روش تحقیق بررسی شیوه‌ ها و مبانی نظری کاهش تصدی‌ گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌ های علوم پزشکی

چکیده

پژوهش حاضر, مقاله تهیه شده از طرح پژوهشی بررسی مبانی نظری و شیوه‌های کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم فی ما بین معاونت توسعه مدیریت, منابع و امور مجلس وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشکی و گروه کارشناسان ایران (به عنوان مجری طرح) می‌باشد.

این طرح در چهار مرحله به شرح زیر به اجرا درآمده است:

مرحله اول   بررسی مبانی نظری

مرحله دوم   بررسی وضعیت موجود

مرحله سوم- طراحی الگوی مفهومی

مرحله چهارم- ارائه الگوی اجرایی

روش پژوهش مطالعه حاضر عمدتاً از طریق (1) مطالعات کتابخانه‌ای و بررسی مستندات مکتوب و الکترونیکی در کتابخانه‌های مهم دانشگاهی و سازمان‌های ذیربط (نظیر سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی و مرکز آموزش مدیریت دولتی) و نیز شبکه اطلاع رسانی بین المللی (اینترنت)، و (2) انجام مطالعه میدانی به شیوه پرسشنامه، مصاحبه و مشاهده انجام شده است.

‌براساس یافته‌های حاصل از بررسی وضعیت موجود، تجارب کشورهای خارجی، بررسی مبانی نظری، تجربیات مجری طرح و همچنین نقطه‌نظرهای کارسناسی گروه طرح، که مشروح آنها در گزارش طرح ارائه شده است، دو الگوی اصلی برای کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی (الگوی مفهومی، الگوی اجرایی) طراحی شد. همچنین مکانیزم‌های کنترلی و بهسازی کاهش تصدی‌گری (شامل هفت مکانیزم اصلی)، و طرحی برای گذار از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در زمینه کاهش تصدی‌گری (با ذکر فعالیت‌های اصلی، پیش‌نیازها، مسیرهای اصلی، وضعیت پایلوت‌ها، و وضعیت تیپ‌های دانشگاهی در ارتباط با طرح حاضر) تدوین گردید در نهایت کلیه الگوهای فوق بعد از طراحی اولیه از طریق تکنیک دلفی مورد آزمون قرار گرفت و پس از انجام اطلاح‌های لازم، الگوهای نهایی تدوین و ارائه گردید.

مقدمه

تشریح مرزهای سازمان یکی از ابعاد اصلی نظریه اقتصادی سازمان از هنگام مطرح شدن نظریه سازمان توسط «کاوز»[1] در سال (1937) بوده است. در حالی که اکثر تحقیقات موجود، بر یکپارچگی عمودی تمرکز یافته‌اند، گام معکوس، یعنی تفکیک عمودی[2] یا برون‌سپاری، پدیده‌ای فراگیر در دنیای صنعتی در سال‌های اخیر بوده است (بولر و هاکاپ، 2003 ، ص 2).

موضوع کاهش تصدی‌گری یکی از زمینه‌های نسبتاً جدید اصلاح و بهسازی در مقوله کوچک کردن حجم دولت و وزارتخانه‌ها در سطح کلان، و مقوله تجدید ساختار و بهبود فرایندها در سطح خرد مؤسسه‌ها و سازمان‌ها می‌باشد.

بیان مسئله

طرح کاهش تصدی‌گری و کوچک سازی سازمانی و بویژه خدمات پشتیبانی دانشگاه‌ها در ایران چندان مسبوق به سابقه نیست. ولی انجام تغییرات عمده در سازمان‌ها از جمله کوچک سازی ، مهندسی مجدد و اصلاح ساختار امروزه امری عادی تلقی می شود و بدین لحاظ مدیریت تحول یکی از مهارت‌های راهبری برای همه مدیران در دنیای امروز به شمار می رود .

اقتصاد رقابتی مراقبت‌های بهداشتی درمانی و نیز پیچیدگی و ضرورت ارائه خدمات کیفی در واحدهای خدماتی سازمان‌‌های بهداشتی درمانی و دانشگاه‌های علوم پزشکی، این واحدها را ناچار به استفاده از رویکردها و ابزار های نوین مدیریتی و سازمانی کرده است که از آن جمله می‌توان به مواردی نظیر ISO 9000 TQM , ، مهندسی مجدد، و .... اشاره کرد.

در این میان یکی از مؤثرترین این ابزارها که می تواند به عنوان استراتژی بهسازی در دانشگاه‌ها مدنظر قرار گیرد ، مقوله تجدید ساختار و سازمان و به ویژه کوچک سازی و کاهش تصدی‌گری است.

