پروژه مالی انبارداری

تعریف انبار

امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایتبخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی – صنتعی یا مواد اولیه برای ساخت محصولات ، کالای نیمه ساخته ( کالای در جریان ساخت ) ، محصول ساخته شده ، مواد و لوازم مصرفی ،‌قطعات یدکی ماشین الات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می شود آنهم براساس سیستم صحیح طبقه بندی.

جایگاه انبار :

سازماندهی سازمانهای مختلف بنابر نیازهای آنها متفاوت است . گاه در بعضی از موسسات انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد ، قطعات ، محصولات ، ضایعات و … قرار دارد . در سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی معمولا واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری است انجام وظیفه ‌می‌نماید .

اهداف و وظایف انبارها :

هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه بخش خصوصی ، تامین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است .

 انبارداری عبارتست از کلیه فعالیت های مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه ریزی و سازماندهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبارها را می توان به شرح زیر بازگو نمود :

1) برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز شده .

2) همکاری و مساعدت در خرید و تامین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده .

3) نگهداری کالا در انبار بنحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری ، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی وقفه و مرغوب و صرفه جویی و کاهش هزینه های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت ( سازمان ) را تقویت می نماید اجرای قوانین و دستورالعمل های سازمان در کلیه امور خصوصاً انبارداری که جنبه مالی دارد لازم الاجراست و عدول از آن کیفر بهمراه دارد . گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنیای صنعتی امروز موجبات کندی کار را فراهم می نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن همواره باید تلاش نمود.

انواع انبارها :

انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه سرعت زیر می‌باشند :

1) انبارهای پوشیده : که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل کامل می‌باشد .

2) انبارهای سر پوشیده یا هانگارد : این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است .این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگاهداری ماشین و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد .

3) انبارهای باز یا محوطه : این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگاهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد .

انبارها را از نظر نوع موادی که آن نگهداری می توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود . مثل انبار قطعات یا انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا انبار ضایعات یا …

از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می‌آید . انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می شود به انبار کالاهای معمولی ،‌قابل اشعال یا انفجار ، فاسد شدنی ، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله ای تقسیم می شود و از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یا انبارهای توزیع محلی یا ناحیه ای یا انبارهای کارخانه های صنعتی تقسیم می شود و ممکنست دسته بندی های دیگری را نیز از انبارها بعمل آورد که در زمره سایر روشها می توان آنها را بررسی نمود .

انواع موجودیهای انبارها :

1) مواد اولیه : برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است البته مواد اولیه ممکنست مواد خام و طبیعی نباشد بلکه محصول ساخته شده در یک کارخانه ممکنست ماده اولیه کارخانه دیگر باشد مثل نخ که محصول نهایی کارخانه نخ ریسی است اما ماده اولیه پارچه بافی است و پارچه نیز خود ماده اولیه کارخانجات و لباسدوزیهاست .

2) کالاهای نیمه ساخته ( کالای در جریان ساخت ) : که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه های سرباز ساخت می باشد ..

3) کالای ساخته شده : کالای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکنست تهیه شده یا ساخته شده باشند.

4) اجناس خریدار ی شده جهت فروش : که در موسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می خورد .

5) مواد و لوازم مصرفی : که در تولید غیر مستقیم موثرند مثل گریس ، روغن ، ملزومات و غیره …

6) قطعات یدکی ماشین آلات : که جهت تعمیر ماشین آلات و دستگاهها بکار می‌روند .

7) ابزار آلات : که ابزار کارگاهها برای تولید محصول می باشد .

8) اجناس اسقاطی : اجناسی هستند که مستهلک شده و غیر قابل استفاده اند و معمولا به مزایده گذاشته می شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می گیرند.

موجودیهای مذکور باید در انبارها با نظم ، و طبقه بندی و جاگذاری و کد گذاریهای مناسبی قرار بگیرند.

سیستم انبارداری و مزیتهای آن :

سیستم مجموعه ای از اجزاء و عناصرست که با هم دارای ارتباط متقابلی می باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیر از برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزا خود دارد .

وجود این کلیت با ویژگیهای خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می سازد که اهم این مزایا عبارتند از :

1) شناسایی کالاهای موجود در انبار بنحوی آسانتر و دسترسی راحتتر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .

2) تشکیل فایلهای اطلاعاتی دقیقتر در بخشهای مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم گیریهای مدیریت.

3) دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخشهای موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها .

4) رفع اشکال ناشی از اتکا سیستم و موسسه به افراد معین در صورتیکه فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیتهای سیستم را برعهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیتها و روابط سیستم اطلاع حاصل می‌نماید.

