گزارش کارآموزی در شهرداری

مقدمه:

همانطور که می دانیم در دنیای امروز نمی شود با کاتب و مورخ و یک وزیر اعظم و چند مشاور٬ مملکتی را چرخاند.جهان امروز برای رسیدن به آنچه که می خواهد نیازمند علم و فن آوری است٬ آن هم بگونه ای سیستماتیک. دیگر نمی توان حجم اطلاعات رادردفاترو برگه ها گنجاند٬ آن هم بدون ارائه راهکار و برنامه منظم. دنیای مابه دنبال کوچکترین جایی است که بتواند مقادیر زیادی اطلاعات و داده را به طرز باورنکردنی در خود ذخیره کند در واقع دنیای ما به دنبال این است که از نبودها٬ هستی بسازد و باور نکردنی ها رابه یقین تبدیل سازد.

بزرگترین واحد و موسسه و تشکیلات امروزه دولت ها هستند. دولتها مجموعه ای بزرگ هستند که دارای زیر مجموعه های بسیار هستند که اگربخواهیم سرشاخه انشعاب آنها راگرفته و پیش برویم٬ کار بسیاردشواری می باشد . حتی این مجموعه هم خود زیر مجموعه های دارد.وهمچنین زیر مجموعه هاو زیرمجموعه های آنها همگی باهم مرتبط هستند اینها از طرفی با یکدیگر ارتباط دارند و از سوی دیگر با مردم که تحت عنوان ارباب رجوع از آنها یاد می شود

فصل اول :

آشنایی کلی با سیستم کاری شهرداری

شهرداری:

یکی از سازمان های مذکور سازمانی  شهرداری نام دارد. قبل از اینکه سراین بحث را بشکافیم یاد آوری نکته ای لازم می باشد.3نوع شرکت از لحاظ نوع و ماهیت وجود دارد:

شرکت های خدماتی:که باارائه خدمات به مشتریان خود ادامه حیات می دهند.

شرکت های بازرگانی:کالای تولید شده و آماده را به فروش می رساند.

شرکتهای تولیدی:که از مواداولیه وخام٬ کالای ساخته شده را به تولید وبه بازار عرضه می کند.

شهرداری بر خلاف سازمانی مانند استاندارد که ماهیتی کاملا دولتی دارد موسسه ای نیمه دولتی محسوب می گردد(هم دولتی وهم خدماتی). این سازمان بخشی از بودجه خود را از طریق ارائه خدمات به ارباب رجوع تامین می نماید مجری اکثر پروژه های در حال احداث یا احداث شده در سطح شهرها ٬ شهرداری است که این سازمان با نظارت مستقیم خود اجرای این طرحها را به پیمانکاران خصوصی واگذار می کند.

همانطور که می دانیم هرموسسه ای صاحب یا مدیرمسئولی دارد که اهداف کلی و خط مشی های اساسی آن سازمان را تعیین می کنند. مدیر شهرداری هم شخصی است که شهردار نامیده می شود. در گذشته شهرداری از سوی رئیس اداره استانداری یعنی استاندار تعیین می شد ولی چند سالی است که شهرداران در هر شهر توسط اعضای (شورای اسلامی شهر) تعیین می گردندکه افرادنامبرده هم با رای مردم انتخاب می شوند.این افرادپس ازبرسی های لازم وتعیین صلا حیت های آنها در زمینه های مختلف (علمی٬عقیدتی٬شهامت و پشتکار و اتکا به نفس)مبادرت به تعیین شهردار می ورزند.که وظیفه ای بس دشوار است وحتی فراتر از مدیر یک موسسه بودن می باشد.چون جدا از اینکه وظایف یک مدیر آشنایی به کار٬ رسیدگی به امور مالی واداری و امور پرسنل آن موسسه می باشد٬ رسیدگی به وضع شهر نیز از دیگر وظایف شهردار و سازمان شهرداری است.پاکسازی خیابانها و کوچه ها و معابر از زباله٬ برف روبی شهر در زمستانها٬ تامین فضای سبز مورد نیاز برای شهر و آسایش شهروندان-ایجادمعابر مناسب جهت ترددخودروها و شهروندان-رسیدگی به ظاهر شهر که آراسته و زیبا به نظر آید-ایجاد امکانات تفریحی و رفاهی مناسب جهت استفاده شهروندان و بازدیدکنندگان خارجی(شامل جهانگردان و توریستهای داخلی)-آسفالت خیابانها -جدول کشی-نظارت بر کارساختمان سازی و معماری شهرکه از حالت هنجار وخوشایندروبه ناهنجاری و بی نظمی نرود و بسیاری وظایف دیگر که ازحوصله بحث خارج است.