این طرح پژوهشی نیز در راستای بررسی عمیق‌تر و دقیق‌تر موضوع کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی و امکان اجرای آن در سطح کشور ارائه شده است و امید می‌رود با انجام آن و در گام بعد اجرای عملی طرح، بتوان پاسخ مناسبی به مشکلات مرتبط با موضوع پروژه داده شود. در واقع یکی مهمترین دلایل انجام مطالعه شاید این حقیقت باشد که اجرای پروژه‌های کوچک‌سازی و واگذاری خدمات به بیرون، در سازمان‌ها به دلایل مختلف نظیر عدم تحلیل وضعیت، فقدان الگو و برنامه های مناسب اجرایی و .... با مشکل مواجه می شود ، و لذا سعی ‌گردید با تمهیداتی که در این طرح در نظر گرفته شده بتوان درصد موفقیت این گونه اقدام‌ها را در آینده در کشور بالا برد و بدین ترتیب به آنچه که هدف اصلی از اجرای چنین اقداماتی است، دست یافت .

اهداف

1- هدف کلی

هدف کلی از این طرح عبارت است از بررسی شیوه‌ها و مبانی نظری کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی

2- اهداف ویژه

بررسی مبانی نظری و سابقه تاریخی کاهش تصدی‌گری با تأکید بر خدمات پشتیبانی دانشگاهی

تحلیل وضعیت تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در چند دانشگاه منتخب علوم پزشکی کشور

مقایسه پروژه‌ها ، اقدام‌ها و نتایج کاهش تصدی‌گری در چند کشور منتخب در جهان

ارائه الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی

ارائه الگوی اجرایی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی

انجام طرح ریزی لازم به منظور رسیدن از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب از نظر کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی

 تعیین مکانیزم‌های کنترلی لازم برای برقراری و حفظ استانداردهای مورد نیاز در زمینه خدمات پشتیبانی واگذار شده در دانشگاه‌های علوم پزشکی

سئوالات/ فرضیات

1- سئوالات پژوهش

ضرورت کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی چیست؟

شاخص‌های عملکردی کاهش تصدی‌گری کدامند؟

الگوی کلان مفهومی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی چه می تواند باشد ؟

الگوی اجرایی کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی چگونه باید باشد ؟

برای رسیدن از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در مقوله کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی چه طرحی لازم است ؟

مکانیزم‌های کنترلی لازم برای برقراری و حفظ استانداردهای مربوطه در زمینه خدمات پشتیبانی واگذار شده در دانشگاه‌های علوم پزشکی چه می باشد ؟

2- فرضیات پژوهش

کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی موجب بهبود کیفیت این خدمات و افزایش رضایت خدمت‌گیرندگان می‌گردد.

کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی منجر به افزایش کارایی این خدمات و کاهش هزینه‌ها می‌شود.

کاهش تصدی‌گری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های علوم پزشکی امکان استانداردسازی این خدمات و در نتیجه کنترل بهتر را فراهم می‌آورد.

روش پژوهش

1- نوع پژوهش

پژوهش حاضر از نوع تطبیقی توصیفی, مقطعی و کاربردی است.

2- محیط پژوهش

محیط انجام این پژوهش معاونت‌های پشتیبانی حوزه ستادی دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور ایران است. در مورد کشورهای خارجی منتخب نیز محیط پژوهش براساس ساختار سازمانی در دسترس دانشگاه‌های انتخاب شده در سطح ستادی تعیین شده است.

3- جامعه پژوهش

جامعه پژوهش شامل کلیه خدمات پشتیبانی در چارچوب شرح وظایف مصوب در حوزه‌های ستادی معاونت پشتیبانی دانشگاه‌های علوم پزشکی منتخب کشور ایران است.

جامعه پژوهش در دانشگاه‌های منتخب کشورهای خارجی نیز شامل خدمات پشتیبانی حوزه‌های ستادی این کشورها است که اطلاعات آنان قابل دسترسی باشد.

4- نمونه پژوهش

در پژوهش حاضر به منظور به منظور دستیابی به اطلاعات کامل در دو مرحله نمونه‌گیری انجام گرفت. در مرحله اول کلیه دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور به عنوان نمونه پژوهش بررسی و اطلاعات لازم درباره موضوع طرح از طریق مکاتبه کسب ‌شد. از مجموع بیش از  چهل دانشگاه و دانشکده علوم پزشکی کشور، در کل (26) دانشگاه علوم پزشکی با ارسال پاسخ به پرسشنامه‌ها، در طرح حاضر شرکت کردند.

