روش تحقیق تجزیه و تحلیل و بررسی ساختار تشکیلاتی موجود بانک کشاورزی (مرکز) و ارائه الگوئی بهینه برای آن

1-مقدمه

در دنیای پیچیده و پرتلاطم امروزی بعضی از سازمان ها موفق و اثربخش و بعضی دیگر ناموفق و غیراثربخش هستند. آنچه مسلم است، ‌عوامل مختلفی درموفقیت و اثربخشی سازمان ها تاثیر دارند. تعدادی از عوامل خارج ازکنترل سازمان و تعدادی نیزتحت کنترل هستند. یکی از عوامل تحت کنترل، ساختار سازمانی می باشد. بطور کلی ساختار و تشکیلات اداری درهرسازمان به خودی خود هدف نیست، بلکه وسیله ای است برای دستیابی به اهداف سازمان برای اجرای موثرو موفقیت آمیز وظایف. ‌هرسازمان باید دارای ساختار سازمانی و تشکیلاتی موثرباشد، بطوریکه وظایف و مسوولیت ها به وضوح بین واحدهای مختلف تقسیم شده و به آنها قدرت اختیار در برابر مسولیت ها و وظایف داده شود. ساختار سازمانی و تشکیلات غیراثربخش غالباً عامل عمده و مهم در عدم اثربخشی و نارسایی تصمیم گیری درهرسازمان محسوب   می‌شود. همچنین درک هدفهای سازمان، از نخستین  گام هایی است که باید در راه درک اثربخشی سازمان برداشت. هدفهای سازمان، بایدنشان دهنده علت وجودی آن و آنچه که درپی دستیابی به آن است باشد. گفته می شود یکی از مشکلات اساسی بر سر راه اثربخشی سازمان ها مسائل ساختاری است به گونه ای که ساختار سازمان ها، ساختارکهنه و مبتنی برمفروضات سنتی است که با وظایف فعلی آنها سازگاری نداشته و پویایی و تحولات محیط امروزین را مد نظرقرارنداده و علاوه برآن مطابق نیازهای کنونی جامعه فعلی نیزنبوده و به ابعاد انسانی و انگیزش نیروی کارتوجهی نکرده   است. با توجه به اینکه یکی از وظایف مدیران «سازماندهی ‌» است و سازماندهی نیرفرآیندی پویا است، لذا باید این ساختاربا توجه به تغییرات عمده محیطی اصلاح گردد و سازماندهی مجدد متناسب با متغیرها و عوامل اثرگذارهمگام با تغییرات  صورت پذیرد.

با وجود این به نظرمی رسد اثربخشی و کارایی بانک کشاورزی درتعدادی از فعالیت ها، تداخل وظایف دربعضی ازامور، تقسیم وظایف و ارتباطات درون سازمانی، با مشکلاتی روبرو می باشد. این تحقیق بعد تشکیلاتی و سازمانی بانک کشاو رزی را درکانون توجه خود قرارداده ودرصدد آن است تا اثربخشی ساختار سازمانی را با توجه به اهداف بانک کشاورزی و میزان رسیدن به این اهداف را مورد مطالعه قراردهد. لذا سوالات:

1-آیا تفاوت معنی داری بین وضعیت موجود و مطلوب ساختارسازمانی بانک کشاورزی وجود دارد؟

2-آیا تفاوت معنی داری بین وضعیت موجود و مطلوب ازنظرتمرکز ساختار سازمانی بانک کشاورزی وجود دارد ؟

3-آیا تفاوت معنی داری بین وضعیت موجود و مطلوب ازنظر رسمیت ساختار سازمانی بانک کشاورزی وجود دارد ؟

4-آیا همبستگی معنی داری بین رسمیت ساختار سازمانی واثربخشی سازمانی بانک کشاورزی وجود دارد ؟

5-آیا همبستگی معنی داری بین تمرکز ساختارسازمانی و اثربخشی سازمانی بانک کشاورزی وجود دارد ؟

6-آیا همبستگی معنی داری بین پیچیدگی ساختارسازمانی و اثربخشی سازمانی بانک کشاورزی وجود دارد ؟

مطرح می باشد. ازاینرو با توجه به یافته ها و نتایج این تحقیق درجهت بهبود ساختارسازمانی و نهایتاً اثربخشی سازمانی، پیشنهاداتی ارائه شده است.

