پروژه کارآموزی نرم افزار کامپیوتر - آشنایی با مفاهیم اولیه پست الکترونیک کار با نامه ها

آشنایی با مفاهیم اولیه پست الکترونیک

1- پست الکترونیک

ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیکی (E-mail) می گوییم. پست الکترونیکی شباهت بسیار زیادی با پست معمولی دارد. فرستنده نامه هر زمان که بخواهد می تواند پیام خود را ارسال کند و گیرنده نیز در هر زمان که بخواهد می تواند پیام های فرستنده را بخواند. یک نام الکترونیکی در واقع یک فایل است. وقتی مقصد یک نامه الکترونیکی را اسال می کند، این فایل از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر می‌رود تا به مقصد برسد و به صندوق پستی سیستم گیرنده رفته و در آنجا ذخیره می‌شود تا گیرنده نامه به ان مراجعه کرده و آن را دریافت کند. پست الکترونیک یکی از مشهورترین سرویس های اینترنت است. سایت های زیادی در اینترنت وجود دارند که امکان ایجاد صندوق پست الکترونیکی و ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می دهند و معمولاً فضایی از3MB تا 100MB یا حتی بیشتر در اختیار کاربر جهت نگهداری نامه ها می دهند.

پست الکترونیک (Email) ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیک می گوییم.

2- مزایای پست الکترونیک

از مزایای پست الکترونیک می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- سرعت بالا در ارسال نامه ها

عملیات ارسال نامه بدون توجه به مسافت، معمولاً در عرض چند ثانیه انجام می شود و تفاوت نمی کند.

- هزینه پایین

هزینه ارسال نامه به وسیله پست الکترونیک بسیار پایین تر از هزینه ارسال نامه با پست معمولی است. در بسیاری از کشورهای دنیا پست الکترونیک به صورت رایگان در اختیار مردم قرار دارد.

- قابلیت دریافت نامه ها در هر جای دنیا

گیرنده نامه با داشتن یک صندوق پست الکترونیک می تواند در هر کجای دنیا و در هر ساعت از شبانه روز که بخواهد به صندوق پستی خود دسترسی داشته باشد و نامه‌های خود را دریافت کند.

- امکان ارسال نامه به افراد و گروه های مختلف

در پست الکترونیک می توان یک نامه را بدون داشتن هزینه اضافی، به گروه های مختلف که ممکن است شامل صدها یا هزاران عضو باشند ارسال کرد.

- استفاده از آخرین اطلاعات علمی، تجاری، فرهنگی و...

یکی از مزایای پست الکترونیک، امکان عضویت در گروه های خبری و فهرست های پستی است که اعضاء این گروه ها در هر لحظه از آخرین رویدادها و تحقیقات مربوط به آن گروه آگاه می شوند و می توانند در موضوعات مورد علاقه به وسیله پست الکترونیک به بحث و تبادل اطلاعات بپردازند.

- امکان ارسال متن، تصویر، صوت، فیلم و یا هر فایل دیگر

به همراه نامه الکترونیکی می توان فایل های مختلفی را برای گیرنده ارسال کرد.

3- آدرس پست الکترونیک چیست؟

برای آنکه بتوانیم از پست الکترونیک استفاده کنیم، باید یک آدرس پست الکترونیک داشته باشیم. در واقع آدرس پست الکترونیک شبیه صندوق پستی است. هر نامه ای که به آدرس پست الکترونیک ما ارسال شود، در این صندوق نگهداری می شود و هر نامه‌ای را که بخواهیم ارسال کنیم از طریق همین صندوق ارسال می شود. در اینترنت سرویس دهنده های پستی وجود دارند که به کاربران آدرس پست الکترونیک اختصاص داده و عملیات ارسال و دریافت را انجام می دهند.

آدرس پست الکترونیک را می توانیم با عضویت در سایت های سرویس دهنده پست الکترونیک رایگان نظیر Hat mail, Yahoo! غیره به دست آوریم. آدرس پست الکترونیک در اینترنت به شکل عمومی user name@ Domain تعریف می شود.

همانطور که مشاهده می شود، آدرس پست الکترونیک از دو قسمت تشکیل شده است:

- قسمت اول از آدرس پست الکترونیک

نام کاربری یا شناسه ای است که توسط کاربر انتخاب می شود معمولاً افراد قسمتی از نام یا نام خانوادگی خود را به عنوان نام کاربری انتخاب می کنند.

- قسمت دوم آدرس پست الکترونیک

پس از علامت@ قرار می گیرد، نام حوزه سازمانی یا شبکه سرویس دهنده پستی است. شبکه سرویس دهنده پستی ممکن است ISP باشد که شما از آن جهت ارتباط با اینترنت استفاده می کنید و یا یک سرویس دهندده پستی رایگان نظیر Yahoo باشد.

