پایان نامه طراحی سیستم حسابداری و حقوق و دستمزد

چکیده :

در این پژوهش به بررسی سیستم های حسابداری در ارگان ها و سازمان های خصوصی و دولتی پرداخته شده است ، قوانین و مقررات مربوط به حسابداری در سازمان ها ، قوانین مربوط به حق بیمه ، کسوراتی مانند مالیات و نحوه محاسبه آن مورد بررسی قرار گرفته است ، پاداش پایان سال ، عیدی پایان سال ، تشویقی و سایر موارد و نحوه محاسبه آنها مورد بررسی قرار گرفته است ،  مدیریت منابع انسانی برای مهمترین و حساسترین وظیفه خود که پردازش اطلاعات کارکرد کارکنان و محاسبه حقوق و مزایای آنها می باشد نیاز به ابزاری انعطاف پذیر، سریع و مطمئن دارد تا بتواند در حداقل زمان و با حداکثر دقت و کیفیت، انواع روشهای متفاوت پرداخت به پرسنل را پشتیبانی نماید. [1]

فصل اول

کلیات

معرفی :

سیستم «حسابداری»، وظیفه محاسبه حقوق و مزایای کارکنان سازمان را با توجه به اطلاعات دریافتی از سایر سیستم‌های حوزه «اداری- مالی» بر عهده دارد. این سیستم از یک سو ارتباط تنگاتنگی را با سیستم مدیریت منابع انسانی جهت دریافت اطلاعات استخدامی پرسنل برقرار و از سوی دیگر اطلاعات عملکرد پرسنل را از سیستم «حضور و غیاب» دریافت می‌نماید. اطلاعات مالی ایجاد شده در محاسبات این سیستم نیز به‌طور مکانیزه به سیستم «حسابداری مالی» ارسال می‌گردند. امکانات گسترده این سیستم در تعریف پارامترهای محاسبه حقوق به‌صورت کاملا پویا و با توجه به نیازهای موجود، سازمان را قادر می‌سازد که بدون وابستگی به لایه‌های نرم‌افزاری، اطلاعات خود را در سیستم تعریف نموده و آن را بسته به نیازهای خود بومی نماید. قابلیت‌های بومی‌سازی سیستم، علاوه بر پوشش دادن روش‌های مرسوم مانند «طرح طبقه‌بندی مشاغل»، امکان استفاده از سیستم با روش‌های خاص را در اختیار سازمان قرار می‌دهند [2]

در سیستم حسابداری بعلت تراکم و استمرار اطلاعات،نحوه پردازش اطلاعات و اهمیت سرعت و صحت آن از اتوماسیون استفاده می شود. اطلاعاتی نظیر نرخ ساعتی و یا روزانه حسابداری که ممکن است برای مدت مدیدی تغییر نکند و همچنین برنامه هایی نظیر نحوه محاسبه کسورات مالیات و حق بیمه صندوق تامین اجتماعی که در طول سال، قوانین آن ثابت می باشد را بهتر است در حافظه کامپیوتر ذخیره نمود. با استفاده از این اطلاعات، می توان محاسباتی مانند حقوق و یا دستمزد ناخالص، کسورات، تعیین حسابداری خالص و بروز درآوردن سابقه هر کارمند و کارگر را به طور الکترونیکی انجام داد.[3]

اهمیت حسابداری

از آنجایی که هزینه حسابداری و مخارج مربوط به آن درصد تقریباً بالایی از هزینه های هر مؤسسه را تشکیل می دهد ضروری است در این سیستم پیش بینی های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت صحیح حسابداری بعمل آید.از سوی دیگر سیستم حسابداری باید بنحوی طراحی شود که اطلاعات لازم را بسرعت گردآوری، کسورات لازم را محاسبه و رقم خالص قابل پرداخت به هر یک از کارکنان را محاسبه نموده و تدابیر مناسبی برای جلو گیری از پرداخت به افراد واهی و سایر انواع سوء استفاده ها فراهم نماید.

