1- مقدمه
ارزشیابی کارکنان از جمله ابزارها و وسایل موثر در مدیریت منابع انسانی است که با اعمال صحیح آن، نه تنها هدفها و ماموریت های سازمان با کارآیی مطلوب تحقق می یابد، بلکه منافع واقعی کارکنان و جامعه نیز تامین می گردد. اساساً مدیران باید یک قضاوت دائمی از افراد تحت سرپرستی خود داشته باشند، بنابراین نیاز به ارزیابی و ارزشیابی امری بدیهی است و انجام آن در هر سازمان یک ضرورت است.
ارزشیابی در سازمان از مهمترین عواملی است که به مدیران امکان بررسی قابلیت ها و توانمندی‌های پرسنل را به منظور دستیابی به اهداف سازمان ارایه می کند. از سوی دیگر از طریق ارزشیابی است که سازمان به کمبودها و نقاط ضعف پرسنل در زمینه وظایف محوله پی می برد و به دنبال آن نیازهای آموزشی پرسنل برآورده می شود و به آنان آموزش های لازم داده می شود تا بتوانند از عهده انجام وظایف به نحو احسن برآیند. ارزشیابی به سازمان کمک می کند تا فرد مناسب را در شغل مناسب قرار داد یا برای شغل مناسب، افراد مناسب را پرورش داد.
در این پژوهش برآنیم تا با بررسی جنبه های مختلف این فرآیند، با فرض اینکه چرخه آن درست و صحیح انجام گیرد، تاثیر آن را بر میزان کارآیی کارکنان در بانک کشاورزی مورد اندازه‌گیری قرار دهیم و گامی ولو کوچک در شناسایی عوامل تاثیرگذار بر رفتار این عنصر مهم و غنی سازمانی (انسان ) برداشته و در تبیین آن در محیط بانک کشاورزی سعی و کوشش نمائیم.
2- ادبیات تحقیق
ارزشیابی عبارتست از روشی که بوسیله آن میزان نزدیکی به هدف مورد نظر سنجیده می‌شود و درک این مساله از طریق مقایسه وضع فعلی با هدف نهایی روشن می گردد. به عبارت دیگر، ارزشیابی مقایسه ای است بین آنچه وجود دارد و آنچه کمال مطلوب است. از نظر کلی ارزشیابی را می‌توان سنجش کمی و کیفی رشد یا تغییری دانست که در موضوع موردنظر بوجود آمده است و منظور از این سنجش، کسب اطمینان و ایجاد انگیزه لازم برای اجرا یا ادامه برنامه است. بنابراین ارزشیابی یک سلسله اقدامات رسمی برای بررسی عملکرد کارمند در فاصله زمانی معین است و شامل تمامی رفتارهای فرد در ارتباط با کارکرد او در آن دوره زمانی می شود.
اهداف و منظورهای نظام ارزشیابی را می توان به صورت زیر خلاصه نمود:
1- باز آگاهی بازخور: ارزشیابی عملکرد، اطلاعات لازم در مورد کارکرد کارکنان را برای خود آنان فراهم می سازد.
2- شناخت خود: در یک نظام ارزشیابی خوب، کارکنانی که وظایف خود را بخوبی انجام می‌دهند، برگه یا اطلاع رسمی مبنی بر شناخت عملکرد خود دریافت می دارند.
3- بهبود عملکرد: بازگشت اطلاعات، شناخت وسایل لازم برای بهبود عملکرد کارمند را فراهم می‌سازد.
4- سابقه خدمتی: ارزشیابی عملکرد به نام یک سابقه خدمتی مکتوب درباره عملکرد کارمند نگهداری می شود و می توان از آن در تصمیم گیری های مدیران استفاده نمود.
5- برنامه ریزی: ارزشیابی به مدیران این امکان را می دهد که از اثربخشی برنامه های خود آگاه شوند.
6- بهسازی: ارزشیابی، برنامه لازم را برای بهسازی و رشد آینده کارکنان فراهم می سازد.
7- انتظارات: از طریق فراگرد ارزشیابی، مدیران و سرپرستان می توانند مشخصاً انتظارات خود را درباره کارکرد کارکنان، به آنان اعلام نمایند.
