مقدمه :
کلیه افرادی در مشاغل و مسئولیتهای مختلف حداقل در طول مدت خدمت خود با یک پروژه سرو کار پیدا می کنند . وظایف و مسئولیت کسانیکه در قسمتهای طرح و برنامه سازمانها کار می کنند عموما در رابطه مستقیم با برنامه ریزی وکنترل پروژه ها می باشد . وکسانیکه در مراکز صنعتی و تولیدی کار می کنند نیز در طول خدمت خود با پروژه های صنعتی از قبیل تولید یک محصول جدید، احداث یک واحد تولید مدرن ویا تعمیرات اساسی ماشین آلات سروکار پیدا می کنند وهم چنین افرادی که در سازمانهای غیر دولتی بکار مشغولند نیز در مواقعی خود را با لزوم برنامه ریزی ادارات جدید ، تغییر مکان مراکز کاری که در نوع خود یک پروژه محسوب می شود روبرومی بینند .
برنامه ریزی آموزش واعزام نیروها ی مسلح به جبهه ، تدارک مهمات و تجهیزات و مهمتراز همه برنامه ریزی عملیات نظامی از نمونه های بارز برنامه ریزی یک پروژه پیچیده می باشد که بیشترین وقت مسئولین مربوطه را به خود اختصاص می دهد .
اهداف پروژه :
هر پروژه ای خواه تاسیس یک ساختمان جدید باشد ویا تهیه ماشین آلات وتولید یک محصول تازه ، متضمن صرف هزینه وسرمایه گذاری قابل توجهی میگردد. بازده این سرمایه گذاری واهداف پروژه باید کاملا روشن ومنطقی باشند.کسانیکه مسئولیت تخصیص بودجه وتصویب اجرای یک پروژه را بر عهده دارند باید بطور دقیق از چگونگی صرف پول واهداف پروژه آگاه باشند ، این اهداف بطور کلی در سه گروه به شرح زیر خلاصه می شوند :
کیفیت ومشخصات فنی کار تمام شده که در مورد پروژه های ساختمانی مشخصات بنا ومقاومت لازم قسمتهای مختلف ساختمان ودر مورد طرحهای صنعتی ، میزان بازدهی ماشین آلات وحدود دقت قطعات ماشین شده اهداف فنی کار را مشخص می نمایند .
بودجه ای که در چهار چوب آن کار باید انجام گیرد .
مدت زمان اجرای کار .
معمولا با افزایش وطولانی تر شدن مدت یک پروژه از زمان برنامه ریزی شده آن هزینه های آنهم افزایش می یابد . این افزایش از طرفی بخاطر وجود تورم واز بین رفتن قدرت خرید بودجه اختصاصی طرح واز طرف دیگر بخاطر معطل نگهداشتن نیروی انسانی و تجهیزات بیش از مدت لازم وعدم استفاده از آنها درانجام پروژه های دیگر بوجود می آید . این رابطه روشن ومستقیم بین هزینه وزمان و توجه به اثرات زیانبار عدم اتمام بموقع پروژه، لزوم استفاده از روشهای علمی برنامه ریزی وکنترل پروژه را بیش از پیش آشکار می سازد .
مشخصات یک برنامه ریزی خوب و قابل اجرا:
اکنون که لزوم برنامه ریزی پروژه تا اندازه ای روشن شد بهتر است قبل از پرداختن به یک روش خاص برنامه ریزی، مشخصات یک برنامه موثر و قابل اجرا بررسی گردد و ملاکهای ارزیابی یک برنامه ریزی موفق بدست آید .
بطور کلی یک برنامه موثر وقابل اجرا باید دارای موارد ذیل باشد :
از نظر فنی امکان پذیر باشد .
بر برآوردها ی قابل اطمینان استوار باشد .
متناسب با منابع موجود و قابل دسترس باشد .
در صورت استفاده مشترک از منابع یک پروژه دیگر با برنامه آن پروژه هماهنگ باشد .
در مقابل لزوم ایجاد تغییراتی در مشخصات و ترتیب اجزای کارهای پروژه انعطاف پذیر باشد .