برای رعایت قانون ، کارفرما موظف است اطلاعات لازم در مورد کارکنان و میزان حقوق و مزایای آنان را به مراجع ذیصلاح ارسال نماید.در ایران نیز طبق قانون مالیات بر درامد،کارفرما موظف است اسامی کارکنان و مشخصات آنها را به حوزه های مالیاتی متعلق به کارکنان را به حساب مخصوصی واریز نماید. بعلاوه طبق قوانین تأمین اجتماعی لازم است هر ماهه اسامی کارکنان و میزان حسابداری آنها طی لیستی به ادارات تأمین اجتماعی محل تسلیم و حق بیمه سهم کارمند و کارفرما به حسابهای مخصوص واریز گردد.

باید توجه داشت که سیستم حسابداری تنها کارکنان واحد تجاری را در بر گرفته و افرادی که به صورت پیمانکار و حقالزحمه بگیر در واحد تجاری ارایه خدمت می نمایند را شامل نمی شود. مبالغ پرداختی به این دسته از کارکنان تحت عنوان حق الزحمه یا عناوین دیگر تلقی شده و بخشی از حسابداری مؤسسه محسوب نمی گردد. [4]

حقوق و مزایای کارکنان

انچه در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری،مدیران یا ارایه کنندگان خدمات مشابه به طور ماهانه به آنها پرداخت می گردد((حقوق)) وپرداختی به کارگران(ساده یا ماهر) اصطلاحاً دستمزد نامیده می شود که بر حسب ساعت،روز،ماه و یا مقدار تولید تعیین می گردد.

معمولاً علاوه بر حسابداری ثابت مزایای دیگر از جمله فوق العاده،پاداش،سهم داز سود واحد و غیره به کارکنان پرداخت میگردد.که این مزایا گاهی بطور مستمر و زمانی نیز به طور غیر مستمر پرداخت می گردند

مزایای فوق ممکن است بصورت نقدی یا غیر نقدی به کارکنان تعلق گیرد.

نرخ حسابداری معمولاً از طریق توافق بین کارکنان و کارفرما تعیین می شود. این نرخ مربوط به ساعت عادی و قانونی می باشد.چنانچه کارگری پس از اتمام ساعات قانونی کارکرد روزانه، مدتی را به عنوان اضافه کار انجام وظیفه نماید و یا در ایام تعطیل مشغول انجام وظیفه در واحد تجاری باشد، مستحق به دریافت حسابداریی علاوه بر حسابداری عادی خواهد بود که نرخ ساعات کاری این اوقات توسط قانون مشخص می شود.

خلاصه ویژگی های  حسابداری

1 - ثبت اطلاعات مشخصات پرسنلی ، احکام ترمیم حقوق و مزایا ، کارکرد ماهانه و روزانه ، اضافات و کسورات و امکان تعدیل آنها .

2-  انجام محاسبات مربوط به کلیه پرداختها و کسورات و تهیه سند مکانیزه به تفکیک مراکز هزینه ، واحدها ، نوع شغل و ...... جهت تغذیه به سیستم حسابداری مالی .

3 -   انواع پرداختها و کسورات .

4 -   انواع کارکرد ها .

5 -  عملیات مربوط به وامهای مختلف کارکنان .

6 -  پرداخت مساعده براساس ضوابط هر شرکت .

7 -  پرداخت حقوق و مزایا به تفکیک محل کار ، واحد ها ، مراکز هزینه ، شهرهای مختلف و   محاسبه عیدی و پاداش سالانه و امکان صدور سند ذخیره عیدی مکانیزه به سیستم مالی

8 -  محاسبه ذخیره سنوات ( بازخرید کارکنان ) و امکان صدور سند مکانیزه به سیستم مالی .  محاسبه تعدیلات معوق ( Back pay ) بصورت نامحدود .

9 -  اعمال پرداختها و کسورات معوق در تاریخهای تحقق یافته با درنظر گرفتن تاثیرات حاصله در سقف بیمه ، مالیات و ...... در ماه مربوطه .

10 -  اعمال کلیه تغییرات ناشی از تغییر در قوانین و روشهای حسابداری ، بدون نیاز به تغییر در برنامه ها.

11 -  تولید گزارشات استاندارد سیستم نظیر گزارش بیمه ، مالیات و ...

12 -  ارائه اطلاعات عملیاتی ، تاریخچه ای و مدیریتی کارکنان از طریق امکان طراحی و تولید گزارشات پیش بینی نشده .

13 -  طراحی فرمهای مورد نظر بطور دلخواه و چاپ آنها .

