پایان نامه درباره IT تکنولوژی تبادل اطلاعات

مقدمه

IT برای اداره کردن تبادلات،  اطلاعات و دانش مورد نیاز برای شروع و ادامه فعالیتهای اجتماعی و اقتصادی لازم و ضروری است. این فعالیتها تمامی نهادهایی که بطور یکپارچه با یکدیگر فعالیت می‌کنند را در بر می‌گیرد برای اینکه موفق باشند. در بسیاری از سازمانها، IT برای پشتیبانی، حفظ و نگهداری و رشد تجارت، اساسی است.

زمانیکه بسیاری از سازمانها تشخیص دادند و درک کردند مزایای بالقوه‌ای را که تکنولوژی می‌تواند داشته باشد، یکی از سازمانهای موفق، ریسک‌های موبوط به اجرای تکنولوژی‌های جدید را شناسایی و مدیریت کرد. در این میان چالشهای سازمان عبارتند از :

تطابق استراتژی IT با استراتژی تجارت.

تنظیم و ایجاد استراتژی و اهداف در داخل سازمان

ایجاد ساختارهای سازمانی که اجرا و پیاده سازی اهداف و استراتژی را تسهیل می‌کند.

تکیه بر یک چارچوب کنترل IT برای ارزیابی عملکرد IT تایید و بکار برده شود.

اهداف مدیریت IT

اهداف کلی فعالیتهای مدیریت IT درک مباحث IT و اهمیت استراتژیک IT برای اطمینان یافتن از اینکه سازمان می‌تواند عملیاتش را حفظ کند و ادامه دهد و می‌تواند استراتژی‌های مورد نیاز برای توسعه فعالیت‌‌‌‌‌‌‌هایش درآینده را اجرا نماید. فعالیتهای مدیریت IT در جهت اطمینان یافتن از اینکه به انتظارات و پیش‌بینی های در نظر گرفته شده برای IT نائل شده است، عملکرد IT ارزیابی شده است، منابع آن مدیریت شده است و ریسک‌های آن کاهش یافته است، انجام می‌گیرد.

چه کسانی در مدیریت IT درگیر هستند؟

مدیریت IT در لایه‌های مختلفی اتفاق می‌افتد. سرپرستان تیم گزارشاتی را به مدیران می‌دهند و دستورالعمل‌هایی از آنها دریافت می‌کنند، مدیران گزارشات را به مدیران اجرایی می‌دهند و مدیران اجرایی گزارشات لازمه را به هیئت‌مدیره می‌دهند. گزارش دهی شامل توصیف تمام فعالیت‌هایی است که علائمی از انحراف از اهداف مشخص شده را نشان می‌دهد. هر سطحی، وقتیکه این انحراف را گزارش می‌دهد این گزارشات می‌بایست شامل پیشنهاداتی برای اقدام برای رفع انحرافات نیز باشد.که می‌بایست این پیشنهادات توسط بالایی مدیریتی تایید گردد. اثر بخشی این شیوه لایه‌ای به تنظیم و ایجاد موفق اهداف و استراتژی در سازمان وابسته است.

ذی‌نفعان، همچنین نقشی را در مدیریت IT بازی می‌کنند. در قلب مسئولیتهای مدیریت شامل تنظیم استراتژی- اداره کردن ریسک‌ها، تخصیص منابع، انتقال ارزش و ارزیابی عملکرد، ذی‌نفعان ارزشمند هستند که سازمان و استراتژی IT را حرکت و انتقال دهند. حفظ تجارت رایج و رشد مدلهای تجاری جدید از انتظارات ذی‌نفعان می‌باشد که با مدیریت کافی زیرساخت‌های IT  سازمان می‌توانند بدست آید.

فرآیند مدیریت IT

فرایند مدیریت IT با تنظیم اهداف برای IT سازمان و ایجاد مسیر اولیه آغاز می‌گردد. سپس یک حلقه پیوسته ایجاد شده است. عملکرد ارزیابی نشده و با اهداف مقایسه شده است، در نتیجه تعیین مجدد فعالیتها در جائیکه لازم باشد و تغییر اهداف در جائیکه مناسب باشد، انجام می‌گردد. از آنجاییکه تعیین اهداف اصولاً مسئولیت هیئت‌‌مدیره است و عملکرد توسط مدیریت ارزیابی می‌گردد، بدیهی است که عملکرد می‌بایست هماهنگ با اهدافی که قابل دستیابی هستند توسعه داده شود و این عملکرد ارزیابی گردد برای اینکه اهداف را به درستی ارائه نماید.