در مرحله دوم (مطالعات میدانی), با توجه به محدودیت منابع مالی و زمان اجرای طرح و نیز تنوع خدمات پشتیبانی و ستادی در دانشگاه‌های مختلف کشور ایران, نمونه‌گیری از نوع طبقه بندی انتخاب شده و طبقات متناسب با تقسیم بندی دانشگاه‌ها در تیپ یک، دو، سه و مستقل می‌باشد. مبنای این طبقات, تقسیم بندی وزارت بهداشت, درمان و آموزش پزشکی است. در نتیجه در این قسمت چهار دانشگاه علوم پزشکی انتخاب گردیدند.

از بین کشورهای خارجی نیز کشور امریکا و انگلیس در زمره کشورهای توسعه یافته که سابقه انجام فعالیت‌های واگذاری را داشته‌اند و از بین کشورهای در حال توسعه، کشورهای سنگاپور و مالزی انتخاب شدند. همچنین از هر یک از کشورهای مذکور تعداد حداقل چهار دانشگاه به عنوان نمونه پژوهش مورد بررسی قرار گرفتند.

5- روش و ابزار گردآوری داده‌ها

جمع‌آوری داده‌های این پژوهش از طریق انجام مطالعات کتابخانه‌ای و میدانی بود. در مطالعات کتابخانه‌ای, اطلاعات لازم از مواردی از قبیل کتاب‌ها, مجلات, مقاله‌ها و پایگاه‌های اطلاعاتی از جمله اینترنت گردآوری شد. به منظور انجام مطالعات میدانی نیز در دو مرحله پرسشنامه تدوین ‌شد. پرسشنامه مرحله اول حاوی سئوالات کلی‌تر بوده و از طریق مکاتبه با دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور, اطلاعات جمع‌آوری گردید. به منظور افزایش ضریب اطمینان صحت اطلاعات و نیز کسب اطلاعات بیشتر و انجام مطالعه عمیق‌تر، بازدید میدانی از چهار دانشگاه علوم پزشکی منتخب صورت گرفت.

همچنین براساس مطالعات تطبیقی انجام یافته در کشورهای منتخب, مبانی نظری پژوهش و نظرات کارشناسی تیم پروژه و کارفرمای محترم, الگوی پیشنهادی طراحی و از طریق تکنیک دلفی در سه مرحله مورد آزمون قرار ‌گرفت.

6- روش تجزیه و تحلیل داده‌ها

داده‌های جمع آوری شده با استفاده از نرم افزارهای آماری SPSS و Excel و نرم افزارهای گرافیکی کامپیوتری و نیز بهره‌گیری از آمارهای توصیفی به شکل نمودارها و جداول توزیع درصد فراوانی تحلیل ‌شد.

تعریف واژه‌ها

واگذاری خدمات به بیرون (واگذاری)/ برون‌ سپاری/ کاهش تصدی‌گری[3]

- تعریف نظری:

برون سپاری از ترکیب دو واژه «Outside» و «Resourcing» تشکیل شده و به طور کلی به کالاها و خدمات ارائه شده توسط سازمان‌های بیرونی اشاره دارد (منگن، 2001، ص 2).

ترتیباتی که در آن یک واحد دولتی با یک ارائه‌دهنده بیرونی خدمت برای یک دوره مستمر، برای ارائه خدمات مشخصی که هزینه آن توسط واحد پرداخت می‌شود، قرارداد می‌بندد.» (واحد کارایی دولت هنگ‌کنگ، 2003، ص 51)

- تعریف عملی:

واگذاری اداره خدمات یا بخشی از خدمات پشتیبانی یک مؤسسه دولتی به پیمانکار بخش خصوصی با اعمال کنترل‌های مناسب ساختاری و اداری توسط سازمان واگذار کننده

خلاصه تحلیل یافته‌ها

درباره وضعیت واگذاری و کاهش تصدی‌گری در دانشگاه‌های علوم پزشکی مورد بررسی، موارد زیر حائز اهمیت می‌باشد:

وضعیت عمومی دانشگاه‌ها از دیدگاه کاهش تصدی‌گری

در این ارتباط باید گفت که دانشگاه‌های علوم پزشکی که عمدتا پس از تصویب قانون تشکیل وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی و با ادغام سازمان‌های بهداشت و درمان منطقه‌ای و تفکیک بخش آموزش پزشکی از وزارت علوم شکل گرفتند با چهار مسئولیت عمده ارائه آموزش، انجام پژوهش، خدمات و اعمال حاکمیت دولت، وظایف اجرایی و تصدی‌گری را هم تحت پوشش قرار داده است که در زمان خود و به دلیل شرایط خاص کشور در سه دهه اخیر نظیر جنگ، بازسازی، فقدان زیربناهای کافی و ... شاید توجیه‌پذیر و منطقی جلوه می‌کرد.

