چکیده
دانشگاه پیام نور به مرکزیت قزوین: چهار استان قزوین، گیلان، زنجان و اردبیل در مجموع چهارده مرکز و سه واحد دانشگاهی را تحت پوشش خود دارد که از اواخر سال 1374 فعالیت خود را جهت تسریع در مسائل امور اداری مالی، آموزشی عمرانی و فرهنگی آغاز نموده است.
از زمان شروع به کار تا اواخر سال 1378 کلیه فعالیتهای مالی منطقه با مسئول مالی و عاملیت ذیحسابی اداره می شد که با سعی و تلاش مسئولین محترم وقت در سازمان مرکزی و مناطق، مدیریت امور مالی موفق شد با استقرار ذیحسابی در مناطق سرعت بیشتری را در انجام امور محموله داشته باشد بخش کوچکی از امور مالی ذیحسابی دانشگاه پیام نور منطقه یک به شرح زیر است :
« سرفصلهای حساب های مستقل و کل دانشگاهها و موسسات آموزش عالی »
1) حساب مستقل وجوه اعتبارات جاری
2) حساب مستقل وجوه اعتبارات عمرانی
3) حساب مستقل وجوه هدایا و کمکهای مردمی
بدون شک برای بهره مندی، ارتقاء کیفیت به روز بودن و هماهنگی های لازم در فعالیتهای مالی منطقه و مراکز تحت پوشش نیازمند برنامه های یکنواخت و محلی در سطح منطقه است.
دانشگاه پیام نور از ساختمانهای مختلفی تشکیل شده است. که یکی از اینها ساختمان اداری است که این ساختمان از قسمتهای مختلفی تشکیل شده است :
1) قسمت امور اداری و مالی
2) قسمت امور فرهنگی و برنامه ریزی درسی
3) قسمت کارپردازی و امور مالی و انبار
4) قسمت آموزش و امور فارغ التحصیلی دانشگاه
رشته های تحصیلی در دانشگاه پیام نور تشکیل شده است از :
رشته های روانشناسی
مدیریت و بازرگانی
آمار و ریاضی
جغرافیا
الهیات و اقتصاد
مهندسی کشاورزی
علوم سیاسی
حقوق
در قسمت امور اداری کارهای مختلفی صورت می گیرد که از حسابداری دولتی استفاده می شود که همانطور که قبلاً گفتم : از حساب مستقل وجوه اعتبارات جاری، حساب مستقل وجوه اعتبارات عمرانی و حساب مستقل وجوه هدایا و کمکهای مردمی استفاده می شود ولی بیشتر از همه اینها از وجوه مستقل اعتبارات جاری و وجوه مستقل اعتبارات عمرانی استفاده می کنند.
فصل اول
حساب مستقل:
یکی از اصول و استانداردهای مهم حسابداری دولتی لزوم ایجاد ونگهداری واحدهای حسابداری ومالی مستقل تحت عنوان حسابهای مستقل می باشد و علت اصلی نگهداری حسابهای مستقل آن است که سازمانهای دولتی باید برای درآمدها و سایر منابع مالی که برای مصارف خاص و محدود طبق قوانین و مقررات دریافت می نمایند. واحدهای حسابداری جداگانه ایجاد نمایند که به هفت طبقه تقسیم بندی شده است که نحوه نگهداری آن به شرح زیر است:
رقم اول کد حساب
حساب مستقل وجوه اعتبارات جاری
حساب مستقل وجوه اعتبارات عمرانی
حساب مستقل وجوه اعتبارات اختصاصی
حساب مستقل وجوه سایر منابع
حساب مستقل وجوه سپرده
حساب مستقل وجوه بازنشستگی
حساب مستقل وجوه هدایا وکمکهای مردمی
فهرست حساب های حساب مستقل وجوه جاری به سه گروه زیر طبقه بندی می شود:
گروه اول : گروه حساب های بودجه ای
گروه دوم : گروه حساب های ترازنامه ای