14 -  ثبت اطلاعات عمومی شرکت برای جلوگیری از عملیات داده آمایی تکراری جهت کلیه کارکنان .

15 -  داشتن پایگاه اطلاعاتی مشترک با سیستم پرسنلی جهت اعمال لحظه ای اسناد وارده در سیستم پرسنلی.

16 -  طراحی فرمهای ورودی اسناد حقوق جهت انطباق سی ستم با فرمهای جاری هر سازمان .

17 -  محاسبه مالیات به سه روش مالیات سالانه ، مالیات سال تا ماه و مالیات ماهانه .

18 -  محاسبه انواع بیمه های خدمات درمانی ، تامین اجتماعی و بیمه های خصوصی .

19 -  صدور سند خودکار در بخش اسناد جاری و معوقه حقوق جهت تسهیل در امر داده آمایی اطلاعات .

20 - تهیه گزارشات متنوع از ماههای گذشته بصورت نامحدود بدون نیاز به ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات .

21 -  معرفی نحوه محاسبه اضافات و کسورات بصورت خاص جهت انطباق با رویه های جاری هر سازمان .

22 -  معرفی کاربران ، گروه کاربران و محدوده عملیاتی آنها جهت تامین امنیت اطلاعات .

23 -  تعریف نحوه دسترسی و جستجوی فرد یا گروهی از افراد در تمامی بخش های اطلاعاتی سیستم مانند :           · معرفی مشخصات کارکنان

          · اسناد جاری حسابداری

          · اسناد معوقه حسابداری

          · تعذیه کارکرد

هدف سیستم حسابداری :

هدف‌هاى کلى که از برقرارى هر سیستم کنترل داخلى در مورد حسابداری مورد توجه است به‌طور خلاصه آن است که از موارد زیر اطمینان حاصل شود:      

۱. کسانى که حقوق یا دستمزد دریافت مى‌دارند واقعاً در استخدام دستگاه بوده و ضمناً اسامى کلیه حقوق‌بگیران در لیست‌ها منظور مى‌شود.          

۲. حقوق یا دستمزدى که پرداخت مى‌شود در مقابل کار انجام شده پرداخت مى‌گردد و یا در ازاء ایام مرخصى یا بیمارى کارکنان واقعاً به آنها تعلق مى‌گیرد.      

۳. نرخ‌هاى ساعتی، پارچه‌کاری، روزانه یا ماهانهٔ حسابداری و هم‌چنین هرگونه تغییر در آن مورد تصویب مقامات ذى‌صلاح قرار گرفته است.      

۴. حسابداری ناویژه (یعنى قبل از کسور) و هم‌چنین مبلغ خالص آن به درستى محاسبه شده است و جمع کل صورت‌هائى که ثبت‌هاى حسابدارى به‌موجب آن به‌عمل مى‌آید صحیح است.  

۵. کلیهٔ کسور متعلق در مورد هر یک از کارکنان به درستى محاسبه شده و به حساب‌هاى صحیح منظور مى‌شود.   

۶. مبلغ خالص دستمزد یا حقوق به افرادى که واقعاً تعلق مى‌گیرد پرداخت مى‌شود و از آنها رسید (یا چیزى معادل آن) گرفته مى‌شود.          [5]

روش‌هائى که براى برقرارى یک سیستم کنترل داخلى مطلوب با توجه به هدف‌هاى کلى فوق ممکن است پیشنهاد شود براى همهٔ دستگاه‌ها لزوماً یکسان نخواهد بود و برحسب وسعت دستگاه و تعداد کارکنان آن و عوامل دیگرى از قبیل نحوهٔ پرداخت دستمزدها و غیره، متفاوت خواهد بود. روش‌هاى زیر براى یک دستگاه بزرگ صنعتى که حقوق کارمندان را بر‌حسب ماه و حقوق کارکنان را برحسب ساعات حضور پرداخت مى‌کند در نظر گرفته شده است، ولى بسیارى از نکات پیشنهادى در موارد دیگر نیز عیناً مصداق داشته و قابل اعمال است.        [6]

۱. به‌عنوان یک کنترل کلى لازم است ”دایرهٔ حسابداری“ حتّى‌المقدور به‌طور جداگانه عمل کرده و مسؤولان آن مشخص باشند. در داخل این دایره لازم است وظایف کارکنان همیشه یکسان نباشد و هر چه بیشتر تغییر کند. براى مثال اگر در یک ماه به‌خصوص نوشتن لیست حقوق به عهدهٔ کارمند ایکس باشد، ماه بعد بهتر است این‌کار توسط شخص دیگرى انجام گرفته و کارمند ایکس انجام یک عمل دیگرى را به عهده داشته باشد.         