با تغییر شرایط داخلی و خارجی کشور از حالت مذکور به وضعی متفاوت از گذشته، افزایش انتظارات توده‌های مردم، محدودیت منابع دولتی، بهره‌وری پایین بخش عمومی و ...در سال‌های اخیر به تدریج تاثیرات خود را بر کشور نشان داد و سیاست‌گذاران و مسئولان ارشد را واداشت در جهت بهبود وضعیت موجود کشور به ویژه در بخش دولتی به اندیشه نشسته و سیاست‌ها و اقدام‌هایی را در ابعاد مختلف درنظر گیرند. از جمله این سیاست‌ها و برنامه‌ها، زمینه افزایش مشارکت مردمی در انجام امور کشور و اعتقاد به این باور بوده است که دولت هیچ‌گاه در هیچ کشوری نتوانسته بنگاه‌دار خوبی باشد. اثرات این سیاست‌ها و رویکردها در بخش‌های مختلف اقتصادی – اجتماعی کشور پدیدار شد و بخش بهداشت و درمان و آموزش پزشکی نیز در این وادی گام برداشت. در این زمینه با بررسی‌های انجام شده در سطح دانشگاه‌های علوم پزشکی باید گفت که خوشبختانه رویکرد پایین، افزایش هزینه‌ها، افت کیفیت و ... مواجه بوده‌اند، مثبت می‌باشد. این دیدگاه مثبت به ویژه در بین مدیران ارشد دانشگاه ها را می‌تواند پشتوانه اولیه خوبی برای بهبود وضعیت واگذاری‌ها دانست.

وضعیت کلی و اهداف واگذاری خدمات

مجموع بررسی‌های انجام شده حاکی از آن است که واگذاری خدمات پشتیبانی در دانشگاه‌های  علوم پزشکی نسبت به خدمات اصلی آنها نظیر خدمات بهداشتی درمانی بیشتر صورت گرفته و از قدمت بیشتری برخوردار بوده است. دلیل این موضوع نیز عمدتا وجود ضوابط قانونی جدی‌تر و قدیمی‌تر برای واگذاری خدمات پشتیبانی در دستگاه‌های اجرایی از یک طرف، و نیاز شدید دانشگاه‌های علوم پزشکی در این خصوص بوده است. بررسی زمینه‌های واگذاری خدمات نیز ضمن تایید مطلب فوق، حکایت از واگذاری بیشتر به ترتیب خدمات پشتیبان عمومی، خدمات تخصصی پشتیبانی و خدمات تخصصی سایر معاونت‌ها دارد. دلایل این موضوع علاوه بر موارد مذکور، اولا - ناشی از سادگی نسبی خدمات عمومی (نظیر نقلیه، نظافت ، نگهداری از فضای سبز)، در مقایسه با خدمات تخصصی پشتیبانی (نظیر حسابداری و خدمات بهداشتی درمانی) و ثانیا – وجود پیمانکارانی است که قادرند اینگونه خدمات را ارائه دهند. واگذاری خدمات، بیشتر در سطح اجرایی در مقایسه با سطح استراتژیک آن، عمدتا به دلیل حفظ جنبه‌های کلان و حاکمیتی خدمت بوده است. در این زمینه لازم است، امکان‌سنجی واگذاری کل خدمت نیز به ویژه برای خدمات پشتیبانی توسط دانشگاه‌ها انجام شود تا در صورت مساعد بودن شرایط درونی و محیطی، مدیریت کل یک خدمت(نظیر مدیریت IT) نیز بتواند واگذار شود. مطالعات انجام شده حاکی از منافع بالقوه واگذاری کل یک خدمت در مقایسه با واگذاری جنبه‌هایی خاص از آن است. در زمینه دلایل واگذاری خدمات در دانشگاه‌های علوم پزشکی باید گفت به جز الزامات قانونی، که اصولا یک عامل بیرونی محسوب می‌شود، سه عامل کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و جبران کمبود منابع انسانی مهمترین دلایل گرایش دانشگاه‌ها به استفاده از خدمات پیمانکاری است. به نظر می‌رسد که محدودیت‌های بودجه‌ای و استخدامی و همچنین وضعیت نامناسب خدمات از بعد کیفی دانشگاه‌ها را در مسیر واگذاری‌ها قرار داده باشد. البته در این زمینه نباید فراموش کرد که کاهش تصدی‌گری و واگذاری‌، فقط یکی از استراتژی‌ها، بهسازی در سازمان است که در صورت استفاده صحیح و در جای خود می‌تواند منافع خود را آشکار سازد.