5) ایجاد اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخشها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم گیری بجا و بموقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.

6) ایجاد کنترلهای دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودیهای انبار و بررسی و رفع مغایرت احتمالی .

7) کاهش هزینه های مصرف بدون مواد یا سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد ، رفت و آمدهای زیاد و پیش بینی های غلط بعلت نداشتن اطلاعات صحیح و بموقع هزینه های دیگر .

8) پایه و اساسی جهت سیستم حسابداری صنعتی می گردد اگر سیستم نگهداری و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود .

9) تاثیر روحی ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین ازمیزان دقیق موجودیها و کاهش یا حذف احتمال سو استفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها .

اگر سیستم مناسبی را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی ننمود مشکلاتی گریبانگیر ما می شود که اهم آنها عبارتند از :

- کمبود فضا چرا که کالاها خوب چیده نشده و محلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً در نظر گرفته نشده است .

- جابجایی اضافی ناشی از عدم وجوود نظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف کنندگان صدمه دیدن کالاها.

- تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی های حین کار و کاهش راندمان کاری مسئول انبار ، راننده تجهیزات ، کارگر تولید ، سرکارگر ، مدیر تولید ، و یا حتی مدیران رده های بالاتر سازمان.

- وابستگی سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی ( موجودی برداری ) بعلت نامرتب بودن انبارها .

- صنایع شدن مواد و محصول ، بعلت عدم توجه به مسایل ایمنی ، نحوه استقرار کالا ، حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا که حتی می تواند موجب بروز خسارت مادی و جانی برای موسسه شود.

اگر سیستم انبار صحیح بنا شود تمام بخشهای دیگر براحتی با انبار ارتباط اطلاعاتی و موجودی خواهند داشت اهم واحدهای درگیر با انبار عبارتند از : تولید ، حسابداری صنعتی ، نگهداری و تعمیرات ، فروش ، بازرسی ، تدارکات ، برنامه ریزی ، حسابداری مالی که ارتباطی سیستماتیک با انبار دارند.

وظایف انباردار :

1) تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان ، رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک اولیه .

2) صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی.

3) مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت ،‌صدمه ، ضایعه ،‌حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام در انبار.

4) پیش بینی ، برنامه ریزی و کنترل مواد انبار و انجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت و کالاهای آن و سیاست موسسه .

5) تهیه گزارشات لازم در خصوص ضایعات ، موجودیها و نظریات اصلاحی و سایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .

6)صدور قبض انبار ( برگ رسید جنس به انبار ) پس از دریافت کالا و حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی و فرمهای مرجوعی در صورت برگشت کالا و سایر فرمهای مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و کارتهای مربوطه .

7) بایگانی اسناد و مدارک مربوط به انبار و تعبیه یک کارت برای هر یک از اقلام انبار .

وظایف مدیر انبارها :

1) توصیه و پیشنهاد روشهای انبارداری و اصلاحی دیگر .

2) اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.

3) نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق روسای واحدهای تابعه

4) تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شوند.

5) نگهداری مدرک مربوط به موجودیهای واقعی کالاها در موسسه .

6) مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودیهای انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر مخاطرات احتمالی .

7) اجرای بودجه مصوب انبارها.

8) مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظیم برنامه های آموزشی آنان.

9) مراقبت در ارسال گزارشهای ماهیانه انبارها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری

وظایف رئیس یا متصدی انبار :

!) حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می باشد و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی .

2) اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.

3) تشخیص و تعیین اشیا اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن .

4) مراقبت در اینکه موجودیهای انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهای انبار کمتر نشده تجاوز نکند.

5) تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس بنحویکه از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید.

6) انجام عملیات صحیح در مورد صدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواستهای مصوب در مواقع لزوم انجام شود.

طراحی و برنامه ریزی تامین کالا :

برنامه اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند محوله را بنحو احسن بمرحله اجرا در آورد و از خرید کالاهای زاید و بلامصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کمبود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود . مدیران و مسئولین کلیه قسمتهای سازمان با همکاری مسئولین قسمت های خرید و انبارها ، با برنامه ریزی صحیح و تحقیقات و محاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورد نموده و با ایجاد سیستم صحیح ، از خریدهای بی رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید . بطور کلی برنامه ریزی تامین کالا ، متناسب با سیستم کار سازمان ، موقعیت جغرافیایی ،‌امکانات مالی ،‌فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و … باید طراحی و به مرحله اجرا در آید . ارائه طرحی بی چون و چرا که در کلیه سازمانها قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون بصلاح هم نخواهد بود . اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این مهم یاری نمود :

1) تعیین انواع کالاهای مورد نیاز سازمان :

در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی مورد نیاز است ؟ برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات و مراحل ذیل را بمرحله اجرا در آورد :

الف) قسمتهای مختلف سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق بقسمت تدارکات ارسال می دارند.

