کاربرد فناوری اطلاعات در محیط حسابداری
30 اردیبهشت 1386 - حسابرس - حسابداران به عنوان مدیران، مشاوران و تامین کنندگان اطلاعات نقشی مهم در به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمانهای بزرگ و کوچک دارند. حرفه حسابداری نیز در کل، تعهد دارد به تواناییها و شایستگیهای لازم حسابداران حرفه ای در زمینه فناوری اطلاعات بپردازد و نشان دهد این طیف از مجموعه فعال محیط کسب و کار، از طریق توسعه مداوم دانش حرفه ای خود، توان آشنایی با پیشرفتهای فناوریهای اطلاعات را دارد؛ اگرچه حرفه حسابداری نیز با چالشهای متعددی در زمینه فناوری اطلاعات روبروست:
فناوری اطلاعات بر ساختار، کارکرد و مدیریت سازمانها تاثیر می گذارد و تدوین راهبرد تجاری در واحدهای اقتصادی بدون در نظر گرفتن راهبرد فناوری اطلاعات میسر نیست. در نتیجه ضروری است طرحریزی تجاری با طرحریزی فناوری اطلاعات به صورتی قوام یافته، یکپارچه شوند و کنترلهای مالی و مدیریتی موثر در سیستمهای جدید به وجود آید.
فناوری اطلاعات ماهیت فعالیتهای حسابداری و توجیه اقتصادی آن را دگرگون ساخته است.افزون بر این، تعداد روزافزونی از حسابداران در رشته های مرتبط با فناوری اطلاعات سرگرم کارند. بنابراین درک درست حسابداران از بازار خدمات و محصولا‌ت فناوری اطلاعات، اثربخشی کار آنها را افزایش می دهد.
تغییرات فناوری اطلاعات بسیار سریع و گسترده است و تاثیر روزافزونی بر واحدهای تجاری در کل و فرایندهای تجاری به طور ویژه دارد. فرایندهای ایجاد، ثبت، پردازش و گزارشگری رخدادهای تجاری هر روز در حال دگرگونی است و نقش و سهم انسان نیز به تبع این دگرگونیها پیوسته در حال تغییر است.
مجله حسابرس به منظور آشنا ساختن مخاطبان خود با کوششهایی که برای استفاده موثرتر از فناوری اطلاعات در تهیه و ارائه اطلاعات اقتصادی و گزارشهای مالی مورد نیاز مدیران صورت می گیرد و طرح مشکلا‌ت و مخاطرات و فرصتهای مربوط، با دست اندرکاران پرتجربه سازمانهای مطرح در قالب یک میزگرد به گفتگو نشست.
پیشرفتهای بشر وابسته به نیاز و ضرورت است. در بازار رقابتی، نیاز به هوشمندی تجاری، شرکتها را به سوی سیستمهای اطلاعاتی که سنگ‌پایه هوشمندی تجاری است، می‌راند. از طرفی بزرگ شدن و جهانی شدن حوزه جغرافیایی دامنه فعالیتها، ضرورت نظارت و کنترل سیستماتیک، استفاده از زیرساختهای فراگیر و گسترش پیوندهای سازمانی را طلب میکند. اما در ایران، بخش خصوصی سهم ناچیزی در اقتصاد ملی دارد و در نتیجه بازار رقابتی نمی‌تواند محرک توسعه سیستمهای اطلاعاتی باشد.
در بخش عمومی فضا تفاوت دارد. حکومتی قویتر است که شبکه ارتباطی گستردهتری داشته باشد و به کمک آن ارتباط نزدیکتری با مردم برقرار کند که در این صورت سیستمهای اطلاعاتی نقش مهمی به عهده خواهند داشت. ایجاد و توسعه زیرساختهای ارتباطی نقطه شروع توسعه ملی است. در ایران که واحدهای اقتصادی نیز در دست دولت است این موضوع اهمیتی دوچندان پیدا میکند. خوشبختانه در پنج شش سال اخیر حرکتهای سودمندی را شاهد بوده‌ایم، گرچه حرکتهای سینوسی رفت و برگشت به شدت به این زیرساخت لطمه زده است. درهرحال، زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطات اولین لا‌یه نظام جامع اطلاعاتی را تشکیل می‌دهد.
در لا‌یه دوم، سیستمهای عملیاتی خاص هر سازمان قرار دارد. برای مثال وزارت مسکن و شهرسازی دنبال آن است که دریابد نقشه کلا‌نشهرها چیست، چگونه به مسئله مسکن به عنوان یکی از ضرورتها نگاه کند و چگونه از دیدگاه رفاه ملی در این زمینه سرمایه‌گذاریها را هدایت کند. اینها همه در سیستمهای عملیاتی خاص وزارت مسکن و شهرسازی جواب داده می‌شود و به همین ترتیب وظایف و ماموریتهای اصلی هر سازمان به وسیله سیستمهای عملیاتی تحت پوشش قرار می‌گیرد.
