پروژه مدیریت
مقدمه:
در جهان پیچیده، افراد مجبورند از عهده مسائلی برآیند که فراتر از منابع تحت اختیار آنها است. در چنین شرایطی چیزی که به آن نیاز دارند، شیوه پیچیده تفکر نیست، بلکه چارچوبی است که آنها را قادر می‌سازد به مسائل پیچیده به شیوه‌ای ساده بیاندیشند. پیچیدگی شرایط محیطی و تعدد و تنوع عوامل تأثیرگذار داخلی و خارجی در حوزه‌های تصمیمگیری، شرایطی بغرنج و توأم با عدم اطمینان فراهم آورده است که تصمیم گیرنده را با ریسک و ترس از اتخاذ تصمیم نادرست مواجه می‌سازد.
تصیمم سازی تحت شرایط ریسک و عدم اطمینان، یکی از مهم‌ترین وظائف مدیر است ولی اغلب در مواقع تصمیم‌سازی با کمبود اطلاعات و زمان مواجه هست، تصمیماتی که مدیران می‌گیرند می‌تواند موجب رشد، رونق یا ورشکستگی شرکت شود. معمولاً تصمیم باید در شرایطی گرفته شود که عوامل پیوسته در حال تغییرند، اطلاعات چندان روشن نیست و دیدگاهها متناقض هستند مدیران باید پیوسته در صدد راههای تازه برآیند و چاره‌ای بیندیشند. در بعضی مواقع تأخیر در تصمیمگیری خطر بیشتری از ریسک اولیه دارد.
صاحب نظران تصمیمگیری را قلب مدیریت تلقی می‌کنند و معتقدند که تمام کارکردهای مدیریت را می‌توان برحسب فراگرد تصمیمگیری تشریح نمود. تخصیص منابع، شبکه ارتباطی، روابط رسمی و غیررسمی و تحقق هدفهای سازمان به وسیله مکانیزم‌های تصمیمگیری کنترل می‌شوند. از این رو، تصمیمگیری به منزله کلید فهم پیچیدگیهای سازمان و عملکردهای مدیریت است. در مدیریت اساس اقدامات و شکل‌گیری فعل و انفعالات تصمیمات است و به تعبیری همه اقدامات آمیخته با تصمیمگیری است. مدیریت جوهر‌ه‌اش تصمیمگیری است و جوهره تصمیمگیری اراده انسانی است. تصمیمات در طول خط‌مشی و مبتنی بر آن هستند و هر تصمیمی باید بوسیله خط‌مشی حمایت شود و اگر حمایت نشود آن تصمیم ناقص خط‌مشی است یا آن را بر نگرفته است.
مفهوم تصمیمگیری و اهمیت آن:
تصمیم عبارت است از قضاوت یا انتخاب میان دو یا چند راه حل مختلف که به اشکال نامحدود و در شرایط مختلف انجام میگیرد. تصمیم‌سازی فرآیند تشخیص مسائل و فرصت‌ها و حل آنها میباشد بطوریکه از طریق آن فرآیند ایجاد دو بررسی گزینه‌ها و انتخاب صورت می‌پذیرد. بنابراین می‌توان می‌گفت که تصمیم‌سازی فرآیندی است آگاهانه و مبتنی بر خلاقیت و هوش انسانی که به مدد دانش و تجربه و بصیرت محقق می‌شود. ذهن انسان می‌تواند به هر چیزی که برایش قابل درک باشد و آنرا باور داشته باشد دست یابد.
تصمیمگیری شامل دو مرحله اصلی است مرحله شناسایی مسئله و مرحله حل مسائل، به طوری که سازمان در هر زمان درصدد اجرای دو مرحله بمنظور ارائه راهحلهای مختلف میباشد. تصمیمات تحت تأثیر عوامل متعددی قرار دارد عمده‌ترین آنها عبارتند: موضوع تصمیم، زمان و پیچیدگی متغیرها، طراحی و ساختار سازمان، پیچیدگی محیطی، تعدد و تنوع عوامل تأثیرگذار داخلی و خارجی و میزان اطلاعات، ضمناً تصمیمگیری می‌تواند توسط کارشناسان، مدیران، و تیم‌ها اتخاذ شوند.
