فصل اول : مقدمه
1-2-مقدمه :
تهیه مستندات برای هر اقدامی در همه زمینه ها همواره مفید بوده است . در زمینه تهیه یک سیستم نیز نباید همه چیز در قلب و یاد تهیه کننده باقیمانده و در نهایت در آنجا به فراموشی سپرده شود .سیستمی که دارای مستندات صحیح و اصولی باشد همواره نفرات دیگر با مطالعه مختصر می توانند براحتی ادامه دهنده کار نفر قبل باشند .
و اما در ارتباط با این مستندات لازم است بیان نمایم که بر اساس اطلاع یکی از دوستان در شرکت «لادن» که کار حسابداری آنان بطور دستی انجام می شد و مشکلاتی در این زمینه نیز داشتند تصمیم گرفتیم که به اتفاق موضوع را بررسی و در صورت امکان نسبت به تهیه سیستم مورد نیاز آنان اقدام نمائیم . لذا پس از چند تماس تلفنی و هماهنگی لازم مراجعات متعددی به شرکت مزبور داشته و در نهایت اقدام به تهیه سیستم بشکلی که در صفحات آتی نوشته و شرح داده شده است نمودیم .
فصل دوم : شناخت سیستم موجود
2-1-قبل از محاسبه
ما در تاریخ 14/8/84 به کارخانه روغن نباتی لادن رفتیم. البته با هماهنگی قبلی که توسط یک آشنا انجام شده بود ما به آنجا رفتیم. البته قبل از مصاحبه ما با صحبت کردن با کارکنان شرکت سعی کردیم با خصوصیات اخلاقی مدیریت محترم آشنا شویم و همچنین سؤالاتی که مد نظر ما بود را طرح کردیم و سعی کردیم در طراحی سؤالات از سؤالاتی استفاده کنیم که ما را به هدف برساند تا جایی که توانستیم سعی کردیم از سؤالاتی که مربوط به ما نمی شود خودداری کنیم که مبادا مدیریت در هنگام مصاحبه از ما رنجوده خاطر شود.در هنگام مصاحبه ما با ظاهر آراسته و با خواندن سؤالات از قبل آماده شده به شرکت رفتیم و سؤالات را طبق اصول مصاحبه از سؤالات اسان شروع کردیم و سعی کردیم جناب آقای رئیس را خسته نکنیم. ایشان تا جایی که سعی داشت یا به طور ناخداگاه مصاحبه را از آنچه را که هدف بود با سؤالات خود در مقابل سؤالات ما دور می ساخت و دیگر مشکلات شرکت را جهت مکانیزه کردن با ما طرح سعی کردیم طبق گفتار استاد تمام مراحل مصاحبه را یادداشت برداری و ضبط کنیم که مبادا بعداً دچار مشکل شویم.
2-2-بعد از مصاحبه
بعد از انجام مصاحبه و بدست آوردن پاسخ سؤالات خود را با دوستان به گفتگو نشستیم و انتظارات شرکت را در مکانیزه کردن آن و توانایی خود مورد بررسی قرار دادیم. که آیا می توانیم انتظارات شرکت را برطرف کنیم که ما موفق به انجام این کار شدیم و طبق اصول مکانیزیون شروع به کار کردیم و بعد از اخذ قرار داد و گرفتن قسمتی از مبلغ قرارداد شروع به کار کردیم.
2-3-شرح و وضعیت سیستم موجود :
سیستم موجود شرکت همانگونه که بیان شد یک سیستم دستی بود که با مشکلات زیادی مواجه بود . تعداد نفرات نسبتاً زیاد و اشتباهات متعدد که بعضاً برای پیدا کردن و رفع یک مشکل روزها وقت صرف می شد این مشکلات از ناخوانا بودن اعداد نوشته شده توسط کارمندان گرفته تا گزارشات غلط و نامنظم ادامه داشت .
2-4-شرح فعالیت افراد و امکانات موجود :
بخش مالی شرکت سه اتاق داشت شامل یک نفر رئیس امور مالی یک نفر رئیس حسابداری و 6 نفر کارمند حسابداری بود که همواره کارهای آنان عقب افتاده بود و به روایت یکی از همان کارمندان روزهای آخر تیرماه که می بایست حسابهای سال قبل بسته شود چیزی شبیه روزها و شبهای خاصی است که مرخصی ها لغو و تا دیروقت کارمندان مشغول کار بودند و حتی فرصت حمام رفتن و خواب و استراحت را هم نداشتند .
