تعریف سیستم حقوق و دستمزد
تعیین حقوق و دستمزدی که سازمان باید به کارکنان خود بپردازد ، یکی از مهمترین جنبه های مدیریت منابع انسانی است ، زیرا اولاً سیستم پاداش که حقوق و دستمزد جزیی از آن را تشکیل می دهد و تاثیر بسزایی در جذب و رضایت کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان دارد و ثالثاً پرداخت به کارکنان از سنگین ترین هزینه هایی است که هر سازمان باید برای پیشبرد و عملی کردن اهداف خود متحمل شود.
بنابراین سیستم حقوق و دستمزدی که با دقت طراحی شده و اجرای آن براساس سیاستها و خط مشی های صحیح باشد ، در سلامت اقتصادی سازمان و همچنین به کارگیری درست و مؤثر نیروهای موجود در سازمان ، نقش مهمی خواهد داشت.
حقوق و دستمزد از یک سو باید متکی و مستند به مقررات و ضوابط قانونی باشد و از دیگر سو باید انعطاف و دقت لازم را برای ثبت و محاسبه شرایط متنوع انجام کار دارا باشد تا در چهارچوب کامل ضوابط و مقررات حقوق و مزایای کارکنان را به درستی و با دقت محاسبه کند و در عین حال گزارش ها و اسناد گوناگون مورد نیاز مدیریت و دیگر مراجع ذیصلاح را تامین نماید.
انواع سیستم های پرداخت حقوق
ثبت اطلاعات مشخصات پرسنلی ، احکام ترمیم حقوق و مزایا ، کارکرد ماهانه و روزانه، اضافات و کسورات و امکان تعدیل آنها.
انجام محاسبات مربوط به کلیه پرداخت ها و کسورات و تهیه سند مکانیزه به تفکیک مراکز هزینه ، واحدها ، نوع شغل و ... جهت تغذیه به سیستم حسابداری مالی.
معرفی انواع پرداختها و کسورات.
معرفی انواع کارکردها.
عملیات مربوط به وامهای مختلف کارکنان.
پرداخت مساعده براساس ضوابط شرکت.
پرداخت حقوق و مزایا به تفکیک محل کار ، واحدها ، مراکز هزینه ، شهرهای مختلف و...
محاسبه عیدی و پاداش سالانه و امکان صدور سند ذخیره عیدی مکانیزه به سیستم مالی.
محاسبه ذخیره سنوات (باز خرید کارکنان) و امکان صدور سند مکانیزه به سیستم مالی.
محاسبه تعدیلات (Back pay) بصورت نامحدود.
اعمال پرداختها در تاریخهای تحقق یافته با درنظر گرفتن تاثیرات حاصله در سقف بیمه ، مالیات و ... در ماه مربوطه.
اعمال کلیه تغییرات ناشی از تغییر در قوانین و روشهای حقوق و دستمزد ، بدون نیاز به تغییر در برنامه ها.
تولید گزارشات استاندارد سیستم نظیر گزارش بیمه ، مالیات و ... .
ارائه اطلاعات عملیاتی ، تاریخچه ای و مدیریتی کارکنان از طریق امکان طراحی و تولید گزارشات پیش بینی نشده.
طراحی فرمهای مورد نظر بطور دلخواه و چاپ آنها.
ثبت اطلاعات عمومی شرکت برای جلوگیری از عملیات داده آمایی تکراری جهت کلیه کارکنان.
داشتن پایگاه اطلاعاتی مشترک با سیستم پرسنلی جهت اعمال لحظه ای اسناد وارده در سیستم پرسنلی.
طراحی فرمهای ورودی اسناد حقوق جهت انطباق سیستم با فرمهای جاری هر سازمان.
محاسبه مالیات به سه روش مالیات سالانه ، مالیات سال تا ماه و مالیات ماهانه.
محاسبه انواع بیمه های خدمات درمانی ، تامین اجتماعی و بیمه های خصوصی.
صدور سند خودکار در بخش اسناد جاری و معوقه حقوق جهت تسهیل در امر داده آمایی اطلاعات.
تهیه گزارشات به صورت نامحدود بدون نیاز به ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات.
معرفی نحوه محاسبه اضافات و کسورات بصورت خاص جهت انطباق با رویه های جاری هر سازمان.
معرفی کاربران ، گروه کاربران و محدوده عملیاتی آنها جهت تامین امنیت اطلاعات.
تعریف نحوه دسترسی و جستجوی فرد یا گروهی از افراد در تمامی بخش های اطلاعاتی سیستم مانند:
معرفی مشخصات کارکنان.
اسناد جاری حقوق و دستمزد .
اسناد معوقه حقوق و دستمزد.
تعذیه کارکرد.
سیستم حقوق و دستمزد
امکان تعریف انواع حقوق به تفکیک نوع استخدام.