فعالیتهای بحرانی را بخوبی مشخص ومتمایز سازد .
علاوه بر رعایت نکات فوق ، برای اجرای موفقیت آمیز یک پروژه ، ایجاد یک سازمان اجرایی منسجم و تعیین یک مدیر کاردان و با اختیارات کافی که برای وی خطوط ارتباطاتی موثری در نظر گرفته شده باشد ضروری می باشد .
فعالیتهای بحرانی را بخوبی مشخص و متمایز سازد . علاوه بر رعایت نکات فوق ، برای اجراء موفقیت آمیز یک پروژه ، ایجاد یک سازمان اجرائی منسجم و تعیین یک مدیر کاردان و با اختیارات کافی که برای وی خطوط ارتباطاتی موثری در نظر گرفته شده باشد ضروری می باشد .
(مفاهیم پروژه)
فصل اول
مفهوم پروژه:
امروزه فعالیتهای عمده واصلی غالبا توسط سازمانها وموسسات در دو غالب عملیات دورهای ومداوم و
(پروژه )اجرا میشود. این دو غالب دارا ی مشخصات زیر هستند:
فعالیتهای عمده و اصلی آنها توسط نیروهای متخصص انجام میشود.
فعالیت های عمده واصلی با محدودیت استفاده از نابع کاری همراه است.
فعالیتهای عمده واصلی ابتدا برنامه ریزی میشوندسپس به اجرا گذاشته میشود وتا پایان کار به صورت مداوم کنترل میگردند.
اختلاف اساسی وعمده بین دورویکرد فوق این است که عملیات; مداوم ومستمرهستنددر حالیکه پروژهها موقتی ومنحصربه فرد میباشد.
لذاپروژه مجموعه تلاشهای موقتی برای تحقق یک تعهد وتقبل درایجاد یک محصول یا ارائه خدمت مشخص میباشد.اصطلاح موقتی یعنی پروژه در زمان معین شروع ودر زمان معین خاتمه میابد. اصطلاح مشخص نیز به مفهوم آن است که خدمات کاملا تعریف شده وروشن بوده واز نتایج حاصل
از اجرای پروژههای دیگر متمایز میباشد.
نحوه اجرای هر یک از پروژه ها از سایرین متمایز است .بطوریکه مراحل اجرای نتاییج هر مرحله وکلیه خدمات از ابتدا تا به انتها به تفصیل کامل و همراه با ارائه راهکارهای مربو طه مشخص میباشد . لذا در ابتدا روشهای اجرایی و نتایج مورد انتظار هر مرحله و سایر مشخصات پروژه بطو کلی بیان میشود و به مرور که پروژه فعال میگردد سایر مشخصه ها نیز تعیین ونتایج مئرد اتظار با وضوح بیشتری مشخص میشوند.
تفصیل فزاینده :
محصول یا نتا یج پروژههایکتا ومنحصر به هر یک ازآنها بوده و مشخصه های این نتایج منحصر به فرد, میبایستی از ابتدا تا انتها به طور فزاینده بسط داده شود .
مفهوم( فزاینده) روند صعودی مستمر وبدون بازگشت و( تفصیل) نیز بسط توسعه یافته برای تکمیل تبیین میباشد .
تفصیل فزاینده مشخصه های محصول حتی الا مکان از همان ابتدای پروژه آغاز وبه تدریج همزمان با تکمیل گروه مدیریت پروژه دقیق وکامل گردد.
مفهوم مدیریت پروژه :
مدیریت پروژه ,بکارگیری دانش , مهارتها , ابزارها وتکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها بمنظور رفع نیازهای پروژه از طریق تحقق فرایندهای آغازین , برنامه ریزی, اجریی ,کنترلی و اختتامی است. این انتظارات در سه بخش مختلف (( محدوده ,زمان ,هزینه کیفیت پروژه )) ,((متولیان ,نیازها وانتظارات گوناگون آنها )),((نیازهای مشخص و انتضارات نامعین در پروژه)) متبلور میگردد.