در لا‌یه سوم، سیستمهای پشتیبانی قرار دارد، مثل سیستمهای اداری، مالی و سیستمهای مدیریتی که کمک میکند سازمان عملیات خود را بهتر اداره کند و خدمات مناسبتری ارائه دهد.
سیستمهای عملیاتی اهمیت لحظه ای دارند. یعنی اگر یک سازمان بزرگ ارتباط خود را با مشتری برای چند ساعت متوقف کند، ضرر هنگفتی خواهد دید. ولی سیستمهای پشتیبانی نسبت به زمان به اندازه سیستمهای عملیاتی حساس نیستند. برای مثال اگر سیستم صورتحساب با تاخیر و اختلا‌ل کار کند، روابط مشتری دچار توقف و اشکال اساسی نخواهد شد.
وقتی به بازار عرضه خدمات فناوری اطلاعات نگاه می‌کنیم، میبینیم درگذشته حسابداران مهمترین استفاده کننده این خدمات بودهاند. اما بعد از مدتی با گسترده‌تر شدن دامنه نیاز اطلاعاتی شرکتها، مدیران انفورماتیک نقش فعالتری در این بازار برعهده گرفتند و نقش حسابداران در به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان کمرنگ شد و برای مدتی نگرش فنی به فناوری اطلاعات و ارتباطات بر نگرش تجاری غالب آمد. در توسعه این روند، استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمانها به سطح گستردهتری ارتقا پیدا کرد و شرکتها به سیستمهای جامع اطلاعات مدیریت گرایش پیدا کردند. آن بخش از حسابداران نیز که گرایش بیشتری به حسابداری مدیریت داشتند و عرصه اطلاعات حسابداری را گسترده‌تر از حسابداری مالی می‌دیدند با این جریان همراه شدند واکنون نقش سازنده‌ای را در کنار متخصصان فناوری اطلاعات برای توسعه سیستمهای اطلاعاتی برعهده دارند.
هدف بنگاههای اقتصادی به طور عمده کسب سود و دستیابی به ارزش افزوده است و به‌طور معمول با استفاده از منابع اقتصادی به تولید محصول یا ارائه خدمات می‌پردازند و هر سازمان بسته به ماموریتی که دارد عملیات و فعالیتهای گوناگونی را برای دستیابی به هدفهای سازمان انجام می‌دهد. اما همه سازمانها برای آن که بتوانند ماموریت خود را درست انجام دهند نیازمند اطلاعات مربوط، صحیح و بموقع هستند و سازمان به کمک اطلاعات می‌تواند منابع را مدیریت کند، هماهنگ سازد و برای رسیدن به هدفهای تعیین شده، جهت بدهد.
در گذشته که امکانات زیادی برای تهیه اطلاعات وجود نداشت و محیط اقتصاد و بازار هم فاقد پیچیدگیهای امروز بود، نیازهای اطلاعاتی مدیریت به وسیله سیستمهای حسابداری تامین می‌شد. ولی به‌تدریج، با افزایش نیازهای اطلاعاتی، سیستمهای اطلاعات حسابداری هم توسعه پیدا کرد. اما این توسعه، با تحولا‌تی که در محیط کسب و کار پدید آمد همگام نبود. شرکتها در محیط رقابتی و تحت تاثیر اقتصاد جهانی نیازمند اطلاعاتی گسترده‌تر از اطلاعات حسابداری بودند. به‌طور همزمان، فناوری اطلاعات و ارتباطات نیز پیشرفتهای شگرفی پیدا کرد و زمینه برای گذر از سیستمهای مجزا و محدود حسابداری و ایجاد سیستمهای جامع و یکپارچه اطلاعات مدیریت فراهم شد. حسابداران نقش محوری در توسعه سیستمهای اطلاعاتی داشتهاند و روز به روز نیز نقش آنها در به‌کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات و تامین نیازهای اطلاعاتی گسترده مدیریت سازمان بیشتر می‌شود. در یک نظرخواهی از مدیران شرکتهایی که از سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه (ERP) بهره‌برداری می‌کردند، آنها چنین تصور داشتند که این سیستم نوعی سیستم حسابداری است و بهره‌برداران اصلی آن حسابدارها هستند.