گروه سوم : گروه حسابهای درآمد و هزینه
در گروه اول، ریز حسابهای بودجه ای تشکیل شده از :
جاری با ذیحسابی
اعتبارات مصوب
اعتبارات تخصیص یافته
اعتبارات مصرف شده
ذخیره اعتبارات پرداختی های غیر قطعی
در گروه دوم، ریزحسابهای ترازنامه ای تشکیل شده از:
حساب بانک پرداخت
پیش پرداخت
تنخواه گردان پرداخت
علی الحساب
بدهی به سایر حسابهای مستقل
بدهی به سایر سازمانها
مازاد
در گروه سوم، حسابهای درآمد و هزینه تشکیل شده از :
دریافتی از ذیحسابی
« نحوه ثبت فعالیتهای مالی حساب مستقل وجوه جاری »
ثبت سند افتتاحیه
ابلاغ بودجه
دریافت تنخواه گردان از ذیحسابی منطقه
ثبت مربوط به پرداخت تنخواه به کارپرداز مرکز
ثبت پرداخت علی الحساب
ثبت پیش پرداخت
1) ثبت سند افتتاحیه : در آغاز شروع کار با سیستم کامپیوتری ثبت سند افتتاحیه توسط کاربر انجام می شود. برای این منظور مانده حسابهای بانک، تنخواه گردان پرداخت، پیش پرداخت و علی الحساب را از دفاتر دستی استخراج نموده و ثبت مربوطه به شکل زیر انجام می پذیرد :
جاری با ذیحسابی
اعتبارات تخصیص یافته
ذخیره اعتبارات غیر قطعی
بانک پرداخت
تنخواه گردان پرداخت
پیش پرداخت
علی الحساب
مازاد
نکته : تنخواه گردان پرداخت، پیش پرداخت و علی الحساب جزء حساب مستقل ذخیره اعتبارات غیرقطعی است.
طرز تهیه بدست آوردن مبالغ برای حساب های مستقل وجوه جاری :
مانده حساب های تنخواه گردان به اضافه پیش پرداخت به اضافه علی الحساب را ( در صورت داشتن موجودی) با هم جمع نموده و معادل آن حساب ذخیره اعتبارات غیرقطعی را بستانکار و حسابهای فوق را بدهکار می نمائیم.
سپس در این مرحله با بدست آوردن مانده حسابها ( اعتبارات تخصیص یافته به اضافه ذخیره اعتبارات غیرقطعی ) معادل آن حساب جاری با ذیحسابی را بدهکار و حساب مازاد در بستانکار می نمائیم. که این رقم دقیقاً برابر با جمع مانده حساب های بانک، علی الحساب، تنخواه و پیش پرداخت می شود.
لازم به ذکر است که ثبت سند افتتاحیه زمانی صورت می پذیرد که سیستم برای اولین بار مورد استفاده قرار گرفته و اطلاعات اولیه باید به صورت دستی وارد کامپیوتر شود. لیکن از سالهای بعد از شروع کار سیستم به صورت اتوماتیک سند افتتاحیه و اختتامیه را ثبت خواهد کرد.
نکته بسیار مهمی که در اینجا لازم به ذکر است این مطلب است که هر یک از حسابهای فوق دارای حساب و یا حسابهای معین می باشد که ثبت آنها در هر یک از حسابهای کل ضروری می باشد.
2- ابلاغ بودجه یا تصویب بودجه : به این مفهوم است که تایید و تجویز برنامه های مالی دولت بوسیله قوه مقننه می باشد. در این مرحله بودجه ای که دولت تهیه و پیشنهاد نموده است قبل از شروع سال مالی اجرای بودجه به صورت قانون در می آید و جهت اجرا به دولت یا سازمان ابلاغ می شود.
برای نوشتن ابلاغ بودجه در کاربر از کد حساب، عنوان حساب ها ، جزء یا مبلغ، بدهکار و بستانکار استفاده می شود. فرضاً ارقام مندرج در کاربر جهت یادگیری عنوان شده است.