تعیین مراکز هزینه ، واحدهای سازمانی ، پست های سازمانی و محل های پرداخت حقوق.
ثبت مشخصات شناسنامه ای پرسنل و مواردی نظیر شماره بیمه ، وضعیت تاهل ، تعداد فرزندان ، مدارک تحصیلی.
معرفی عوامل حقوق مستمر هر نوع استخدام نظیر مزایا ، کسور ، کارکرد ، اضافه کاری.
تعیین انواع روش های محاسباتی عوامل حقوق مستمر و غیر مستمر بصورت (ثابت ، ماهانه و یا به نسبت کارکرد در هر ماه).
امکان ایجاد انواع جداول مالیاتی و معافیت های قانونی و انتخاب انواع روش های محاسبه مالیات بصورت سالانه یا ماهانه با امکان اعمال تعدیلات مالیاتی در پایان سال.
تعیین ضرائب جداول بیمه تامین اجتماعی ، خدمات درمانی ، صندوق بازنشستگی و بیمه های خصوصی نظیر بیمه دانا و آسیا.
تعیین ضرائب انواع اضافه کاری.
تعیین صندوق های مختلف اعطای وام و تخصیص وام های متعدد به پرسنل ، تعیین نحوه بازپرداخت و کسر اتوماتیک اقساط وام ها و تقسیط وام ها بصورت مجزا.
امکان ایجاد ارتباط موارد و پارامترهای فوق برای تک تک کارکنان و یا به صورت گروهی تعریف شده در سیستم.
ثبت احکام متعدد استخدامی و حقوق برای هر یک از پرسنل در مقاطع مختلف زمانی و انجام محاسبات و تهیه گزارش ها با حفظ سوابق.
معرفی نحوه محاسبه عوامل مختلف حقوق به صورت کاملاً پویا با استفاده از کلیه پارامترهای سیستمی و قابل تعریف توسط کاربر.
ذخیره و نگهداری سوابق کارکردی کارکنان نظیر سنوات ، عیدی ، بن ، مرخصی و تعریف ضرائب به تفکیک هر نوع استخدام
محاسبه سوابق کارکرد نظیر بازخرید مرخصی ، بازخرید سنوات ، بازخرید بن ، عیدی کارکنان طبق ضرائب تعریف شده توسط کاربر.
تعیین میزان مرخصی هر نوع استخدام در سازمان و محاسبه مانده مرخصی کارکنان بعد از انجام محاسبات.
ورود اطلاعات حضور و غیاب پرسنل از طریق فایل یا به صورت دستی (با امکان تعریف صفحه گسترده پویا برای ورود اطلاعات).
ورود اطلاعات حضور و غیاب و حقوق ماه های تکمیل نشده بابت تکمیل اطلاعات سالانه و با تعدیل مالیات سالانه.
ارسال الکترونیکی اطلاعات بیمه کارکنان سازمان تامین اجتماعی طبق فرمت این سازمان از طریق دیسکت و یا اینترنت.
تهیه لیست حقوق کارکنان جهت ارائه به شعب مختلف بانک به شکل چاپ روی کاغذ و یا ارسال فایل برای بانک مربوطه.
انجام کلیه عملیات محاسباتی و پردازش های لازم به صورت انفرادی و گروهی.
تعریف کاربران سیستم و تعیین سطوح دسترسی برای رده های عملیاتی هر یک از کاربران توسط کاربر ارشد یا مدیر سیستم.
در این سیستم گزارش های متنوع کلی و تفضیلی به تفکیک گروه یا کارکنانی که دارای یک یا چند ویژگی مشترک باشند ، فراهم شده است ، که از جمله به موارد اصلی زیر اشاره می گردد:
فهرست کارکرد ماهانه پرسنل به تفکیک مواردی نظیر نوع استخدام ، مراکز هزینه ، واحدهای سازمانی و محل پرداخت حقوق ، شغل و ...
گزارش های بیمه و مالیات ماهانه پرسنل و لیست بانک به تفکیک مواردی نظیر نوع استخدام ، مراکز هزینه ، واحدهای سازمانی و ...
فهرست حقوق و مزایای ماهانه پرسنل به تفکیک مواردی نظیر نوع استخدام ، مراکز هزینه ، واحدهای سازمانی و ...
تهیه گزارش احکام استخدامی.
تهیه انواع فیش حقوق بصورت عوامل ثابت حقوق و یا متناسب با کارکرد کارکنان.
تهیه گزارش کاردکس وام های پرداختی و اقساط هر یک به تفکیک محل پرداخت.
تهیه گزارش تعدیل مالیات سالانه.
تهیه گزارش لیست بیمه با فرمت مورد تایید سازمان تامین اجتماعی و تهیه دیسگت جهت سازمان مذکور.
تعریف گزارش بصورت پارامتریک و طبق درخواست کاربر.