برا اساس دستورالعمل دریافت شده، فعالیت IT نیاز دارد که روی تحقق بخشیدن مزایا، با افزایش اتوماسیون و اثر بخش‌تر شدن سازمان و کاهش هزینه‌ها و کارامدتر شدن سازمان و کنترل ریسک‌ها (امنیت، قابلیت اطمینان و مطلوبیت)، تمرکز کند. چاچوب مدیریت IT بصورت زیر می‌تواند کامل شود.

هدف از ایجاد مدیریت IT

هدف از ایجاد مدیریت IT هدایت تلاشهای IT است برای اطمینان یافتن از اینکه عملکرد IT می‌تواند به اهداف زیر دست یابد:

IT هماهنگ با سازمان باشد و مزایای وعده داده شده تحقق یابد.

IT سازمان را برای استفاده کردن از فرصت‌ها و حداکثر نمودن مزایا، توانا سازد.

منابع IT به طور مناسب بکار گرفته شود.

ریسک‌های مرتبط با IT بطور مناسب کنترل شود.

مطالب فوق مروری بر مدیریت IT بود که برای آشنایی خواننده با موضوع طرح شده است. در این پروژه ابتدا وضعیت سازمانهای IT را بررسی می‌کنیم و سپس بطور عمیق‌تر مفاهیم مدیریت IT مطرح شده است. در فصل بعد مطالب مطالعات موردی در این زمینه برای درک بهتر مطالب ذکر شده و بعد نحوه اجرا و پیاده سازی مدیریت IT توضیح داده شده است و در آخر هم چگونگی ممیزی مدیریت IT به تفصیل بیان شده است.

وضعیت سازمان IT در قرن 21

«حرکت به سمت فرایندگرایی»

وقتیکه ما حرکت می‌کنیم به سمت هزار سال بعد، دید مدیریت شرکت روی فرایندها و قابلیت‌های اصلی شرکت متمرکز می‌شود. فناوری اطلاعات یک عامل توانایی مهم برای این ابتکارات می‌باشد. برای مثال، محرک رایج اجرا و پیاده‌سازی راه‌حل‌های ERP معمولاً تمایل به استاندارد کردن و یکپارچه سازی فرایندهای سازمانی می‌باشد.

دانش و آموزش سازمانی معمولاً در ابتکارات جدید شامل IT جدید در شکل‌گیری اینترنت، ابزار گروهی، ابزارهای داده کاوی و سیستم‌های پشتیبانی عملکرد، سهیم هستند. و تجارت الکترونیک نمونه‌ای بر مبنای IT می‌باشد که الگوهای تجاری جدیدی را ایجاد می‌کند. [1]

سازمانهایی که می‌کوشند که تمرکز روی مشتری داشته باشند بیشتر فرایندگرا هستند آن‌ها ممکن است شکل‌های ساختاری مختلف مثل عملیاتی، ماتریسی و یکپارچه را در نظر بگیرند و ممکن است که به مکانیزم‌های مختلف مدیریتی برای انجام دادن فعالیت‌ها به خاطر پاسخگویی سریعتر به خواسته‌های مشتری، تکیه کنند. اطلاعات و فناوری اطلاعات، برای توانمند کردن فرایندهای بین بخشی، اهمیت دارد، اما نقش واحد IT در پشتیبانی شرکت‌های فرایند گرا واضح نیست. ما می‌دانیم که سازمان‌های IT فعلی شکل‌های مختلف ساختاری‌شان را شامل متمرکز، غیر متمرکز، فدرال (متحد) و مرکب نشان داده‌اند. ما همچنین می‌دانیم مدیران IT مکانیزم‌هایی را برای ایجاد سرمایه‌های و داراش استراتژیک IT و قابلیت‌های اصلی IT با ما سهیم شدند در مورد اینکه چطور آنها در حال تغییر و رشد سازمان‌هایشان هستند به روشهایی که به آنها اجازه می‌دهد یاد بگیرند که چگونه شرکت‌های فرایند‌گرا را پشتیبانی نمایند.

در این گزارش تحقیقاتی ما یک دید کلی در مورد اینکه سازمان IT فردا چگونه خواهد بود، را بر اساس چشم انداز و دیدگاه 12 نفر از خبررسانانمان ارائه نموده‌ایم. ما با شرح تعدادی از انحرافات مهم سازمانی شروع کرده‌ایم و سپس چهار فرایند اصلی IT و شش اصول IT را که برای نقش جدید IT لازم و ضروری است را نشان داده‌ایم.