فصل دوم
در پایان اجرای یک برنامه از پروژه عموما یک ارزیابی عملکرد انجام میشود. ابتدا کلیه امور سپری شده مورد بررسی سریهع و اجمالی قرار میگیرد و اشکالات و ابهامات احتمالی برای ادامه کار پروژه مشخص وراه کارهای اصلاحی وتکمیلی چاره اندیشی شده واقدامات اصلاحی در کایه ارکان پروژه معمول میگردد. تعداد مراحل ارزیابی در پروژهها ی با فعالیتهای قطعی وغیر احتمالی به مراتب کمتر از پروژههای با فعالیت های غیر قطعی واحتمالی است.
دست اندر کاراران ومجرین پروژه هابرای مدیریت آنها وهمچنین برخی ملاحظات سازمانی
(مانند افزایش بهروری در کار , زمان ونیروی انسانی )آنهارا به مراحل مختلفی تقسیم مینمایند.
مراحل مختلف پروژههارا چرخه حیات آنها مینامند.چرخه حیات پروژهها عموما دارای مشخصه های کلی زیر میباشند:
میزان هزینه هاواستفاده از نیروی انسانی در مراحل اولیه اجرای پروژهها عموماکمتربود ,بمرور افزایش یافته وهنگامیکه پروژه به خاتمه نزدیک میشود این میزان سریعا کاهش میابد.
در مراحل آغازین پروژه احتمال موفقیت در انجام تعهدات و حصول کامل به نتایج ازپیش
تعیین شده کمتر است و بدین لحاظ میزان ریسک وعدم قطعیت بیشتر میباشد.
این احتمال بمرور پیشرفت کار پروژه و با شناسایی وتسلط به جوانب کار ومحیط کا ر پروژه تعدیل ومتناسب میگردد.
3) اغلب براورد ها و پیش بینیها در مراحل اغلزین پروژه دقیق نیست.لذا تاثیر آرا ونظرات مجریان در تعیین مشخصه های محصول وهزینه های نهایی در اوایل پروژه بسیار زیاد است.
اما بمرور ودر مراحل بعدی وبا پیشرفت پروژه وکسب موانی دقیق تر وکسر فاصله زمانی بین پیش بینی و اجرا بمرور از اعلام نظرات متولیان کاسته شده و بنا به مقتضای کار وواقعیت ملموس مشخصه های پروژه ومراحل آن تبیین وتعیین میشود.
ساختار سازمانی
ساختار سازمان اجرایی پروژهها اغلب متاثر از اقتضا ومحدودیتهای استفاده از منابع کاری در آنها میباشد.با توجه به وظایف, مسولیتها ,اهداف ومقتضای پروژ, ساختار سازمانی میتواند بین
دو طیف وظیفه ای و پروژهای ویا امتزاجی از هر دو طیف و به صورت ساختار ماتریسی طرح ریزی میشود.
در سازمانهای با ساختار وظیفهای , کلیه بخشها مانند طراحی ومهندسی به طور مستقل ازسایر بخشها(مانند ساخت یا بازار یابی ) انجام وظیفه مینمایند.
در سازمان با ساختار وظیفه ای , پروژه طراحی یک محصول جدید فقط به بخش طراحی آن
واگذار ومهندسین زیر مجموعه آن در این پروژه در گیر خواهند شد حال اگر در هنگام طراحی برای کارشناسان طراح مسئله ای در ارتباط با ساخت آن مطرح شود ابتدا این موضوع به صورت سلسله مراتبی به مدیر بخش منعکس میشود. سپس مدیر بخش مهندسی نیز موضوع را بامدیر بخش ساخت در میان گذاشته وپس از اخذ نظرات کارشناسان آن بخش , پاسخ مجددا از مسیر طی شده (بطور معکوس) به طراحان انتقال میابد.