۲. براى هر یک از کارکنان باید یک پروندهٔ استخدامى نگاهدارى شود و کلیهٔ احکام و مکاتبات مربوط به استخدام، میزان حقوق، ارتقاء افزایش حقوق، استعفاء یا اخراج در آن نگاهدارى شود. تهیهٔ این مدارک حتماً باید به عهدهٔ کسانى غیر از تهیه کنندگان لیست حسابداری باشد و اصل پرونده‌ها نیز باید حتّى‌المقدور در قسمت دیگرى غیر از حسابدارى (مثلاً در قسمت کارگزینی) نگاهدارى شود. مع‌هذا باید ترتیبى داده شود که نسخه‌اى از کلیهٔ احکام و مکاتباتى که اثرات حقوقى دارد در اسرع وقت به‌دست دایرهٔ حسابداری برسد. دایرهٔ مذکور بهتر است براى هر یک از کارکنان کارت ویژه‌اى نگاهدارى کند که کلیهٔ این احکام به‌طور خلاصه در آن منعکس باشد به‌طورى که آخرین وضع هر یک از کارکنان به روشنى نشان داده شده و احتیاج به رسیدگى نداشته باشد.         

۳. به‌عنوان جزئى از کنترل، به‌خصوص در دستگاه‌هاى بزرگ، لازم است کارت‌هاى پرسنلى جارى دایره حسابداری هر چند وقت یک بار با پرونده‌هاى قسمت کارگزینى کنترل شود. این کنترل باید توسط اشخاص مستقلى صورت گیرد.       

۴. مقاماتى که اختیار استخدام، اخراج، انتقال، مأموریت، اعطاء افزایش حقوق یا دستمزد، مرخصى و نظایر آن را دارند باید مشخص بوده و حدود اختیارات هر یک معلوم باشد.

۵. در مواردى‌که دستمزد بر اساس پارچه‌کارى و یا ساعات کار پرداخت مى‌شود و هم‌چنین در مورد کلیهٔ اضافه‌کارى‌ها انجام کار باید توسط مقامات مسؤولى غیر از متصدیان دایره حسابداری تصویب شود. مثلاً کارت ساعات کارگران باید توسط سرپرستان کارگاه‌ها یا مسؤولین حضور و غیاب امضاء شود و غیره. ۶. کسانى‌که در تهیهٔ لیست حسابداری دخالت دارند باید آن را به‌عنوان کارى که انجام داده‌اند امضاء کنند. مثلاً باید معلوم باشد هر لیست حقوق توسط چه شخصى تهیه شده و یا محاسبات آن توسط چه کسى کنترل شده است.   

۷. قبل از پرداخت، لیست حسابداری باید توسط مقام مسؤولى که از دایره حسابداری مستقل باشد، جهت پرداخت تصویب شود.         

۸. مبلغ خالص حسابداری کارکنان باید حتّى‌المقدور مستقیماً به حساب بانکى آنها منظور شود. فقط در صورتى‌که افتتاح حساب‌هاى پس‌انداز یا جارى براى کاکنان مقدور نباشد و یا آنکه نتوان حسابداری را به وسیلهٔ چک‌هاى انفرادى پرداخت نمود، ممکن است از پرداخت نقدى استفاده شود. در مواردى‌که حسابداری مستقیماً به حساب بانکى کارکنان منظور مى‌شود لیستى که به بانک ارسال مى‌شود باید فقط شامل نام کارکنان، شماره‌حساب‌هاى آن نزد بانک و مبلغ متعلق به هر یک باشد و به هیچ‌وجه نباید لیست کامل حقوق به بانک ارسال شود.      

۹. هر یک از کارکنان باید از خالص حقوق یا دستمزد خود و نحوهٔ محاسبه آن آگاه شوند. در مواردى‌که حسابداری نقداً پرداخت مى‌شود بهتر است این اطلاعات قبل از پرداخت به کارکنان داده شود.   