1 – 1 شرکا و روش‌ها

ما مطالعاتمان را با تهیه لیست کوتاهی از شرکت‌هایی شروع کردیم که مدیران ارشد آنها را می‌شناختیم که در حال تلاش برای توسعه یک سازمان فرایند گراتر بودند. در بین تمامی آن شرکت‌ها فقط یکی از آنها سیستم ERP را اجرا کرده بود و بقیه در جریان فرایند پیاده سازی سیستم ERP بودند. تمام 12 شرکت دراری سهم یکسانی هستند شعبه اصلی شرکت‌های تولیدی در آمریکا می‌باشد. در صنایع زیر در حال رقابت هستند:

مصرف کننده و مراتب بهداشتی   4

فرایند شیمیایی                           4

تکنولوژی                                  4

سایر موارد                                1

9 نفر از خبررسانمان CIO های شرکت بودند و سه نفر از آنها کسانی بودند که گزارشات CIOهای شرکت می‌کردند، دوتا از مصاحبه‌ها بوسیله دو نفر از بازرسان از طریق سایت انتقال داده شد و ده‌تای دیگر از طریق تلفن توسط دو تن از محققین انتقال داده شد. یک صفحه شامل سوالاتی عمومی از علایق هر شریک مبتلا تهیه شده بود. این برگه الگوی ثابتی از سوالات را برای تمامی شرکا ایجاد می‌کند. هر مصاحبه تقریباً به مدت یک ساعت طول کشید.

 گزارشات تهیه شده بصورت زیر سازماندهی شده‌اند. اول سه تا از الزامات سازمانی برای نقش جدید IT در سازمان‌های فرایندگرا در نمونه‌مان، بطور خلاصه شرح داده‌ایم. سپس ما یافته‌های جمع‌آوری شده برای فرایندهای اصلی IT و اصول IT را ارائه کرده‌ایم که ما فکر می‌کنیم تشکیلات و ساختار IT در شرکت‌های فرایندگرا مشخص خواهد شد. سپس ما در مورد برخی چالش‌ها برای تغییر و تکامل در این نوع جدید سازمان IT همراه با برخی اقدامات برای دست یافتن به آنها، بحث می‌کنیم ما برداشت‌هایمان را به آنچه که در مورد سازمان IT فردا آموخته‌ایم نزدیک می‌کنیم.

2 – 1 الزامات سازمانی برای نقش جدید IT

همانطورکه انتظار می‌رفت، 12 شرکت فرایند گرا در مطالعاتمان همگی با محیط‌های تجاری رقابتی و دینامیک مواجه شدند، با تعمدات تجاری برای افزایش میزان پاسخگویی به مشتری همزمان با دستیافتن به وضعیتی که از نظر هزینه‌ای کارامدتر باشد. آنچه که مورد توجه قرار گرفت فشاری بود که برای ایجاد راه‌حل‌های بهبود وجود داشت که محصولاتی از واحدهای تجاری چندگانه و وجود شکل پایداری برای مشتریاآن‌ها در منجر می‌شود. سه‌تا از الزامات سازمانی برای ثبت محرک‌های مهم‌تر برای نقش جدید IT به شرح زیر می‌باشد.

I1. افزایش یکپارچگی و استاندارد کردن فرایندها:

یکپارچه سازی موثر فرایند بین بخشی، برای کاهش مدت زمان انجام فرایند و افزایش میزان پاسخگویی به مشتریان بسیار مورد توجه قرار گرفته است. تمامی شرکت‌ها در نمونه‌مان روی مجموعه کوچکی از فرایندهای بین بخشی تمرکز داشتند. اگر چه این فرایندها در بین شرکت‌ها متفاوت بودند، برخی از انواع این فرایند عبارتند از: (a در دست گرفتن بازار (b خدمت دهی به مشتری (c مدیریت مواد اولیه (d توسعه محصول (e تامین تقاضای مشتری و (f مدیریت درآمد. بسیاری از شرکت‌ها در نمونه‌مان اختلافات و تمایزات جغرافیایی و عملیاتی را تایید نکردند که بخشی از تاریخچه ساختاری‌شان بودند برای تمرکز روی آنچه که یک شرکت میان کرده «فقط یک نفر با مشتری روبرو می‌شود و فقط یک نگره به مشتری وجود دارد.» انجام سفارش و جستجوی منابع مواد اولیه متداول‌ترین فرایندهای بخشی بودند. اهمیت استراتژیک این فرایندها، اهمیت IT را به عنوان یک عامل توانمند سار یکپارچه افزایش داده بود. بطور متداول، فرایندهای استاندارد انتظار می‌رفت که بازسازیهای سریعتر تجاری را قادر سازد.