اما بر خلاف سازمان وظیفه ای اغلب درسازمان پروژهای اعضای تیم اجرایی باهم ودر کنار هم میباشند.همچنین مدیران پروژه نیز با اختیارات کافی دارای استقلال کامل بوده و همه منابع سازمانی هم در کار پروژه در گیر میشوند . یک سازمان پروژه ای اغلب دارای واحد های مختلف سازمانی بوده وهر یک از انها را یک بخش مینامند . هر یک از این واحدها میبایستی یا بطور مستقیم به مدیر پروژه گزارش دهند و یا به پروژههای مختلف خدمات پشتیبانی ارائه دهند.سازمانهای ماتریسی , ساختارهای جدیدی از ترکیب مشخصه های سازمان وظیفه ای وسازمانهای پروژهای میباشد.دراین سازمانها مدیر بیشتر نقش یک هماهنگ کننده ویا پیگیری کننده است. هر چه از ویژگیهای ساختار پروژهای بیشتر استفاده شود ساختارهای سازمانی ماتریسی کاملی پدید مییاید .در این سازمانها مدیران با اختیارات قابل توجه به همراه گروه اجرایی مشخص و به طورتمام وقط در اختیار پروژه میباشد .
هم اکنون سازمانهای پویا از ساختار های سازمانی گوناگونی استفاده مینمایند.
ارتباطات
موضوع اصلی ارتباطات تبادل اطلاعات است . ارسال کننده اطلاعات, مسؤل تهیه اطلاعات واضح وکامل میباشد به نحوی که دریافت کننده بتواند آن اطلاعات را به طور صحیح در یافت نماید. در یافت کننده نیز مسؤل ایجاد اطمینان از دریافت بدون عیب ونقص اطلاعات و همچنین تفهیم وارسال آنها به مراجع ذیربط میباشد .
رهبری
کوتر معتقد است ک رهبری از مدیریت جداست مدیریت عنایتی خاص( به سازگاری بین نتایج اصلی حاصله وانتظارات متولیان ومجریان) است, در صورتی که رهبری شامل موضوعات ذیل میباشد:
تعیین اهداف سازمانی
همسو سازی متولیان ومجریان
ایجاد انگیزش
مذاکره
مذاکره مبتنی بر اصل مشاوره ورایزنی بادیگران به منظور کسب نتیجه ودست یابی به تفاوق مشخصی است . میانجیگری , حکمیت و داوری نیز برخی از اشکال شرکت در مذاکرات است
مذاکرات در اجرای پروژهها نوعا حول محور موارد زیر صورت می پذیرد:
محدوده کار/ هزینه واهداف زمانبندی
تغییرات در محدوده کار / هزینه یا زمانبندی
شرایط ومواد قراردادها
اختیارات ومسؤلیتها
منابع کاری
حل و فصل مسائل
حل و فصل مسائلتلفیق توامان بیا ن مسائل روزمره و اخذ تصمیم است . این موارد در مدیریت ریسک به عنوان مسائل بالقوه مطرح میباشدکه بیا علتها ومعلولها به مسائل بستگی دارد.
بعضی از آنها داخلی است مانند تخصیص نیرو به یک پروژه ویا مسئله خارجی است مانند اخذ مجوذ برای شروع یک فعالیت مهم از سازمانهای ذیربط .
در هر حال تصمیمیات اتخاذ میگردند اما ضروری است که بموقع نیز به اجرا درآید.
فصل سوم
مدیریت پروژه فرآیند مجموعه فعالیتهای یکپارچه و به هم مرتبط میباشد. لذا کسب نتیجه هر یک از محدودیتها مدیریت پروژه معمولا در سایرین نیز مؤثر است. یک فرآیند شامل ( مجموعه فعالیتهای لازم الجرا برای حصول به یک نتیجه مشخص) است . فرایند ها در دو گروه هستند:
فرایند های مدیریت پروژه: که شامل تشریح وسازماندهی فعالیتهای پروژه میباشد.
فرایندهای محصول پروژه : که شامل تهیه , تولید و ارائه محصول پروژه میباشد.
در طول اجرای پروژه مجموعه فرآیندهای برنامه ریزی تکرار میشوند تا برنامه ریزی پروژه درهر زمان به روز آوری شده ومشخص باشند.