4- برنامه های کاربردی استفاده از پست الکترونیک

معمولاً تمامی سرویس دهنده های پستی در اینترنت، امکان خواندن و نوشتن نامه را به صورت متصل به اینترنت (online) به کاربران مید هند. در این سایت ها پس از پرسیدن نام کاربری و کلمه عبور، نامه های رسیده در اختیار کاربر قرار می گیرد و امکان نوشتن و حذف کردن نامه ها وجود دارد. اما برای کسانی که مکاتبات و نامه‌های زیادی دارند این روش وقت گیر بوده و هزینه بالایی دارد. چون در مدت خواندن یا نوشتن نامه باید کاربر به اینترنت متصل باشد. به همین منظور برنامه های کاربردی زیادی جهت دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی به وجود آمدند. این برنامه ها به سرویس دهنده پستی متصل می شوند و نامه های رسیده را دریافت می‌کنند. سپس می توان ارتباط با اینترنت را قطع کرد و به صورت Offline نامه های رسیده را خواند، یا اینکه به صورتOffline نامه ها را نوشت و پس از اتصال به اینترنت، نرم افزار کاربردی این نامه ها از طریق سرویس دهنده پستی ارسال کند. دو برنامه بسیار معروف و محبوب پست الکترونیک Outlook Express محصولات شرکت مایکروسافت وnets Cpe Messenger از شرکت Netscape است در ادامه با برنامه Outlook Express 6.0 آخرین محصول شرکت مایکروسافت آشنا می شویم.

5- آشنایی باOut look Express

برای اجرای نرم افزار Outlook Express در منوی شروع روی آیکنE-mail کلیک می کنیم پس از اجرای برنامه Outlook Express ابتدا پنجرهConnection Dial-up ظاهر می شود تا ارتباط با اینترنت برقرار شود با کلیک بر روی دکمهConnect اتصال به اینترنت انجام می شود از نرم افزار Outlook در حالت Offline نیز استفاده نمود برای این کار روی دکمهWork offline کلیک می کنیم.

6- باز کردن صندوق پستی یک کاربر خاص

ممکن است بر روی یک کامپیوتر به صورت همزمان چند کاربر کار کنند. برای اینکه صندوق پستی هر کاربر از کار دیگر جدا باشد و هر کاربر فقط نامه های خود را مشاهده نماید. در نرم افزار Outlook Express قسمتی به نامIdentities در نظر گرفته شده است که در این قسمت هر کاربر می تواند برای خود یک Identity تعریف نماید و نامه ها و تنظیمات خود را از دیگر کاربران جدا نماید.

جهت باز کردن یک Identity

1- منویFile گزینه Switch Identity

2- پنجره محاوره ای Switch Identity ظاهر می شود در این پنجره کاربر موردنظر را از لیست انتخاب کرده و دکمهOK را کلیک می کنیم.

جهت ایجاد یک Identity جدید،

1- منویFile  زیر منوی Identities و سپس گزینه Add New Identity را انتخاب

2- پنجره New Identity با ز می شود در این پنجره نام خود را تایپ می کنیم و دکمهOK کلیک

3- در صورتی که بخواهیم جهت ورود به Identity کلمه عبور پرسیده شود، گزینه Requiwe a Password را کلیک می کنیم و در پنجره ظاهر شده دوباره کلمه عبور را وارد می کنیم و دکمهOK را کلیک می کنیم از این به بعد به هنگام ورود به این Identity کلمه عبور خواسته می شود.

7- ایجاد و تنظیم آدرس الکترونیک

ایجاد و تنظیم آدرس پست الکترونیک جدید

1- منوی Tools گزینه Accounts را انتخاب

2- پنجره/Internet Acounts سربرگ Mail

3- سربرگ Mail/Add/Mail پنجره Internet Connection

4- در پنجره کادر Displey Name نام دلخواه و سپس دکمه Next کلیک

5-  در پنجره بعدی تنظیمات سرویس دهنده پستی که از آن برای ارسال و دریافت نامه ها استفاده می کنیم پرسیده می شود تنظیمات این پنجره با توجه به سرویس دهنده پستی متفاوت است. هر سرویس دهنده پستی از نوع خاصی Server استفاده می‌کند معمولاً در راهنمای سایت سرویس دهنده پستی نوع Server و نحوه تنظیم آن آمده است بعد از تنظیمات دکمه Next را کلیک می کنیم.

6- در پنجره بعدی نامAccount و کلمه عبور به سایتی که از آن آدرس E-mail گرفته‌ایم را وارد کرده و دکمه/Finish/Next بعد از انجام مراحل فوق مشاهده می‌کنیم که در پنجره Internet Accounts در سربرگ mail یک Account جدید افزوده شده است.

کار با نامه ها

1- دریافت و ارسال نامه ها

برای دریافت و ارسال نامه ها باید در وضعیت Online باشیم در واقع باید به اینترنت وصل باشیم نرم افزار Outlook Express از تنظیمات Dial-up Networking جهت اتصال به اینترنت استفاده می کند جهت ارسال و دریافت نامه ها از نوار ابزار، دمه send/Receive را کلیک می کنیم. با این عمل تمام نامه های جدید از سرویس دهنده پستی دریافت و تمام نامه های آماده ارسال از طریق سرویس دهنده پستی ارسال می‌شود. اگر چند Account یا چند آدرس E-mail تعریف کرده باشیم عمل ارسال و دریافت برای همه آنها انجام می شود در هنگام ارسال و دریافت نامه ها پنجره ارسال و دریافت پیام ها ظاهر می شود.

در این پنجره اجزای زیر مشاهده می شود:

دکمه :Hide با کلیک کردن این دکمه پنجره ارسال و دریافت پیام پنهان می شود. برای نمایش مجدد این پنجره قسمت سمت راست نوار وضعیت را کلیک می کنیم.

دکمه:Stop عملیات ارسال و دریافت نامه ها را متوقف می کند.