محیطی که امروزه مدیران باید در آن به تصمیمگیری بپردازند به دلایل متعددی سخت و دشوار شده است که از جمله اصلی‌ترین عوامل مؤثر در آن: تعدد عوامل تأثیرگذار در فضای تصمیمگیری، تنوع گزینه‌ها و راهکارهای در دسترس، افزایش ریسک و یا هزینه اتخاذ تصمیمات نادرست، تخصصی شدن موضوعات، زمان اتخاذ تصمیم و پیش‌بینی عواقب تصمیم می‌باشند. برای گرفتن تصمیمات مهم، اطلاعات باید در سطح سازمان موجود باشد نه فقط در حد یک نفر، ضمن اینکه با داده‌های متناسب و کافی و صحیح می‌توان تصمیمگیری صحیح‌تر نیز اتخاذ نمود. هر تصمیمی با یک ایده آغاز می‌شود و چون توانایی در خلق ایده‌های ناب محدود است پس تصمیمگیری نیز می‌تواند توأم با خلاقیت باشد.
بین کیفیت تصمیم و زمان رابطه مستقیمی وجود دارد بطوریکه هر چقدر زمان بیشتر در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار گیرد کیفیت تصمیم نیز افزایش می‌یابد البته همانگونه در نمودار (1) ملاحظه می‌گردد در مواردیکه زمان کم‌جهت انتخاب راهکارهایی وجود دارد معمولاً تصمیم بصورت فردی اتخاذ می‌گردد و به تبع آن کیفیت آن نیز پایین میباشد. و هر چه از افکار و اطلاعات دیگران بیشتر استفاده گردد بلحاظ برخوردار شدن از اطلاعات جمعی، کیفیت نیز افزایش می‌یابد.
انسان در هر لحظه از زندگی شخصی و شغلی خود در حال تصمیمگیری است. گاهی اوقات این کار چنان عادی و روزمره می‌شود که فرآیند تصمیمگیری به شکل ناخودآگاه انجام میگیرد و گاه قضاوت و اخذ تصمیم نهایی در مورد یک موضوع چنان دشوار می‌نماید که ساعت‌ها و حتی روزها فکر و ذهن ما را درگیر می‌کند. آنچه مسلم است، تصمیمگیری درست مستلزم داشتن اطلاعات درست است اما راه به دست آوردن اطلاعات درست کدام است؟ چه اطلاعاتی برای تصمیمگیری لازم است و چگونه می‌توان از طریق مشارکت تصمیم بهتر و دقیق‌تر اخذ نمود و … اینها مواردی است که فرد به هنگام اخذ تصمیمات در امور شخصی و حرفه‌ای خود به دقت باید در مورد آنها فکر کند.
منابع و فرصت‌ها محدودند و شایسته نیست که با اخذ تصمیمات نادرست آنها را به هدر دهیم. کلیه افراد شاغل در سازمانها و بویژه مدیران باید همواره این محدودیت را مدنظر داشته باشند و از طریق آشنا شدن با فرآیند تصمیمگیری و کسب مهارت در اجرای مراحل مختلف آن، تا آنجا که ممکن است ضریب خط را در تصمیمات خود کاهش دهند. نباید فراموش کرد که گاهی اوقات مسند تصمیمگیری به نوعی مسند قضاوت تبدیل می‌شود و قضاوت کاری بس دشوار و پر مسئولیت میباشد.
خط و مشی بیانگر بینش است و اتخاذ تصمیم فرآیندی کنشی و واکنشی بر پایه خط مشی، تصمیم در راستا و در طول خط مشی ترسیم شده اتخاذ می‌شوند. در درجه‌بندی تصمیم‌گیریها چنانچه خط‌مشی گذاری مفهوم تصمیمگیری بنیانی یا اولیه را داشته باشد اتخاذ تصمیمات جاری که در راستای آن انجام میگیرد از جمله جایگاه و رتبه، تصمیمگیری ثانویه تلقی می‌گردد. رابطه بین تصمیمات اولیه و ثانویه رابطه تأیید و حمایت متقابل است. به این معنا که تصمیمگیری باید پشتیبان خط‌مشی و برعکس خط‌مشی باید تأییدکننده تصمیم باشد. ارزیابی هر تصمیم اولیه و ثانویه نیز به منظور اطمینان از همین امر صورت می‌پذیرد، زیرا خط مشی‌گذاری زیاد قابل تکرار نیست.