مراحل واگذاری یک پروژه به پیمانکار:

مراحل که برای در اختیار گرفتن یک پروژه توسط پیمانکار صورت می گیرد به شرح زیر است:

که شهرداری از طریق آگهی در روزنامه های کثیرالانتشار٬ اعلام در تلویزیون یا درج و پخش اعلامیه٬ اعلام می دارد که شهرداری در نظرداردیک طرح٬ پروژه یافعالیت در سطح شهر از طریق مناقصه به پیمانکار بخش خصوصی  واگذار کند که از پیمانکاران واجد شرایط دعوت بعمل می آید تا در مناقصه مزبور شرکت نمایند که از بین افراد شرکت کننده یکی از آنها (حقیقی یا حقوقی) مناقصه را می برد ودر این زمینه قرارداد لازم را با کارفرما که شهرداری می باشد٬ می بنددوتنظیم می کندوسپس شروع به کارمی نماید.واین امور مربوط به پیمانکار می شود  که در فصل های بعدی به آن مفصلا خواهیم پرداخت .درواقع شهرداری فقط ناظر بر پروژه ها و فعالیت ها می باشد و خود عملا مجری طرح نمی باشد ٬ شاید این کار برای شهرداری صرف بیشتری دارد. به خدمت گرفتن کارگر و صرف هزینه بالا و زمان از دلایل واگذاری این امور به پیمانکار خصوصی است.

نحوه نظارت مرکز بر مناطق:

شهرداری مرکز اول هر سالی از هر واحد خود گزارشی را مبنی بر ارائه صورت و آماری از درآمدها و هزینه هایی که در سال گذشته کسب کرده اند ٬ طلب می کند وقتی این گزارشات به مرکز می رسددر مرکز کمیته ای تشکیل می شودتحت عنوان کمیته بودجه که درواقع مسئولیت تعیین بودجه برای کل سیستم شهرداری و تقسیم آن در بین مناطق شهرداری از وظایف این کمیته می باشد. با رسیدن گزارشات به مرکز و بدست کمیته٬ بودجه درآمدها و هزینه ها مقایسه می شوند.هزینه های جاری و عمرانی با هم مقایسه می گرند و برنامه ای که شهرداری برای سال جاری دارد مورد بررسی قرار می گیرد. نهایتا بودجه ای در نظر گرفته شده و درآن اقلامی را که ذکر شده٬ تفکیک می شودو این بودجه به مناطق شهرداری با تشریفات قانونی و اداری ابلاغ می گردد.مناطق هم موظفند طبق بودجه پیش بینی شده عمل نمایند.به طور مثال در یکسال ممکن است بودجه ای که پیش بینی شده شامل این باشد که 60%بودجه ای صرف هزینه های عمرانی و بقیه صرف هزینه های جاری گردد.یادر سال دیگر ممکن است عکس این واقع اتفاق بیفتد.این بستگی به خط مشی هایی دارد که شهرداری در سال مالی جاری پیش رو دارد.

تمام ترازهای افتتاحیه٬ تراز اختتامیه و تراز های آزمایشی که آخر هر ماه در واحد حسابداری تنظیم می گرددو صورت های مالی و گزارشات مختلف بایدجهت اطلاع و اعمال نظر به مرکز ارسال گردد.