سایر گزارش های مدیریتی به صورت ماهانه یا سالانه مانند: مزایا و کسور ، اضافه کاری و ...
تکمیل بیمه های خدمات درمانی و بیمه بازنشستگی.
امکانات افزایش حکم حقوق بصورت گروهی.
فراهم آوردن امکان ذخیره و بازیابی اطلاعات.
پویا سازی سیستم از لحاظ معرفی عوامل حقوق.
تکمیل تاریخ اثر در سیستم.
امکان ایجاد کارگاه های مختلف در سیستم حقوق و دستمزد.
ارسال و دریافت اطلاعات از کارگاه های مختلف.
امکان صدور اسناد حسابداری حقوق و دستمزد.
تهیه و ارسال دیسکت لیست حقوق و دستمزد به بانک های مختلف.
تکمیل صندوق پس انداز کارکنان.
تهیه گزارش درصدی مراکز هزینه.
تهیه گزارش های نموداری.
گزارش ورود کاربران و تهیه LOG.
نحوه جمع آوری اطلاعات
تعیین میزان پرداخت به مدیران و کارکنان حرفه ای مانند مهندسان ، پزشکان و یا دانشمندانی که در استخدام سازمان هستند ، از جهت بسیاری شبیه تعیین حقوق و مزایا در سطحی است که باعث جذب و استخدام نخبگان و ماندن آنها در سازمان گردد. روشهای اصلی ارزشیابی مشاغل (امتیازی ، مقایسه عوامل ، طبقه بندی ، درجه بندی) که برای قیمت گذاری مشاغل مدیریتی و حرفه ای نیز مناسب هستند ، ولی از آنجا که مشاغل مدیریتی و حرفه ای تفاوت اصولی با مشاغل کارگری و کارمندی دارند ، ارزشیابی آنها تنها می تواند بخشی از مشکلات قیمت گذاری این قبیل مشاغل را رفع کند. برای مثال در مشاغل مدیریتی و حرفه ای تفاوت اصولی با مشاغل کارگری و کارمندی دارند. ارزشیابی آنها تنها می تواند بخشی از مشکلات قیمت گذاری این قبیل مشاغل را رفع کند. برای مثال در مشاغل مدیریتی و حرفه ای عواملی چون قدرت تشخیص مسائل ، قضاوت و تصمیم گیری (که به آسانی نمی توان کمیت آنها را اندازه گیری کرد) نقش مهمی دارند. همچنین در این مشاغل عوامل پویا مانند شایستگی و قابلیتهای واقعی یا بالقوه اهمیت زیادی دارد و ملاک پرداخت است. در حالی که در مشاغل کارگری و کارمندی ، به عوامل ایستا ، مانند شرایط کار توجه بیشتری می شود. بنابراین ، تعیین میزان پرداخت به مشاغل مدیریتی و حرفه ای از پیچیدگی نسبی بیشتری برخوردار است و اگر چه از روشهای معمول ارزشیابی در قیمت گذاری این مشاغل استفاده می شود ، پاداش ، مزایا و امتیازات فوق العاده ای که برای متصدیان مشاغل مدیریتی و حرفه ای در نظر گرفته می شود ، نقش مهمتری در این زمینه دارد.
محاسبه حقوق ماهیانه
گزارشات کنترلی:
جهت کنترل اطلاعات تعذیه شده به سیستم.
گزارشات دوره ای:
گزارش پرداخت حقوق و متمم آن به تفکیک مراکز هزینه (ستونهای این گزارش توسط کاربر قابل تغییر و تعریف است.
فیش حقوقی.
گزارش بیمه (استاندارد بیمه).
گزارش مالیات.
گزارش خالص پرداختی به تفکیک بانک.
گزارش پرداخت عوامل حقوقی (اضافه کار ، خالص حقوق و ...).
گزارش ساعات کارکرد و عوامل هزینه برای هر مرکز هزینه.
گزارشات موردی:
گزارش مانده و کارت مرخصی.
گزارش کارت سالانه پرداخت حقوق کارکنان.
گزارش عیدی و پاداش آخر سال با تعدیل مالیات حقوق.
گزارش علی الحساب پرداخت عیدی پاداش.
گزارش وامها ، اقساط ، مانده و کارت وام.
گزارش مانده مرخصی.
پارامترهای حقوقی
جداول مالیاتی: قابل تنظیم با مصوبه های هر سال دولت (بر اساس سال یا ماه).
عوامل حقوقی: با تعیین وضعیت بیمه ، مالیات ، نحوه محاسبه بر اساس کارکرد و ... این عوامل قابل تغییر ، ایجاد و حذف توسط کاربر می باشد.
ثبت اطلاعات براساس رسیدهای دریافت و پرداخت وجه.
با توجه به کثرت و تنوع اطلاعات سیستم ، مشاهده آنها ، بصورت پارامتریک و تعیین شرایط توسط کاربر امکان پذیر گردیده است.