2-مبانی نظری تحقیق:

2-1-تعریف ساختارسازمانی:

ساختار سازمانی را به عنوان یکی از اجزاء سازمان، که از عنصر پیچیدگی، رسمیت مرکز تشکیل شده، تعریف می کنند. ساختارسازمان سه نقش یا وظیفه اصلی را برعهده دارد. نخست، مهمترین وظیفه ساختاراین است که باید بدان وسیله هدفهای سازمان تامین گردد. دوم، ساختاربدین سبب طرح ریزی می گردد که قدرت افراد مختلف درسازمان مشخص و رویه ها مقررگردد. مقصود ازساختاراین است که به افراد تفهیم شود که بایدمقررات سازمان را رعایت کنند سوم، ساختار، حوزه یا محدوده اعمال قدرت را تعیین می کند. (میزان قدرتی که هر پست با مقام سازمانی دارد، مشخص می‌شود) ساختارصفحات عملیات سازمان است.

به طورکلی یک ساختار سازمانی می بایست هشت ویژگی را داشته باشد:

1-حوزه های اساسی یک سازمان را مشخص کند. (بدنه سازمان)

2-ماموریت های اساسی هر حوزه را انشاء و مشخص کند.

3-واحد های تشکیل دهنده هر حوزه را مشخص کند.

4-ماموریت های هریک ازواحدها رامشخص و عنوان واحد را تعیین کند.

5-ساختارباید ارائه دهنده تصویری ازچگونگی تفکیک مدیریت ها باشد.

6-نظام ارتباطی سازمان را مشخص کند (افقی –عمودی)

7-ارائه دهنده مراکزتصمیم گیری باشد.

8-زیربنایی برای سایراموراداری باشد.

2-2-ابعاد ساختارسازمانی:

2-2-1-پیچیدگی:   پیچیدگی به میزان تفکیکی که درسازمان وجود دارد اشاره می کند. تفکیک افقی میزان یا حد تفکیک افقی بین واحدها را نشان می دهد. تفکیک عمومی به عمق یا ارتفاع سلسه مراتب سازمانی نظردارد. تفکیک براساس مناطق جغرافیایی، به میزان پراکندگی واحدها و امکانات و نیروهای انسانی از لحاظ جغرافیایی اشاره دارد .

الف –تفکیک افقی:  به میزان تفکیک بین واحد های سازمانی براساس موفقیت اعضاء سازمان ماهیت وظایف آنها و میزان تحصیلات و آموزشهای که فراگرفته اند، اشاره می نماید.

ب-تفکیک عمودی:  به عمق یا ارتفاع ساختار سازمان اشاره دارد. با افزایش سطوح سلسله مراتب سازمانی، تفکیک عمودی سازمان افزایش یافته و پیچیدگی سازمانی بیشتر می شود.

ج-تفکیک براساس مناطق جغرافیایی:  سومین عنصری که پیچیدگی سازمان ازآن نشات می‌گیرد، تفکیک براساص مناطق جغرافیایی است که میزان پراکندگی ادارات، کارخانجات و افراد سازمان براساس مناطق جغرافیای را نشان می دهد. تفکیک براساس مناطق جغرافیایی، می تواند به عنوان اندیشه ای به منظور گسترش ابعاد تفکیک عمومی و افقی به حساب آید. یعنی ممکن است وظایف مراکز قدرت ازلحاظ جغرافیایی ازهم مجزا باشند.  این جدایی یا پراکندگی هم تعداد مکانهای مختلف و هم مسافت بین آنها را دربرمی گیرد. مفهوم تفکیک براساس مناطق جغرافیایی با تفکیک عمودی نیز بکار می آید. درحالیکه ساختارهای بلند نسبت به ساختارهای تخت دارای پیچیدگی بیشتری هستند.

2-2-2-رسمیت:

دومین جزء ساختارسازمانی، رسمیت است. رسمیت به میزان یا حدی که مشاغل سازمان استاندارد شده اند، اشاره دارد. وقتی رسمیت بالاست، شرح شغل ها مشخص، قوانین و مقررات زیاد و دستورالعمل های روشنی درخصوص فرآیند کاردرسازمان وجود دارد .

فنون رسمی سازی:

فنون رسمی سازی عبارتند از:

1-گزینش  2-الزامات نقش  3-قوانین  4-رویه ها  5-خط مشی ها   6-آموزش  7-شعائر

2-2-3- تمرکز:

تمرکز به میزانی که تصمیم گیری دریک  نقطه واحد درسازمان متمرکز شده است، اشاره دارد تراکم قدرت دریک نقطه دلالت برتمرکز داشته و عدم  تراکم یا تراکم کم نشانه عدم تمرکزاست. باید اذعان داشت عدم تمرکزدلالت برتفکیک سازمان براساس مناطق جغرافیایی ندارد. تمرکز به مساله میزان پراکندگی اختیارات تصمیم گیری برمی گردد، نه تفکیک جغرافیایی سازمان.