2-5-مشکلات و نیازمندی های سیستم موجود :
فکر می کنم تنها قسمتی که راجع به آن هرچه گفته شود کم است این قسمت می باشد ولی اگر بخواهیم جمع بندی کنیم مشکلات شامل موارد زیر می باشند :
الف-نامرتب بودن و عدم اطمینان از صحت محاسبات و اسناد و مدارک مالی .
ب-بکارگیری انرژی نیروی کار و هزینه زیاد برای پرسنل مالی
ج-برخوردهای نامطلوب که بین مسئولین شرکت و کارکنان مالی غالباً پیش می آمد و همواره روحیه پرسنل بدلیل اشکالات متعدد و عقب بودن کارها و فعالیت بیش از حد آنان بد و نامطلوب بود .
د-عقب بودن کارهای جاری و ملزم نبودن کارمندان به رعایت برخی از اصول و قواعد کاری
فصل سوم : امکان سنجی
3-1-راه حل و چگونگی روش پیشنهادی :
پیشنهاد کننده تهیه نرم افزار رئیس امور مالی بود که به تایید مدیر عامل شرکت نیز رسیده بود و کار بررسیهای اولیه از آبان سال 84 آغاز گردید و پس از انجام مرحله شناخت سیستم موجود که حدود یک ماه طول کشید (و طی 8 جلسه مراجعه به شرکت) گزارش به مدیریت شرکت ارائه نمودیم و در آن راه حل و روش پیشنهادی ما طراحی و تهیه یک نرم افزار و تبعیت شرکت از گردش کار مورد نیاز سیستم بود . در سیستم پیشنهادی ما که خیلی ساده نیز در نظر گرفته شده بود موظف بودند اسناد مالی را مرتب و پشت سرهم وارد سیستم نمائید و گزارشات تفصیلی ، معین و کل را خود سیستم چاپ می نمود . اشکالات اسناد باید بموقع برطرف می گردید تا بتوانند سند بعدی را وارد کامپیوتر نمایند و همچنین دیگر نیاز به نوشتن دفاتر کل و معین نداشتند .
3-2-معایب و محاسن سیستم جدید :
سیستم جدید محاسن متعددی داشت و یا به روایتی دیگر کلیه مشکلات مورد نظر آنان را پاسخگو بود ولی معایبی هم داشت که مثلاً کارکنان موظف می شدند آموزشهایی در زمینه کارکردن با سیستم جدید پیدا نمایند و از طرفی تعدادی نیز بیکار می شدند که در گفتگویی که با مدیریت شرکت بعمل آمد هماهنگ شد در پایان یک دوره آموزش کامپیوتر و نحوه کار با سیستم برای پرسنل گذاشته شوند و کسانی که تمایل ندارند در بخش دیگری از شرکت که شدیداً با کمبود پرسنل مواجه بودند بکار گرفته شوند . همچنین ضرورت داشت که کارها قانونمند انجام گردد .
فصل چهارم : تجزیه و تحلیل و طراحی
4-1-شرح و مشخصات سیستم پیشنهادی
سیستم پیشنهادی ما که شرح کامل و مفصل آن در صفحات بعدی آمده است یک سیستم مکانیزه خواهد بود که ضرورت دارد اسناد حسابداری توسط آن به کامپیوتر داده شود و در نهایت گردشی و تراز حسابها توسط سیستم گرفته شده و ارائه گردد و در صورت نیاز کاربر گردش و تراز بر روی چاپگر نیز چاپ گردد جزئیات و چگونگی این سیستم و همچنین روش پیاده سازی آن در صفحات بعدی به تفصیل بیان شده است .
4-2-توضیح نمودار CPM
در نمودار CPM همان طور که مشاهده می کنید هیچ گونه مسیر بحرانی وجود ندارد و کار آسانی را در پیش گرفتیم که مسیر بحرانی نداشت این یکی از خوبی های این پروژه بود. وگرنه ما باید یک مسیر طولانی را به دو مسیر کوتاه تقسیم می کردیم و یک نفر به عنوان تحلیلگر اضافی استخدام می کردیم که همه اینها خود مشکلاتی را نیز در بر داشت و هزینه را نیز بالا می برد.