۱۰. در صورتى‌که حسابداری نقداً پرداخت مى‌شود، پرداخت بهتر است توسط دایرهٔ حسابداری (نه صندوق) صورت گرفته و مبلغ دریافتى از صندوق یا بانک عیناً معادل مبلغ کل خالص لیست حقوق باشد. حقوق هر یک از افراد باید در پاکت گذاشته شود و ترتیبات مربوط به شمارش مبلغ، اعتراضات، مطالبهٔ حسابداری به نمایندگى از طرف شخص ذى‌نفع، حسابداریهاى مطالبه نشده و نظایر آن کاملاً مشخص باشد.       [7]

۱۱. در صورت فوق، پرداخت باید توسط کسانى صورت گیرد که کارکنان را از نزدیک بشناسند و هرگونه حسابداری مطالبه نشده باید به فاصلهٔ کوتاهى به صندوق یا حساب بانکى مؤسسه واریز شود. دریافت بعدى چنین مبالغ باید با اطلاع و تصویب مقام مستقلى باشد.

ویژگیهای سیستم مالی:

1 -  امکان تعریف سال مالی، انواع سند قابل صدور، صادرکنندگان سند، تعریف سلسله مراتبی کدهای حسابها از سطح گروه حسابها تا سطح معین، تعریف مستقل حسابهای تفضیلی و تعریف انواع حسابهای تفضیلی.

2 -  صدور سند به دو صورت از طریق فرم و FUNTION امکان پذیر است. سایر سیستمهای مکانیزه مانند حسابداری، اموال با استفاده از FUNTION سند صادر می‌نمایند.

3 -  امکان  معرفی حسابهای(کل و معین) بدهکار و بستانکار انواع فعالیتهای مختلف سازمان که در صدور سند از آنها استفاده می‌شود، وجود دارد(معرفی کد تشخیص حساب یا کد عملیات). تعریف این کدها برای کاربران به هنگام صدور اسناد سهولت به ارمغان آورده و حسابداران می‌توانند تنها با انتخاب یک کد در هر ردیف سند (برای سندهای دستی) اقدام به صدور سند نمایند. همچنین سیستمهای دیگر مانند سیستم تنخواه برای معرفی حسابهای مربوطه که در صدور اسناد تنخواه مورد استفاده می‌باشد از کد عملیات مالی استفاده می‌نماید. بزرگترین مزیت تعریف عملیات مالی به صورت متمرکز عبارتند است از:

با تغییر سرفصل حسابها زیر سیستمها دچار تغییر نمی‌گردند. این تغییرات اتوماتیک در کلیه سیستمهای مالی منتشر می‌گردد.

با تعریف عملیات جدید در سازمان کد عملیات مربوطه نیز تعریف می‌گردد.سیستمهای مالی نیازی به تغییر ندارد.

4 -   امکان تغییر کدینگ حسابها (تبدیل کدینگ موجود به کدینگ جدید) و صدور سند تبدیل حساب.

5 -  سندهای صادر شده دارای سه مرحله ”پیش‌نویس “، ”سند موقت“، ”سند دایمی“ می‌باشند.

خود پیش‌نویس می‌تواند وضعیتهای ”تنظیم“، ”تأئید“، و یا ”عودت“ داشته باشد.“تأئید“ پیش‌نویس به شرط بالانس بودن ردیفهای سند می‌باشد. امکان اصلاح پیش‌نویس و سند موقت دیده شده است. امکان حذف منطقی اسناد نیز در مراحل غیر دایمی میسر می‌باشد.

6 -  امکان ضمیمه کردن (ثبت و نگهداری) مدارک مثبته همراه سند وجود دارد.

7 - امکان دسته‌بندی اسناد به واقعی و مجازی  میسر می‌باشد و گزارشات را می‌توان بر این اساس اخذ نمود. (اسناد مجازی برای طبقه‌بندی حسابها یا اصلاح حسابهای خلاف ماهیت به کار می‌روند.

8 -   امکان صدور اسناد طبقه‌بندی و خلاف ماهیت به صورت اتوماتیک با تعیین حساب تعدیل شونده در سیستم موجود می‌باشد.