8- اجرای تعهدات قانونی: نظام ارزشیابی از سویی به تعهدات قانونی خود عمل می کند و از سوی دیگر موجب تامین حقوق افراد مبنی بر آگاهی کامل از کارکرد و پیشرفت براساس شایستگی می‌گردد.
از لحاظ تئوری افراد در چهارگروه تقسیم بندی می شوند:
گروه اول: افرادی که توانایی انجام کار را دارند و هم انگیزش لازم را
گروه دوم: افرادی که توانایی انجام کار را دارند ولی فاقد انگیزه لازم هستند.
گروه سوم: افرادی که توانایی کار را ندارند ولی دارای انگیزش برای انجام کار هستند.
گروه چهارم: افرادی که هم فاقد توانایی انجام کار هستند و هم فاقد انگیزه لازم.
در عمل افراد گروه چهارم، در اقلیت مطلق قرار دارند. هر چه تعداد افراد گروه اول بیشتر باشد، کارآیی سازمان افزایش می یابد. گروه سوم غالباً افرادی هستند که به تازگی به استخدام سازمان درآمده اند ولی منحصر به آنان نیستند.
اما مشکل اساسی برنامه های ارزشیابی مربوط به گروه دوم می باشد، طبیعی است که برخورد مدیریت با افراد هر گروه متفاوت خواهد بود گروه اول را معمولاً تشویق می کنند. گروه سوم به دوره‌های آموزشی اعزام می شوند. گروه چهارم در صورت وجود، مستحق تنبیهات گوناگون می گردند. با گروه دوم سازمان دچار مشکل می شود.
شاید اولین نکته ای که باید در تدوین برنامه و فرم ارزشیابی ملحوظ داشت، ارتباط میان هدف و روش ارزشیابی است. هدف ارزشیابی در تعیین روش، معیارها یا ابعاد مورد عمل تاثیر می گذارد. برنامه ارزشیابی معمولاً برای اهداف مختلف تدوین می شوند، مانند تشویق و تنبیه، آموزش، شناخت استعدادها، شناخت میزان موفقیت ها در دوره های آموزشی، شناخت میزان درستی روش های استخدامی و نظایر آن. در هر مقطعی از زمان با توجه به موقعیت های خاص ممکن است نظام اداری به یکی از اهداف خاصی تکیه داشته باشد.
در مورد نحوه ارزیابی نظریات مختلف مطرح شده است که می توان آنها را در دو گروه کلی دسته بندی نمود:
الف: براساس این نظریه ها، بهترین روش ارزیابی کار، اندازه گیری مستقیم کاری است که در شغل مربوطه انجام می گیرد. به اعتبار این نظریات، تنها با سنجش عینی و دقیق عملکرد کارکنان می‌توان استحقاق واقعی آنان را با مقایسه با یکدیگر دریافت و با جبران متناسب، تا آنجا که در حیطه توانایی سازمان است به آن ارج نهاد.
ب: به علت جمعی بودن انجام بسیاری از کارها، ارزیابی انفرادی عملکرد کارکنان، دشوار است و حتی بعضاً غیرممکن می باشد. از سوی دیگر نتیجه بسیاری از کارها، آنچنان غیرملموس است که نمی توان آن را اندازه گیری نمود. بنابراین اشخاص با صفات پسندیده ای چون تقوا، وظیفه شناسی، دانش، مهارت و کاردانی، مسلماً درحد توانایی خود در انجام وظایف کوشا خواهند بود. بنابراین کافی است صفات و ویژگی های اشخاص را شناخت و بر مبنای آن ارزش کار آنها را مشخص کرد.
برای ارزشیابی کارکنان از فنون و روشهای گوناگونی استفاده می شود، خلاصه ای از فنون و روشهای کاربردی ارزشیابی به شرح زیر می باشد:
1- روش درجه بندی ترمیمی: در این روش هر یک از سرپرستان، افراد تحت نظارت خود را از لحاظ نحوه انجام کار و وظایف و علاقمندی به کار مورد سنجش قرار داده و موقعیت نسبی هر یک را نسبت به بقیه کارکنان تعیین می کنند. در این روش قضاوت شخصی و اظهارنظر نسبتاً ذهنی سرپرست، ملاک ارزیابی است و طبعاً با توجه به ویژگی های خطاپذیری انسان احتمال ناصحیح بودن اینگونه قضاوت‌های ذهنی زیاد است.