عوامل اصلی تصمیمگیری:
عوامل اصلی در تصمیمگیری عبارتند از:
تشخیص مسأله
تشخیص راهحلهای مربوطه
تشخیص و انتخاب بهترین راه حل
ویژگی مشترک در عوامل سه‌گانه تصمیمگیری همان شناخت و تشخیص است که ریشه در معرفت و سطح آگاهی تصمیم گیرنده در شرایط و تسلط او بر مسائل دارد. در تشخیص مسأله باید هدف روشنی را تعقیب نموده، از نیازهای واقعی سازمان آگاه شد. جهت تشخیص راه‌حلها می‌بایست مفهوم روشنی از فعل و انفعالاتی که در آینده انجام خواهد شد داشته باشیم و آنگاه از میان راه حل‌های موجود بهترین راه‌حل را متناسب با امکانات انتخاب نمائیم.
احاطه انسان بر متغیرها عامل تفکیک آنها از لحاظ کنترل‌پذیری یا عدم کنترل‌پذیری است. در مرحله‌ای ممکن است وضعیت متغیرها از نظر قابل کنترل یا غیرقابل کنترل بودن تغییر کند و این در صورتی است که میزان تسلط و احاطه انسان بر موضوع تغییر نماید. بنابراین ممکن است متغیری براساس میزان توانمندی و احاطه، برای یک سازمان قابل کنترل و برای سازمان دیگر غیرقابل کنترل باشد.
متغیرها از لحاظ زمانی در دو مرحله زمانی جداگانه بر تصمیمات تأثیر می‌گذارند:
در موقعیت انجام مطالعات و جمعآوری اطلاعات که تأثیر متقابل قبل از اتخاذ تصمیم است و متغیر در نوع تصمیم دخالت دارد.
دخالت متغیرها به شکل حمایت و تقویت یا تزاحم که تصمیم اتخاذ شده را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
تقسیم‌بندی دیگر از متغیر به صورت قابل پیش‌بینی و غیرقابل پیش‌بینی تقسیم می‌شوند. هر متغیر قابل کنترل یا غیرقابل کنترل ممکن است قابل پیش‌بینی باشد یا غیرقابل پیش‌بینی. متغیرهای قابل کنترل معمولاً جزء عوامل داخلی و درونی سازمان محسوب می‌شوند و متغیرهای غیرقابل پیش‌بینی بیشتر جزء عوامل محیطی هستند که سازمان در آن قرار دارد.
متغیرهای قابل کنترل:
متغیرهای قابل کنترل بیشتر بر عواملی دلالت دارند که مستقیم می‌تواند بر آنها اشراف داشته باشد از جمله:
ظرفیت (انسانی، مکانی، تکنولوژی). در طراحی ظرفیت تصمیم‌گیرنده ظرفیت هر یک از عوامل انسانی، مکانی و تکنولوژی را پیش‌بینی و کنترل می‌کند.
تنظیم نسبت عوامل مالی و پشتیبانی و تولیدی و خدمات. از آنجا که تصمیم‌گیرندگان فرآیند و خدمات را براساس طرحهای مربوط قبلاً بررسی و پیش‌بینی می‌کنند قابلیت کنترل آنها در سیستم وجود دارد.
ساختار سازمان به دلیل احاطه مدیریت بر سیستم، طراحی ساختار و هر گونه تغییر در آن قابل کنترل است.
تغییر در برنامه متأثر از دگرگونی در نحوه هدایت سازمان و برعکس. جایگزینی برنامه‌ها و تغییر در اجزای هر برنامه تحت کنترل تصمیم گیرنده است. نحوه هدایت عملیات سیستم براساس تغییرات برنامه نیز قابلیت کنترل دارد.
فرآیند اجرایی. عمدتاً هر یک از منابع انسانی بلحاظ توانائیهای خاص در انجام وظائف‌شان، جایگاه خاصی را در فرآیند دارند. مجموعه توانائیهای کارکنان که مبنای کارکرد آنها است، عوامل درونی و جوهره اصلی فرآیند اجرایی در سیستم است. تغییر و دگرگونی در هر بخش از فرآیند عملاً متأثر از این توانائیها و قابل سنجش، هدایت و کنترل توسط تصمیم گیرنده است.