9 -  صدور اتوماتیک سند افتتاحیه، اسناد عکس طبقه‌بندی و خلاف ماهیت در ابتدای سال در صورت تمایل کاربر

10 -  تهیه مکانیزه صورتهای مالی، نسبت و یادداشتهای مالی دیده شده است. این عمل با یک بار تعریف عملیات محاسبه آنها، قابل استفاده است.

11  - امکان جستجوی اسناد بر اساس مبلغ ردیف سند، بخشی از شرح ردیف سند، کد کل، معین، تفصیلی یا ترکیبی از سه کد نامبرده موجود است.

12 -  امکان اخذ انواع گزارشات متنوع اعم از دفاتر، ترازها، صورتهای مالی، گزارشات سنواتی، روکش اسناد، وضعیت اسناد از نظر مراحل تنظیم، فعال یا غیر فعال بودن، بر اساس سرفصلهای مختلف از اسناد می‌باشد.

13 -  امکان تهیه گزارشهای تودرتو وجود دارد.

14 -  امکان نگهداری اطلاعات 10 سال دفترداری وجود دارد.

15 -  امکان تهیه صورتهالی مالی سال گذشته که نیاز به اصلاح دارند وجود دارد.

سیستم دریافت و پرداخت

عملیات مختلف دریافت، پرداخت، انتقال وجوه بین بانک، اعلامیه‌های برداشت و واریزها، تسهیلات دریافتی، صورتحسابهای بانکهای مختلف، صورت مغایرت بانکی (به صورت دستی و مکانیزه) تسعیر نرخ ارز در پایان هر دوره مالی (سال مالی) وصدور پیش‌نویس سندهای دفترداری روی انواع مختلف عملیات(دریافت، اصلاحیه دریافت، انواع گردش اوراق بهادار به تفکیک نوع گردش، پرداخت، اصلاحیه پرداخت‌،انتقال وجوه، برداشت و واریز) وتهیه گزارشات متنوع در این سیستم دیده شده است.[8]

1 -  امکان  تشخیص حساب مکانیزه

2 - امکان کنترل نمونه امضا مراجعه کننده و شماره حساب مربوط به آنها با چک دریافتی

3 -  ثبت و آرشیو سوابق از کلیه گردشهای مختلف چک اعم از واگذاری به بانک، ثبت وصولی، ثبت اسناد برگشتی و ...

4 -  امکان چاپ روی چکهای مختلف مربوط به بانکهای مختلف و انواع فرمهای واگذاری مربوط به بانکهای مختلف

5 -  امکان ثبت و نگهداری دریافت و پرداخت به صورتهای مختلف مثل وجه نقد، اوراق بهادار تضمینی (با دریافت تضمین) و غیر تضمینی و همچنین دریافتهای فیش واریزی و حواله از واحدهای مختلف

6 -  پرداخت چک از محل چکهای دریافت شده نزد شرکت

7 -  پرداخت اوراق بهادار سررسیددار (بلند مدت) و به روزآوری موجودی حسابها هنگام سررسید.

8 -  امکان اصلاح دستور دریافت و دستور پرداخت (حتی با وجود سند دفترداری مربوطه) در موارد تغییر تفصیلی، موارد طبقه‌بندی، مبلغ، مشخصات اوراق بهادار، سررسید، محل پرداخت (برای دستور پرداخت)، تشخیص حسابها (کدهای حساب) و شماره ضمانت‌نامه (برای دستور پرداخت

9 -  امکان ابطال درخواست و یا دستور پرداخت

10 -  امکان ثبت اطلاعات اعلامیه‌های بانکها

11 -  امکان گزارش همزمان از مغایرتهای موجود در اسناد و حسابداری و اقلام باز صورتحساب

12 -  امکان تهیه گزارشات بسیار متنوع و کارآمد و مدیریتی از کلیه عملیاتها مثل دریافت و پرداخت و گردش اوراق بهادار و اعلامیه برداشت و واریز و صورت مغایرت

13 -  امکان تهیه صورت گردش وضعیت نقدینگی هم به صورت سالانه و هم ماهانه جهت برنامه‌ریزی بودجه

14 -  تهیه گزارش از فعالیتهایی که هنوز سند آنها در دفترداری صادر نشده می‌باشد.