2- روش مقایسه فرد با فرد: برای تعیین درجه شایستگی کارکنان، هر یک از افراد با سایر کارمندان تک تک مقایسه می شوند. در این مقایسه عواملی چون هوش، ابتکار، فعالیت و صفات شخصی مبنای تشخیص شایستگی قرار می گیرد. برای هر عامل نیز درجاتی تعیین و ارزش عددی برای هر درجه مشخص می گردد.
3- روش توزیع اجباری: در این روش توزیع شایستگی کارکنان، یک توزیع نرمال در نظر گرفته شده، بصورتی که اکثریت دارای شایستگی متوسط بوده و اقلیتی در دوحد منحنی می باشند.
4- روش انتخاب اجباری: در این روش بر حسب صفات و عملکردهایی که مورد ارزیابی است، فهرست جملاتی تهیه می شود و از ارزیاب خواسته می شود، یا جمله ای را که بیشتر با وضع کارمند هماهنگی دارد انتخاب کند و یا اینکه حدود متصف بودن ارزیابی شونده به صفاتی که در جملات منظور شده را با علامت گذاشتن در ستون هایی که حدود آن صفات را مشخص کرده، تعیین نماید.
5- روش استفاده از ویژگی ها و صفات: در این روش، فرمی که در برگیرنده فهرست صفات با نوعی گروه بندی که از نظر عملکرد شغلی دارای اهمیت زیادی است، طراحی می‌شود. نمونه اینگونه صفات و ویژگی ها عبارتند از: آراستگی ظاهری، کاردانی، آمادگی برای اختراع و ابتکار، هوش، انگیزش، خلاقیت، توانایی کارکردن با دیگران، سرعت در کار و…
6- روش ارزیابی متناوب: در این روش، ابتدا اسامی کلیه کارکنانی که قرار است رتبه‌بندی شوند، لیست می شود. سپس روی یک فرم، کارمندی که قرار است براساس درجه بندی بالاترین نمره و نیز کارمندی که پایین ترین نمره را دریافت نمایند، مشخص می گردد. مرحله بعد به همین ترتیب، انتخاب بهترین و بدترین نفرات بعدی است، بنحوی که تمام کارکنان برهمین اساس درجه بندی می‌گردند.
7- روش چک لیست: در این روش پرسشنامه ای در ارتباط با وظایف پرسنل تنظیم می شود و نحوه کار کارکنان براساس هر پرسش مورد ارزیابی قرار می گیرد. این روش به علت سهولت اجرا، بسیار متداول است.
8- روش ثبت وقوع اتفاقات دور از انتظار: با استفاده از این شیوه ارزیابی، سرپرست برای هر یک از کارکنان، یک بخش ارزیابی « خوب غیر عادی » یا نمونه های نامطلوب ( یا اتفاقی و حادثه‌ای ) در مورد رفتار و عملکرد کاری افراد در نظر می گیرد، پس از گذشت 6 ماه یا بیشتر سرپرست و کارکنان با یکدیگر ملاقات کرده و در مورد انجام کارهای بعدی با استفاده از نمونه های پدید آمده به بحث و تبادل نظر می پردازند. این روش همیشه می تواند مکمل روشی ابتدایی ارزیابی قرار گیرد.
9- روش تشریحی: در این روش، بدون داشتن ضابطه یا معیار خاصی، سرپرست تشخیص خود را از نحوه انجام کار ارزیابی شونده، در مدتی که با وی همکاری نزدیک داشته است، به صورت انشایی می‌نویسد. این روش ارزیابی، بویژه زمانی که فلسفه ارزیابی صفات شخصی به کار گرفته می شود، مفید است.
10- روش بررسی داخلی: در این روش یکی از کارمندان ماهر امور پرسنلی که قبلاً نیز برای همین منظور آموزش دیده است، با روسای واحدهای سازمان مصاحبه می کند و نظر آنان را نسبت به همکارانشان جویا می شود، بخصوص در زمینه پیشرفت کار و عملکرد آنها اطلاعاتی را کسب و نتیجه را در پرونده استخدامی منعکس می نماید.