هر تصمیمی که در مورد تغییرات حقوق ودستمزدها و یا خط مشی ها در مرکز و توسط روسای ارشدگرفته شود در تمام سازمانهای تابعه قابل اجرا است.

طبقه بندی افراد و مسئولیتهای آنها در این سازمان:

همانطور که قبلا نیز اشاره شد٬ مدیران سازمان شخصی است بانام شهردار که وظایف ایشان به اختصار توضیح داده شد. شهردار در زمینه های مختلف٬ معاونانی را برای خود برگزیده که از قبیل :  معاونان اداری و مالی و معاون عمرانی می باشد.

معاون اداری و مالی:

همانطور که از نامش پیداست ٬ هر امری که در ارتباط با اداره و سازمان و مسائل مالی مربوط به آن باشد به عهده این شخص است.از جمله استخدام وبکارگیری افراد٬ پرداختها و کنترل امور مالی سازمان٬ نظر دهی راجع به بودجه ٬ کنترل عملکرد مالی سازمان های تابعه و مناطق و هدایت آنها بر عهده این مرجع می باشد.در واقع ایشان نماینده شهردار در امور اداری و مالی سازمان محسوب می گردد.

معاون عمرانی:

نظارت و هماهنگی بر تمام پروژه های شهرداری ناظر بر اجرای آن است از وظایف معاونت عمرانی است و ایشان هم نماینده شهردار در این امور است.

حال معاونت اداری و مالی برای خود دو نماینده دارد:

مدیر امور مالی:

مسئول نظارت بر امور مالی و گزارش عملکرد و وضعیت مالی به معاونت اداری و مالی و همچنین شهردار است. بخش  مالی سازمان حوزه ای دارد که زیر نظر مدیر امور مالی است و حوزه مالی نام دارد. حوزه مالی شامل چند واحد مجزا از هم در داخل سازمان (اعم از مرکز٬ مناطق و سازمانهای تابعه )است که شامل واحد حسابداری و واحد درآمد می باشد.

واحد حسابداری:

وظیفه ثبت کلیه رویدادهای مالی (اعم از اینکه  هزینه ها ٬ درآمدها و سایر وقایع مالی)که در داخل و خارج سازمان بوقوع می پیونددو بطور مستقیم یا غیر مستقیم با اداره مرتبط است بر عهده دارد و نیز وظیفه تعیین حقوق ودستمزد و مزایای کارکنان٬ کمکهای دریافتی و پرداختی ٬ ارائه گزارشات مالی و هر امری که به مسائل مالی مرتبط است بر عهده این واحد می باشد.

واحد درآمد:

این واحد مسئول کسب درآمد برای سازمان است که خود شامل چند واحد است:

واحد ساختمانی و شهر سازی تمامی درآمدهایی که از راه ساخت و سازهاو بطور کلی ساختمان سازی ها و مسائل شهری که عاید شهرداری می گردد از طریق این واحد تحقق می یابد.مانند:جریمه های اضافه بنا٬ عقب نشینی ها ودرطرح واقع شدن منازل٬ نظارت بر کار ساخت بنا ها و عوارض حاصله ازآن ٬ ارائه طرح کلی بناها و عواید حاصل از آن و...

واحد درآمد که واحدهای ساختمانی٬ شهرسازی ٬ عوارض و نوسازی تمامی عواید خودرادر اسنادی به واحد درآمد گزارش می کنند.واحددرآمد هم باتوجه به موارد و ماده هایی که در بودجه پیش بینی شده عواید حاصله را ثبت کرده و به حسابداری ارسال می کنند. در حسابداری هم این اسناد را در سند حسابداری ثبت و به رایانه منتقل می کنند.

واحد عوارض و نوسازی تمامی عوارض هایی که شهرداری برای شهروندان تعیین کرده از طریق این واحد جمع آوری می گردد مانند عوارض جمع آوری زباله.