متغیرهای غیرقابل کنترل:
متغیرهای غیرقابل کنترل از نظارت درونی سیستم خارج بوده، حالت فراسیستمی دارد و توجه به آنها و نیز انجام برآوردهای احتمالی برای منبع تصمیم‌گیرنده بیش از متغیرهای قابل کنترل لازم است. برخی از متغیرهای غیرقابل کنترل عبارتند از:
متغیرهای طبیعی. این متغیرها ناشی از تحولات و دگرگونیهای طبیعی و زیست‌محیطی است.
عوامل روانی و اجتماعی. متغیرهای قابل پیش‌بینی یا غیرقابل پیش‌بینی‌اند که در هر صورت سازمان بر آنها کنترلی ندارد دگرگونیهای بافت جمعیتی و گرایش‌های مختلف که بوجودآورنده روابط اجتماعی و جو روانی خاصی در جامعه است جزء متغیرهای مؤثر بر سیستم محسوب می‌شود و سیستم باید با در نظر گرفتن شرایط ذکر شده، عکس‌العمل‌های مؤثر در قبال آنها را برای تداوم بقای خود تدبیر نماید.
جریان فراگیر علمی و فن‌آورانه احاطه کننده سازمانی. افزایش دامنه علوم و فن‌آوری به دور از کنترل سیستم و مستقل از تأثیرات جزئی آن است. گسترش بی‌وقفه تحقیقات، زمینه به کارگیری فنون جدید را در اجرای فرآیندهای گوناگون فراهم می‌سازد. بنابراین تصمیم‌گیرندگان، تأثیر علوم و روشهای علمی جدید در غالب فن‌آوری را هر چند که قابل پیش‌بینی نیز باشد، دور از کنترل خود می‌دانند.
متغیرها فرهنگی و سیاسی. گرایش‌های سیاسی در محیط، قوانین جدید و طرحریزیهای کلان اجتماعی، تغییر در روش حکومت، انقلاب و غیره همگی از متغیرهایی هستند که تصمیمگیری در سیستم متأثر از آنها بوده، در آن شرایط، احتمال تغییر در تصمیمات برای بقای سیستم وجود خواهد داشت.
متغیرهای کلان اقتصادی. این متغیرها از جمله عواملی هستند که بر خرده سیستم‌ها و تصمیم‌گیرندگان آنان تأثیر می‌گذارند. بطور کلی شناخت مبانی و بنیانهای اقتصادی که همه ابعاد جامعه و از جمله خرده سیستم‌ها را مستقیماً تحت تأثیر قرار می‌دهند، در هر مرحله از تصمیمگیری برای تصمیم‌گیرندگان ضروری است.
تمام متغیرهای قابل کنترل و غیرقابل کنترل اعم از قابل پیش‌بینی و غیرقابل پیش‌بینی ممکن است بصورت تصادفی جابه‌جا شوند یعنی متغیر یا متغیرهایی که به نظر قابل پیش‌بینی و کنترل بودند، تصادفاً تغییر ویژگی داده به نوع دیگر تبدیل می‌گردند.
بررسی انتظارات:
هدفگذاری خود مفهوم تصمیمگیری و خط‌مشی‌گذاری را دربر دارد یعنی حرکت به هم پیوسته‌ای است و آنچه تمرکز بر آن است، خط‌مشی تعیین شده اولیه است بنابراین خود هدفگذاری هم طی فرآیند اتخاذ تصمیم صورت میگیرد و این دو فرآیند به هم پیوسته و دوطرفه است. در این فرآیند دو طرفه عامل انتظارات دخالت دارد. انتظار از خط‌مشی اصلی، تحقق اهداف است و به موجب انتظارات، خط‌مشی باید اهداف را تأمین کند. این موضوع در مورد تصمیم هم صادق است.
انتظار بر دو نوع است: عقلائی و احساسی. در انتظارات عقلائی، مدیریت توان و امکان تحقق هدف را در خود و سازمان جستجو می‌نماید و فرآیندهایی را که در نیل به هدف نقش دارد بررسی می‌کند. اما در انتظارات احساسی امکان تحقق هدف براساس مطالعات علمی نیست.