیگر عوض می‌شود. فرستنده پیام می‌شود گیرنده و گیرنده پیام در جای خود ، به فرستنده پیام تبدیل می‌شود. در برخی موارد در این نوع ارتباط برنامه‌ریزی از پیش‌انجام‌گرفته‌ای وجود ندارد و بر اساس شرایط حاکم بر فراگرد ارتباطی ، ارتباط شکل می‌گیرد. ( همان- 14 )

نظریه بسیار جدید و معاصر با ما ، ارتباطات را به‌گونه تعاملی یا میان‌کنشی ( Transaction ) درنظر می‌گیرد که همزمان و ارتجالاً عمل (( رمزگذاری )) و  (( رمزخوانی )) انجام می‌گیرد.

عواملی که مشکلاتی در جهت فرستادن و دریافت‌کردن درست پیام بین (( رمزگذار ))و          (( رمزخوان )) به‌وجود می‌آورند اختلالات ( Nioses ) نامیده می‌شوند. این اختلالات به دو دسته ، (( اختلالات درونی )) ( Internal noises ) و (( اختلالات برونی ))                      ( External noises ) تقسیم می‌شوند. دسته اول بیشتر به اضطرابات ، نگرانیها و عوامل درونی هر یک از دو طرف ارتباط مربوط می‌شود و دسته دوم به عوامل بیرونی مثل سروصدا و نور و غیره بستگی دارد. ( همان- 18 )

مفهوم فراگردی‌بودن ارتباطات خود مبیّن این نکته است که ارتباطات پدیده‌ای پویا                 ( Dynamic ) و مبتنی بر تغییرات یا دگرگونیها ( Changes ) است. ( همان- 19 )

برخی از صاحب‌نظران ارتباطات ، ارتباطات را پدیده‌ای تکاملی ( Evolutionare ) می‌دانند که به‌گونه فراگردی ( Process ) از افراد و نظام اجتماعی ( Social System ) که در آن زیست می‌کنند ، نشأت گرفته و خود به نوبه خود بر آنها تأثیر می‌گذارد.

مفهوم نظام‌‌گرایانه ارتباطات دربرگیرنده پیوستگی و تعامل میان اجزاء و عناصر ارتباطی با یکدیگر است. ( همان- 20 )

هنگامی که می‌گوییم فراگرد ارتباطی مبتنی بر میان‌کنش است ، ما خود‌به‌خود بر این باور گرایش خواهیم داشت که ، این فراگرد بر پویایی رابطه میان انسانها استوار است. ( همان- 23 و 22 )

میان‌کنش ، زمانی رخ می دهد که یک جریان و رابطه داد و ستدی در بین اجزاء آن فراگرد به‌وجود آید. میان‌کنش در ارتباطات عموماً به تبادل پیامها اطلاق می شود که میان دونفر در جریان است که این ، خود ممکن است منتج به تغییر در پیامها شود. ( همان-23 )

فراگرد ارتباطی در محیط شکل می‌گیرد و انجام می‌پذیرد. محیط نه‌تنها به فراگرد ارتباطی و نوع آن تأثیر می‌گذارد ، بلکه به ادراکات ( Perceptions ) ، آنچه بین خود رد و بدل می‌کنیم ، و حتی در سطحی که ارتباط می‌گیریم نیز تأثیر می‌گذارد. ( همان- 27 )

محیط فیزیکی و شرایط اجتماعی که در آن قرار می‌گیریم ، نگرش و رفتار ما را همان‌گونه که دیدیم تغییر می‌دهد و درنتیجه ما با دیگران همواره به‌گونه‌ای متفاوت ارتباط برقرار می‌کنیم. به عبارت دیگر ارتباط ما با دیگران موکول به وضعیت و شرایط حاکم بر ماست.

آن‌گونه که دانشمندان رفتارگرا معتقد‌ند ، انسان بی‌جهت خود را آزاد تصور می‌کند ، در حالی‌که آزادی برای او معنایی ندارد. او تابعی از محیط جغرافیایی ، فرهنگی و اجتماعی خویش است و بی‌آنها ، هستی و رفتار او مبهم و بی‌معنی است. به گفته (( جیمز‌مک‌کراسکی )) ( James McCroskey ) ؛ (( رفتار ارتباطی ما تغییرپذیر است و ما در مورد یک واقعیت ( Reality ) به‌گونه‌های متفاوت عمل می‌کنیم. )) بر این اساس ، واقعیت در نظر ما با توجه به فراگرد ارتباطی ما با دیگران شکل می‌گیرد. واقعیت آن‌چیزی است که از طریق ارتباط با دیگران برای ما پدید آمده است.( همان-29 )