مدیر امور اداری:

در واقع همکار معاون اداری و مالی شهرداری در زمینه مسائل مربوط به امور داخلی اداره است  . مواردی مانند : تعدیل نیرو٬ به خدمت گرفتن نیرو٬ پاداش به نیروها٬ رسیدگی به اموری مانند :مرخصی ها٬  غیبتها و جرایم و تخلفات مربوط به پرسنل و...  به عهده ایشان می باشد .  در واقع نیاز پرسنل به غیر از موارد مالی ار طریق واحد اموراداری برطرف  می گردد.

امور اداری هم از واحدهای مجزا بنام حوزه تشکیل شده که در راس آن مدیر امور اداری است.

واحدهای همانند:دایره کارگزینی٬دبیر خانه٬ روابط عمومی٬بایگانی٬طرح و برنامه

دایره کارگزینی:

وقتی فردی می خواهد به خدمت سازمان درآید٬ پس از اینکه توافقات لازم از طریق شهردار و معاونت اداری مالی صورت گرفت٬ بایستی فرد به دایره کارگزینی جهت تکمیل پرونده معرفی شود.

تمامی پرونده های پرسنل افراد شاغل در سازمان در این دایره نگهداری می شود.

فرد پس از تهیه مدارک لازم و ارائه آن به این دایره٬ به خدمت سازمان درامده ومشغول به کار می شود.این سازمان فرد را باتوجه به تخصص و کارایی های که صاحب آن است به واحد مربوطه معرفی می کند که نامه ای تهیه می شود و در دبیر خانه تایپ شده و شماره می خورد و به امضای شهردار و معاونت اداری و مالی می رسد که ابلاغ نام دارد.

فرد به همراه ابلاغ به واحد که قرار است اعزام شده می رود.یک برگ از ابلاغ هم از طریق دبیر خانه به آن واحد ارسال می گردد. حتی سقف حقوق ومزایایی که فرد دریافت می کند نیز کارگزینی تعیین کند و به واحد حسابداری طی نامه ای گزارش می کند تا واحد حسابداری هم حقوق نامبرده را در هر ماه بر اساس معیارهاوسقفهای از پیش تعیین شده و ارائه شده از سوی کارگزینی پرداخت نماید.

سوابق مربوط به بیمه و بازنشستگی و تسویه حساب هم از مواردی است که به کارگزینی ارتباط می یابد.در این صورت فردی که در حال بازنشستگی یا تسویه حساب باشد٬ برگه ای در دست دارد که بخشی از آن باید به تائید این دایره برسد. ولی محاسبات حق سنوات و غیره در واحدحسابداری صورت می گیرد.

تعیین ساعات کار کردو رسیدگی و گزارش جرائم مربوط به غیبتها و مرخصی ها هم از طریق گزارش دبیر خانه به این واحد صورت می گیرد. بسیاری از امور دیگر در این دایره انجام می گیرد که از بیان آن خودداری می کنیم.

دبیر خانه:

دبیرخانه مسئول تایپ کردن نامه هایی است که ازواحدهای دیگر سازمان به این واحد ارسال می گرددو همچنین تمام مرسولاتی که از سازمانهای دیگر و اشخاص حقیقی وحقوقی به شهرداری ارسال می گردد٬ ابتدابه دبیرخانه رسیده و پس از ثبت در دفاتر و مربوطه ارسال می شود.در کل امور مربوط به نامه نگاری ها و ثبت و نگهداری آنها به واحدها در سازمان به عهده این واحد می باشد.همچنین گزارش غیبتها٬ مرخصی های پرسنل به مدیر امور اداری و دایره کارگزینی از وظایف دیگر این واحد می باشد.