ب) قسمت تدارکات لیستهای ارسالی از قسمتهای مختلف را دقیقاً بررسی نموده و کالاهای مشترک المصرف و یا ملزومات عمومی را بصورت فهرستی تنظیم و ثبت می نماید.

ج) سپس کالاهای اختصاصی قسمتهای مختلف سازمان مشخص و بنام قسمت درخواست کننده بصورت کلی کالاهای مورد نیاز اضافه می شود . بدین ترتیب اسامی کلیه نیازها با ذکر قسمتهای مصرف کننده آن مهیا می شود.

2) استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان :

در اجرای این اصل مشخصات فنی و میزان ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف ، مناسبترین نوع یا مارک هر یک از کالاها را معین می نمایند . مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارکهای غیر مجاز خودداری نمایند.

3) تعیین مقدار هر یک از اقلام کالاها :

مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولویت کالاها تهیه می شوند.

4) شناسایی منابع خرید و تامین کالا :

 جهت حصول اطمینان از دقت و سرعت در خرید و عدم ایجاد وقفه و تامین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگی های معتبر فروش را مشخص کرد این موسسات و نمایندگی ها ممکنست در داخل یا خارج کشور باشند.

همچنین بررسی امکانات تهیه و تولید بعضی از کالاها با امکانات سازمان موجبات خود کفایی تقریبی را فراهم می آورد لذا علاوه بر صرفه جویی در قیمت خرید و حمل و نقل ، موجب افزایش مهارت کارکنان شده و نگرانی کمبود و یا نبود این کالاها در بازار تا حدودی مرتفع خواهد شد . منبع دیگر تامین کالا ، وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در سایر انبارهای سازمان است و لازمست انبارها از این لحاظ دائماً بررسی شوند تا در صورت احتیاج به قسمت های نیازمند دیگر انتقال و یا در صورت عدم نیاز بفروش برسند تا از رکورد سرمایه و فرسایش کالاها در انبار ها جلوگیری شود .

بطور خلاصه منظور از طراحی و برنامه ریزی خرید و تامین کالا اینست که مشخص نمائیم:

الف) به چه کالا ( کالاهایی ) نیاز داریم ؟

ب) این کالاها با چه مدارک و مشخصاتی باشند ؟

ج) از هر قلم کالا چه مقدار احتیاج داریم ؟

د) این کالاها را از کجا خریداری و تامین نمائیم ؟

ه) چه فضایی و در چه زمانی برای کالا در نظر بگیریم ؟

انواع طبقه‌بندی کالاها:

(1) طبقه‌بندی کردن کالاهای مورد نیاز سازمان.

(2) طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار.

(3) طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد

(4) طبقه‌بندی کالاها بر اساس طرحها و برنامه‌ها.

(5) طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.

در نوع اول طبقه‌بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروههای عمده تقسیم و هر گروه را در انباری با توجه به عملیات و فعالیتها قرار داده و آن انبار را به همان نام می‌نامند مثل انبار مصالح ساختمانی، قطعات یدکی، برق، لوازم اداری و نوشت افزار و انبار اختصاص داده و سپس از نظر و روغن آلات و ... در روش دوم یک ای دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص دده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربرد و میزان مصرف و امکانات نگهداری و ... آنرا به گروههای فرعی تقسیم می‌نمایند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختمانی بعنوان گروهی اصلی بگروههای فرعی آهن آلات،لوزام بهداشتی، لوازم برقی، لوازم لوله‌کشی، ابزار ساختمانی، مصالح ساختمان، لوازم تزئینی و ... تقسیم و رده‌بندی میگردد. در ورش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کلیه این کالاها را بمقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می‌دهند در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمانبندی اجرای هر برنامه کالاهای مورد نیاز آن مرحله را در یک گروه قرار میدهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمین مقدار ذخیره معادن نفت، جهت حفاری چاهها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به یکی از پالایشگاههای کشور ابتدا کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌کشی و انتقال نفت را تحویل داده و هر مرحله یک گروه را تشکیل می‌دهد. اما روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه موسسات صنعتی دولتی و خصوصی باجرا در می‌آید. به طبقه‌بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و تولیدات کشور طبقه‌بندی ملی یا استاندارد گویند. که مورد قبول و استفاده کلیه موسسات تولیدی قرار میگیرد. این طبقه‌بندی در سه گروه عمده و اصلی و چند گروه فرعی از هر گروه اصلی انجام میشود.