بدون تردید همه اتفاق نظر داریم که در عصر اطلاعات به سر می بریم و همه سازمانها، از واحدهای دولتی که به فعالتیهای تصدی‌گری مشغولند تا بنگاههای اقتصادی اعم از عمومی یا خصوصی، به اطلاعات نیازمندند. استفاده‌کنندگان از اطلاعات تنها سهامداران نیستند و طیف وسیع ذینفعان، بنگاهها را وادار ساخته است که به سوی توسعه سیستمهای اطلاعاتی و ارائه اطلاعات دقیق و بموقع حرکت کنند. نیازهای اطلاعاتی پس از گذر از یک دوره تاریخی، گسترده شده و از سطح سیستمهای اطلاعات مدیریت به سطحی رسیدهاند که نیاز به سیستمهایی مانند سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه (ERP) مطرح شده است.
نیاز به گردآوری حجم انبوهی از داده‌ها و طبقه بندی کردن و پردازش سریع آنها و امکان دسترسی به انواع اطلاعات که محدوده وظایف سیستمهای اطلاعات مدیریت بود همچنان مطرح است، اما اکنون ضرورت یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب وکار با سیستمهای اطلاعاتی در مقابل بنگاههای اقتصادی قرار گرفته است. تا این اواخر در بحث سیستمهای اطلاعاتی توجه به پیشرفتهای فناوری معطوف بود ولی اکنون محور توجه تغییر کرده است و به‌کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات برای مدیریت کردن فرایندهای کسب و کار اهمیت یافته است. موضوع اساسی، استفاده از بهترین تجربهها برای بهبود فرایندهای کسب وکار است.
امروز مدلسازی فرایندهای کسب وکارچالشی جدی است و کارشناسان مالی نیاز دارند مهارت و دانش خود را در این زمینه توسعه دهند. پیشرفتهای فناوری و سیستمهای کامپیوتری جدید، قواعد و مدلهای کسب وکار را به خوبی مدیریت می‌کنند و بخشهای بسیار زیادی از فعالیتها و وقایع تجاری بنگاه از جمله رویدادهای مالی به صورت خودکار توسط نرم افزار هدایت و پیگیری می‌شود. سازمانهای مدرن که از سیستمهای کامپیوتری جدید استفاده می‌کنند در زمینه‌های تخصصی از جمله تخصص مالی، به تکنیسین احتیاج دارند و نیاز آنها به متخصصان رده بالا کاهش یافته است. در این سازمانها گروه کوچکی از تحلیلگران در رده بالا‌ی مدیریت قرار دارند که ضمن تجزیه و تحلیل و راهنمایی مدیریت مواظب فرایندهای کسب و کار و بهبود آنها و طراحی مدلهای جدید کسب و کارند.
سیستمهای کامپیوتری در محیط بنگاه از نگاه وظیفه ای به نگاه فرایندی تحول پیدا کرده و توجه محوری به تخصصهای منفرد و این که هرکس وظیفه خودش را درست انجام دهد به کل فرایند کسب و کار سوق یافته است. بنابراین متخصصان باید با فرایندهای بنگاه به خوبی آشنا باشند تا بتوانند در شرایط جدید، نقشی کارساز ایفا کنند.
اصولا‌ً سیستمها براساس ضرورت و نیاز پدید می آیند و همچون ابزار کار شناخته میشوند که هدفشان بهتر اداره شدن یک سازمان یا بخشی از یک سازمان یا بنگاه است، چه به صورت دستی توسط افراد اجرا شود، چه به صورت خودکار با کامپیوتر.
در کشور ما از گذشته نسبتاً دور بهموجب قوانین مختلف از جمله قانون تجارت و قانون مالیات، شرکتها ملزم شدهاند دفاتر نگهداری و ترازنامه و سود وزیان تهیه و ارائه کنند. از طرف دیگر صاحبان سهام و سایر ذینفعان نیز فعالیتهای شرکت را مورد توجه قرار داده و به اطلاعات به خصوص اطلاعات مالی برای تصمیمگیریها، نیاز داشتهاند. در نتیجه شرکتها ناگزیر بودهاند که سیستمی برای پاسخگویی به الزامات قانونی و ارائه اطلاعات به ذینفعان د اشته باشند.
در حال حاضر با گسترش فناوری اطلاعات یا به طور کاملتر فناوری اطلاعات و ارتباطات(ICT)، سیستمهای اطلاعاتی بسیار پیشرفت کرده و سرعت و دقت آنها بسیار زیاد شده است. مسئله بُعد زمان و مکان در استفاده از اطلاعات حل شده است بهطوری که اکنون یک مدیر در هر جای دنیا که باشد مثل آن است که در دفتر کارش نشسته و می‌تواند تمام کارهایش را انجام دهد. بحث استفاده از سیستمهای کامپیوتری آنقدر الزامی و عادی شده که شرکتها، مشابه استفاده از امکاناتی از قبیل آب، برق و تلفن ناگزیر از به کارگیری سیستمهای کامپیوتری شدهاند