روابط عمومی:

این واحد مسئول برقراری روابط شهروندان با سازمان٬ پرسنل باهم٬پرسنل با مدیران ارشدو تکریم ارباب رجوع می باشد.و همچنین برقراری دوره های آموزشی برای پرسنل در سازمان٬ مسئول اعلام آگهی ها و اعلامیه های مهم در سازمان و هر گونه برنامه رفاهی که سازمان برای پرسنل خود در نظر دارد٬ در این واحد صورت می پزیرد.ایجاد و برپایی مراسم های جشن یا تکریم پرسنل و فرزندان آنها از دیگر وظایف این واحد می باشد.رسیدگی به شکایات مردم و معرفی آنها به واحدهای دیگر جهت رفع مشکل٬ راهنمایی ارباب رجوع در رابطه باحل مسائل مربوطه٬ ایجاد بیانه ها و ارسال آنها به واحد ها جهت احترام وتکریم مراجعه کنندگان نیز از وظایف این واحد تلقی می شود.

بایگانی:

بایگانی مستقیما با دبیر خانه در ارتباط است.وقتی نامه ای از سوی یک واحدنوشته می شود٬ زیر نامه با امضای مسئول واحد تائید می گردد. این نامه به دبیرخانه رفته در آنجا تایپ رایانه ای می شود.بعد از تایپ به دفتر شهردار رفته تا به تائید ایشان برسد.(امضای معاونان ایشان هم مورد قبول است)بعد از امضا نامه دوباره به دبیرخانه برگشته و از آنجادردفاتردبیر خانه شماره می خورد.این نامه شامل 3صفحه است.یک صفحه باید به واحدی برود که نامه از آن آمده است.صفحه دوم به شخص یامکانی که نامه باید به او یا آنجا ارسال شود٬ می رسد.صفحه سوم این نامه به واحد بایگانی سازمان ارسال می شود تا در آنجا سالها نگهداری شود.در بایگانی نامه ها و اسناد به اساس سال٬ ماه ویامضمون آنها طبقه بندی می شوند تا دسترسی به آنها آسانتر گردد.

طرح و برنامه:

این واحد٬تشریفاتی و بلا استفاده می باشد.مسئول تعیین راهبردهاو تعیین خط مشی سازمان است که برنامه های آتی سازمان به صورت تخصصی طراحی می گردد. اما میدانیم که این کارچه بصورت تخصصی و چه بصورت عادی٬ توسط مدیران عالی سازمان صورت می پزیرد.

واحد های مربوطه به حوزه های اداری و مالی را به اختصار نام برده و توضیحاتی چند ارائه دادیم.اما در این میان واحدهای هم هستند که نمی توان آنها را مستقیما به حوزه خاصی(اداری یا مالی)نسبت داد.همانند واحد ذیحسابی     ٬واحد رایانه٬ حراست و املاک.

واحد ذیحسابی:

بدیهی است که واحد ذیحسابی زیر مجموعه ای از امور مالی است اما تابع مدیر امورمالی نمی باشدو مستقل است و در اصل ماهیت آن نیز باید اینگونه باشد. این واحد تمامی اسناد مربوط به امور مالی را بررسی کرده و درستی یا عدم درستی آنهارا اعلام می کند(از نظر ثبت و یا تخلف صورت گرفته)سندهایی که در واحد ذیحسابی بر آنها ایراد وارد است به امور مالی ارجاع داده می شود تا در آنجا اصلاح گرددو مجددا به ذیحسابی جهت بررسی دوباره فرستاده شود.وظیفه دیگر ذیحسابی اینست که از حیف و میل شدن بودجه جلوگیری کرده ونظارت کند که یک بودجه ابلاغ شده بر اساس موازین صمیمی مصرف می شود یا خیر واگر سازمان از لحاظ مالی از اهداف خود دورافتد دوباره آن را به مسیر اصلی هدایت کند.وظیفه دیگر کشف تخلفات مالی می باشد.در واقع ذیحساب حسابرس داخلی سازمان می باشد.

واحد رایانه:

واحد رایانه از زمان مکانیزه و سیستماتیک شدن برنامه ها و فعالیت های سازمان بوجود آمدکه در این واحد چند کاربرد متخصص در زمینه رایانه بکار گرفته شده اند تا کار نطارت بر سیستم های رایانه ای کل سازمان و پشتیبانی و راه اندازی آنها رابر عهده داشته باشند.