2-3-انواع ساختارهای سازمانی:

2-3-1-ساختارساده:

ویژگی برجسته ساختارساده این است که تکامل یافته نیست. این ساختاربه گونه معمول ازداشتن ستاد تخصصی بی بهره است و یا ستاد تخصصی بسیارکوچکی دارد. شمارکارکنان ستاد پشتیبانی آن اندک است. تقسیم کار روشن نیست. واحدهای آن گوناگون نیست و سلسله مراتب آن کوتاه است.

2-3-2- ساختارماشینی (مکانیکی):

استاندارد سازی مفهومی کلیدی است که همه بوروکراسی های ماشینی برآن تاکید دارند. در بوروکراسی ماشینی وظایف عملیاتی بسیارتکراری بوده، قوانین و مقررات بسیار رسمی است. وظایف سازمانی دربخشهای وظیفه ای گروه بندی شده اند. اختیار متمرکز می باشد. تصمیم گیری از سلسله مراتب تبعیت می کند و نو عی ساختارسازمانی دقیق همراه با تمایز بسیارواضح بین فعالیت های صف و ستاد حاکم است.

2-3-3- ساختارحرفه ای:

ساختارحرفه ای برای هماهنگی کردن کارهای خود به استاندارد کردن مهارتها و قاعده های طراحی وابسته به آن مانند آموزش و ارشاد، روی می آورد. این ساختار، متخصصات یعنی حرفه های کاملاً  آموزش دیده وارشاد شده را برای هسته عملیاتی خود استخدام می کند و اختیارنظارت برکاررا نیزبه خود آنان واگذار می کند. درواقع کاردر راستای افقی کاملاً تخصصی ولی درراستای عمودی گسترش یافته است.

2-3-4- ساختاربخشی:

ساختاربخشی نیز همچون دیوان سالاری حرفه ای، سازمانی یکپارچه، برپا شده ازموجودیت های نیمه مستقل با یک ساختاراداری مرکزی، نیست. این موجودیتها «نه چندان بهم پیوسته » دردیوان سالاری حرفه ای همان حرفه ای‌های هسته عملیاتی هستند. ولی درساختاربخشی واحد هایی هستند که درخط میانی قراردارند. این واحد ها عموماً بخش و سازمان مرکزی آنها «اداره مرکزی » نامیده می شود. دراین ساختار،قدرت از بالا به سوی پایین  سلسه مراتب جریان دارد.

3-3-5- ساختارادهوکراسی:

ساختارادهوکراسی، ساختاری است که درآن از رابطه  رودررو  و یا به عبارتی روابط غیررسمی و زنده برای هماهنگی استفاده می شود. از این ساختاربرای طراحی سازمانهایی که قسمت ستاد پشتیبانی درآنها نقش مهمی را دارد، استفاده می شود. نو آوری دربعد پیشرفته آن، نیازمند این پیکربندی است که پیکربندی یکسره جدا است. این پیکربندی می تواند کارشناسان رشته های مختلف را پیرامون پروژه‌های موقتی مبتنی بر وظیفه گرد آورد.

2-4-تعریف اثربخشی:

اثربخشی سازمان، عبارتست از درجه یا میزانی که سازمان به هدفهای مورد نظرخود نایل می‌آید. اثربخشی یک مفهوم کلی دارد. آن به صورت ضمنی دربرگیرنده تعداد زیادی ازمتغیرهاست. هنگام تعیین اثربخشی سازمان حدود یا میزانی که هدفهای چند گانه تامین شده اند، سنجیده یا اندازه‌گیری می شود و مورد قضاوت قرارمی گیرد.

2-5-تعریف کارایی:

کارایی سازمان عبارتست ازمقدارمنابعی که برای تولید یک واحد محصول به مصرف رسیده است و می توان آن را برحسب نسبت مصرف به محصول محاسبه کرد. اگرسازمانی بتواند با صرف مقدارکمتری ازمنابع به هدف مشخص برسد، می گویند کارایی بیشتری دارد.

2-6-رابطه بهره وری با کارایی و اثربخشی:

بهره وری یعنی این که سازمان درقبال مقدارمعینی ازمحصول به چه نسبتی ازمنابع تولیدی استفاده می کند. افراد غالباً فکر می کنند که اگرکارایی بهبود یابد، بهره وری بیشتر خواهد بود. کارایی شرط لازم بهره وری است، اما شرط کافی نیست. در واقع برای بهره ور بودن هم اثربخشی و هم کارایی لازم است.

کارایی نسبت محصول واقعی تولید شده به محصول مورد ا نتظار است درحالی که اثربخشی درجه تحقق هدفهای سازمان می باشد. پس سازمانی بهره وراست که هم اثربخش و هم کارآمد باشد.